Trong thực tế thanh toán tín dụng chứng từ, rất nhiều sai biệt không thực sự bắt đầu từ thời điểm người xuất khẩu lập bộ chứng từ. Chúng xuất hiện sớm hơn rất nhiều, ngay từ lúc người mua điền đơn yêu cầu phát hành thư tín dụng – Application for Issuance of Documentary Credit, khi ngân hàng phát hành chuyển các chỉ dẫn thương mại thành điều khoản L/C, hoặc khi người thụ hưởng tiếp nhận thư tín dụng nhưng không kiểm tra kỹ trước khi giao hàng.
Đến khi hàng đã được giao, vận đơn đã phát hành, chứng thư kiểm định đã hoàn tất và bộ chứng từ chuẩn bị xuất trình, doanh nghiệp mới phát hiện rằng một số yêu cầu của L/C không thể thực hiện đúng. Lúc này, dù nhân viên chứng từ có nhiều kinh nghiệm đến đâu, khả năng “sửa” bộ chứng từ cũng rất hạn chế. Một số dữ liệu có thể điều chỉnh trên hóa đơn hoặc phiếu đóng gói, nhưng ngày giao hàng không thể quay ngược lại; chủ thể phát hành chứng thư không thể tùy ý thay đổi; vận đơn đã phát hành không phải lúc nào cũng có thể sửa theo yêu cầu; và một giấy chứng nhận đáng lẽ phải được lập trước hoặc tại thời điểm giao hàng cũng không thể đơn giản được tạo ra sau đó mà không phát sinh rủi ro.
Đó là lý do phần Preliminary Considerations – Những lưu ý sơ bộ của ISBP có ý nghĩa đặc biệt. ISBP 821 không bắt đầu bằng việc hướng dẫn ngân hàng kiểm tra hóa đơn hay vận đơn. Trước khi đi vào từng loại chứng từ, ICC đặt ra một thông điệp rất rõ: nhiều vấn đề xuất hiện ở giai đoạn kiểm tra chứng từ hoàn toàn có thể được ngăn ngừa từ giai đoạn soạn thảo, phát hành và sửa đổi L/C. ICC khuyến nghị người yêu cầu mở L/C và người thụ hưởng phải cân nhắc kỹ loại chứng từ cần xuất trình, người phát hành, nội dung dữ liệu và thời hạn có thể hoàn thành chứng từ; đồng thời ngân hàng phát hành cần tránh tạo ra những điều khoản mơ hồ hoặc mâu thuẫn.
1. Phạm vi của ISBP 821 không chỉ bắt đầu khi ngân hàng nhận bộ chứng từ
Tên đầy đủ của ISBP là International Standard Banking Practice for the Examination of Documents under UCP 600. Nếu chỉ nhìn vào tên gọi, người đọc có thể cho rằng ISBP đơn thuần là một cẩm nang dành cho nhân viên ngân hàng ngồi kiểm tra bộ chứng từ sau khi người xuất khẩu đã xuất trình.
Cách hiểu này quá hẹp.
ICC xác định ISBP vừa hỗ trợ việc examination of documents – kiểm tra chứng từ, vừa hỗ trợ người thụ hưởng trong quá trình creation and presentation of documents – lập và xuất trình chứng từ. Phần mục lục của ISBP 821 còn dành riêng một phần trước “General Principles” cho The credit and amendment application, the issuance of the credit and any amendment thereto – tức đơn đề nghị phát hành/sửa đổi L/C, việc phát hành L/C và các sửa đổi sau đó. Điều này cho thấy phạm vi thực hành của ISBP bắt đầu từ trước khi chứng từ thương mại được hình thành.
Đây cũng là cách tiếp cận phù hợp với bản chất của tín dụng chứng từ. Một bộ chứng từ chỉ có thể được lập tốt nếu yêu cầu chứng từ trong L/C được thiết kế tốt. Khi một L/C chứa những yêu cầu thiếu rõ ràng, mâu thuẫn hoặc bất khả thi, việc xử lý vấn đề sau khi giao hàng luôn khó khăn hơn nhiều so với việc sửa đổi L/C trước khi giao hàng.
Vì vậy, đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, ISBP không nên được mở ra lần đầu vào ngày chuẩn bị xuất trình bộ chứng từ. Nó nên được sử dụng ngay từ khi doanh nghiệp nhận bản dự thảo – Draft L/C hoặc nhận điện phát hành L/C chính thức.
2. Ba thời điểm phải kiểm soát rủi ro chứng từ
Trong một giao dịch L/C, có thể hình dung quá trình kiểm soát rủi ro chứng từ theo ba thời điểm.
Thời điểm thứ nhất là khi người mua và người bán đang đàm phán hợp đồng và xác định phương thức thanh toán. Ở giai đoạn này, hai bên cần thống nhất những gì thật sự cần được chứng minh bằng chứng từ.
Thời điểm thứ hai là khi người nhập khẩu lập đơn yêu cầu phát hành L/C và ngân hàng phát hành chuyển các chỉ dẫn đó thành nội dung thư tín dụng.
Thời điểm thứ ba là khi người thụ hưởng nhận được L/C, kiểm tra khả năng thực hiện, yêu cầu sửa đổi nếu cần và sau đó mới tổ chức giao hàng, lập chứng từ và xuất trình.
Nếu cả ba thời điểm đều được kiểm soát tốt, phần lớn sai biệt có thể được ngăn ngừa từ trước. Nếu bỏ qua hai thời điểm đầu và chỉ tập trung vào thời điểm thứ ba, nhân viên chứng từ thường phải giải quyết hậu quả của những điều kiện đã được thiết kế không phù hợp.
3. Không nên yêu cầu nhiều chứng từ hơn mức thực sự cần thiết
Một trong những khuyến nghị đáng chú ý nhất trong phần Preliminary Considerations của ISBP 821 là người yêu cầu mở L/C và người thụ hưởng phải cân nhắc kỹ các chứng từ cần xuất trình. ICC cho rằng chỉ nên yêu cầu những chứng từ thực sự cần thiết, chẳng hạn cho mục đích nhận hàng, thông quan hoặc đáp ứng yêu cầu quản lý; nếu khả thi, yêu cầu chứng từ nên được giới hạn ở hóa đơn và chứng từ vận tải.
Điểm này rất đáng lưu ý trong thực tế doanh nghiệp Việt Nam, bởi khi soạn L/C, một số người nhập khẩu có xu hướng nghĩ rằng càng yêu cầu nhiều chứng từ thì quyền lợi của mình càng được bảo vệ.
Ví dụ, một L/C có thể yêu cầu:
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Weight List.
- Certificate of Quality.
- Certificate of Quantity.
- Certificate of Analysis.
- Certificate of Origin.
- Beneficiary’s Certificate.
- Inspection Certificate.
- Certificate confirming shipment advice.
- Certificate confirming documents sent to applicant.
- Manufacturer’s Certificate.
Có thể tất cả các chứng từ trên đều có lý do thương mại nhất định. Tuy nhiên, mỗi chứng từ bổ sung đồng nghĩa với thêm một chủ thể phát hành, thêm dữ liệu phải đồng bộ, thêm chữ ký, thêm ngày tháng và thêm một khả năng phát sinh sai biệt.
Nếu người nhập khẩu không thực sự cần một Manufacturer’s Certificate, việc đưa chứng từ đó vào L/C không làm giao dịch an toàn hơn một cách đáng kể, nhưng lại tạo thêm một điều kiện mà người thụ hưởng phải đáp ứng chính xác.
Trong thanh toán L/C, “nhiều chứng từ” không đồng nghĩa với “an toàn hơn”. Một L/C được thiết kế tốt là L/C yêu cầu đúng những chứng từ cần thiết, chứ không phải L/C yêu cầu nhiều chứng từ nhất.
4. Mỗi yêu cầu thương mại phải được chuyển thành một yêu cầu chứng từ có thể kiểm tra
Ngân hàng không kiểm tra hàng hóa. Ngân hàng kiểm tra chứng từ. Vì vậy, nếu người nhập khẩu muốn kiểm soát một yếu tố của hàng hóa thông qua L/C, yếu tố đó phải được chuyển thành một yêu cầu chứng từ có thể kiểm tra được.
Giả sử người nhập khẩu muốn hàng hóa có độ ẩm không vượt quá 12%.
Nếu L/C chỉ quy định:
“Moisture content must not exceed 12%.”
nhưng không yêu cầu chứng từ nào thể hiện kết quả đo độ ẩm, điều kiện này có nguy cơ rơi vào nhóm non-documentary condition – điều kiện phi chứng từ theo UCP 600.
Cách thiết kế tốt hơn là:
“Certificate of Analysis issued by SGS indicating moisture content not exceeding 12%.”
Lúc này, ngân hàng có thể kiểm tra được ba nội dung rõ ràng: có chứng thư hay không, chứng thư có do SGS phát hành hay không và kết quả thể hiện có vượt 12% hay không.
Ngân hàng không cần biết SGS đã lấy mẫu như thế nào hoặc phép đo có hoàn toàn phản ánh chất lượng lô hàng hay không. Đó là vấn đề của hoạt động kiểm định và hợp đồng thương mại. Đối với ngân hàng, yêu cầu đã được chuyển thành một tiêu chuẩn chứng từ khách quan có thể kiểm tra.
Đây là nguyên tắc rất quan trọng khi thiết kế L/C: một yêu cầu thương mại muốn được kiểm soát qua L/C phải được “chứng từ hóa” một cách rõ ràng.
5. Phải xác định đúng người phát hành chứng từ
Một vấn đề khác cần được xem xét trước khi phát hành L/C là issuer of document – người phát hành chứng từ.
Nếu L/C yêu cầu:
“Certificate of Quality issued by beneficiary.”
người thụ hưởng có thể tự lập chứng từ phù hợp với yêu cầu đó.
Nếu L/C yêu cầu:
“Certificate of Quality issued by manufacturer.”
người thụ hưởng phải bảo đảm nhà sản xuất có khả năng phát hành tài liệu đúng thời điểm và với nội dung cần thiết.
Nếu L/C yêu cầu:
“Certificate of Quality issued by an independent inspection company.”
thì chứng từ do chính người bán hoặc nhà sản xuất phát hành về nguyên tắc không đáp ứng yêu cầu về tính độc lập của chủ thể.
Nếu L/C yêu cầu:
“Certificate of Quality issued by SGS.”
thì phạm vi lại hẹp hơn: việc sử dụng Bureau Veritas, Intertek hay một công ty giám định khác, dù có uy tín tương đương, vẫn không tự động đáp ứng điều kiện vì L/C đã chỉ định đích danh SGS.
Do đó, trước khi chấp nhận L/C, người xuất khẩu phải đặt câu hỏi rất thực tế: Tôi có thể lấy được chứng từ này từ đúng chủ thể mà L/C yêu cầu không?
Đây là câu hỏi phải được trả lời trước khi giao hàng, không phải sau khi bộ chứng từ đã hoàn tất.
6. Nội dung dữ liệu phải được thiết kế vừa đủ
ISBP 821 cũng yêu cầu các bên cân nhắc data content – nội dung dữ liệu của các chứng từ. ICC đã tiếp tục nhấn mạnh điểm này trong các ý kiến nghiệp vụ sau khi ISBP 821 được ban hành.
Đây là một nguyên tắc tưởng đơn giản nhưng có ý nghĩa rất lớn.
Giả sử người nhập khẩu chỉ cần một giấy chứng nhận xuất xứ xác nhận hàng hóa có xuất xứ Việt Nam. Một yêu cầu tương đối gọn có thể là:
“Certificate of Origin indicating Vietnamese origin.”
Nếu L/C lại yêu cầu chứng từ phải thể hiện đồng thời tên hàng, HS Code, số hợp đồng, số hóa đơn, ngày hóa đơn, số container, số seal, tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, người lập chứng từ phải đồng bộ hàng loạt dữ liệu trên một chứng từ vốn có chức năng chính là xác nhận xuất xứ.
Càng nhiều dữ liệu bắt buộc, khả năng sai khác càng cao.
Điều này không có nghĩa người nhập khẩu không được yêu cầu các dữ liệu cần thiết. Nhưng mỗi dữ liệu nên trả lời được câu hỏi: Thông tin này có thực sự cần có trên chính chứng từ này hay không?
Một L/C tốt không phải là L/C sao chép toàn bộ dữ liệu của giao dịch vào mọi chứng từ. Mỗi chứng từ nên thực hiện đúng chức năng của nó.
Hóa đơn thể hiện giao dịch thương mại và trị giá.
Packing List thể hiện cách đóng gói.
Weight List thể hiện trọng lượng.
Bill of Lading thể hiện việc vận chuyển.
Certificate of Origin xác nhận xuất xứ.
Inspection Certificate xác nhận nội dung kiểm định.
Việc bắt mọi chứng từ lặp lại toàn bộ dữ liệu của nhau không những không cần thiết mà còn tạo ra nhiều điểm có thể phát sinh mâu thuẫn.
7. Phải tính đến thời gian thực tế để có được chứng từ
Một yêu cầu chứng từ có thể hoàn toàn hợp lý về mặt nội dung nhưng vẫn trở thành bất khả thi nếu L/C quy định một thời hạn không phù hợp.
Ví dụ, L/C yêu cầu:
“Certificate of Origin legalized by the embassy of the importing country.”
Nếu thủ tục chứng nhận và hợp pháp hóa thực tế cần nhiều ngày nhưng L/C lại yêu cầu bộ chứng từ được xuất trình trong vòng 5 ngày sau ngày giao hàng, người thụ hưởng có thể rất khó hoàn thành đúng hạn.
Tương tự, nếu L/C yêu cầu một chứng thư phân tích phải được phát hành bởi phòng thí nghiệm ở nước ngoài, doanh nghiệp phải tính cả thời gian lấy mẫu, gửi mẫu, kiểm nghiệm, phát hành chứng thư và chuyển chứng từ.
Do đó, khi kiểm tra một yêu cầu L/C, không nên chỉ hỏi:
“Chứng từ này có làm được không?”
Mà phải hỏi đầy đủ hơn:
“Chứng từ này có thể được phát hành bởi đúng chủ thể, với đúng nội dung và đúng thời hạn mà L/C yêu cầu hay không?”
ISBP 821 đặt cả time frame in which documents are to be presented – khoảng thời gian để xuất trình chứng từ vào nhóm các vấn đề mà applicant và beneficiary phải cân nhắc từ trước.
8. Người yêu cầu mở L/C phải chịu trách nhiệm với sự rõ ràng của chỉ dẫn
Trong quan hệ giữa người nhập khẩu và ngân hàng phát hành, đơn yêu cầu mở L/C đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Người nhập khẩu chuyển yêu cầu thương mại của mình cho ngân hàng, và ngân hàng dựa trên các chỉ dẫn đó để phát hành L/C.
Theo hướng dẫn thực hành được ICC Academy tóm lược từ Preliminary Considerations, người yêu cầu mở L/C chịu rủi ro đối với sự mơ hồ trong chỉ dẫn của mình. Trừ khi người yêu cầu có chỉ thị khác rõ ràng, ngân hàng phát hành có thể bổ sung hoặc phát triển các chỉ dẫn ở mức cần thiết để việc phát hành L/C có thể được thực hiện; đồng thời ngân hàng phát hành cần bảo đảm L/C hoặc sửa đổi do mình phát hành không mơ hồ hoặc mâu thuẫn.
Điều này có ý nghĩa rất thực tế.
Applicant không nên đưa cho ngân hàng những chỉ dẫn kiểu:
“Usual shipping documents required.”
“Certificate from competent authority.”
“All documents must be acceptable to applicant.”
“Quality certificate as per contract.”
Rồi kỳ vọng ngân hàng tự diễn giải chính xác ý định thương mại.
Một đơn yêu cầu mở L/C chuyên nghiệp phải đủ cụ thể để ngân hàng có thể chuyển nó thành các tiêu chuẩn chứng từ khách quan.
9. Ngân hàng phát hành không chỉ là người sao chép đơn mở L/C
Trong thực tế, đôi khi người ta hình dung ngân hàng phát hành chỉ đơn thuần sao chép yêu cầu của applicant vào điện SWIFT MT700. Cách nhìn này chưa đầy đủ.
Ngân hàng phát hành là bên phát hành một cam kết thanh toán độc lập. Vì vậy, chất lượng của nội dung L/C có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng ngân hàng kiểm tra và xác định một xuất trình phù hợp.
Nếu applicant viết một điều kiện mâu thuẫn, không rõ người phát hành, không xác định chứng từ hoặc sử dụng một thuật ngữ không có tiêu chuẩn kiểm tra khách quan, ngân hàng phát hành nên nhận diện và làm rõ trước khi đưa điều kiện đó vào L/C.
Ví dụ:
“Inspection certificate acceptable to applicant.”
Câu này đặt việc thanh toán phụ thuộc vào đánh giá chủ quan của người mua và có thể làm suy giảm tính độc lập của cam kết tín dụng chứng từ.
Một yêu cầu tốt hơn sẽ xác định:
“Inspection Certificate issued by SGS confirming quantity and quality as stated in the credit.”
Lúc này ngân hàng có thể kiểm tra dựa trên chứng từ thay vì chờ một sự chấp thuận chủ quan từ applicant.
Vai trò chuyên môn của ngân hàng phát hành vì vậy không chỉ nằm ở việc phát hành điện L/C mà còn ở khả năng chuyển yêu cầu của khách hàng thành những điều kiện chứng từ rõ ràng, có thể thực hiện và có thể kiểm tra.
10. Người thụ hưởng phải kiểm tra L/C trước khi giao hàng
Một trong những sai lầm phổ biến nhất của doanh nghiệp xuất khẩu là xem việc nhận được L/C đồng nghĩa với việc thanh toán đã được bảo đảm.
Thực tế, người thụ hưởng chỉ có thể hưởng lợi từ cam kết của ngân hàng nếu xuất trình được một bộ chứng từ phù hợp.
Vì vậy, ngay sau khi nhận L/C, beneficiary cần tiến hành L/C Review – rà soát thư tín dụng trước khi thực hiện những hành động khó đảo ngược như sản xuất theo yêu cầu riêng, thuê tàu, đóng container hoặc giao hàng.
Việc rà soát nên tập trung vào một số nhóm vấn đề chính: tên và địa chỉ các bên; số tiền và dung sai; ngày hết hiệu lực; nơi xuất trình; thời hạn giao hàng; thời hạn xuất trình; cảng hoặc địa điểm đi và đến; điều kiện chuyển tải; giao hàng từng phần; loại chứng từ; số lượng bản gốc và bản sao; người phát hành; người ký; dữ liệu bắt buộc; chứng từ bảo hiểm; điều kiện cước phí; và bất kỳ điều khoản bổ sung nào có khả năng tạo ra sai biệt.
Nếu phát hiện vấn đề, beneficiary nên yêu cầu Amendment – sửa đổi L/C trước khi giao hàng.
Không nên suy nghĩ rằng:
“Cứ giao hàng trước, sau đó ngân hàng sẽ linh động.”
Trong tín dụng chứng từ, sự “linh động” không phải là cơ sở an toàn để quản trị rủi ro thanh toán.
11. Một L/C có thể đúng về thương mại nhưng vẫn khó thực hiện về chứng từ
Giả sử hợp đồng quy định người mua muốn kiểm tra chất lượng trước khi giao hàng. Đây là một yêu cầu thương mại hoàn toàn hợp lý.
Applicant đưa vào L/C:
“Inspection Certificate issued by SGS at loading port after completion of loading, confirming quality and quantity, dated not later than shipment date.”
Thoạt nhìn, điều kiện có vẻ chặt chẽ. Nhưng khi phân tích trình tự thực hiện, vấn đề xuất hiện.
Chứng thư phải được SGS phát hành sau khi hoàn thành việc xếp hàng, nhưng lại phải có ngày không muộn hơn ngày giao hàng. Nếu ngày giao hàng được xác định chính là ngày hàng được xếp hoàn tất lên tàu, khoảng thời gian để SGS hoàn tất kiểm định và phát hành chứng thư có thể gần như không tồn tại.
Nếu đây là một quy trình giám định thực tế không thể hoàn tất ngay trong ngày, người thụ hưởng sẽ rơi vào tình thế khó khăn.
Điều kiện này có thể phản ánh đúng ý định thương mại của người mua nhưng được thiết kế chưa phù hợp về mặt chứng từ.
Đây chính là loại vấn đề mà ISBP muốn các bên xử lý trước khi bộ chứng từ tồn tại.
12. Cần thận trọng với việc đưa hợp đồng mua bán vào L/C
Tín dụng chứng từ độc lập với hợp đồng mua bán cơ sở. Vì vậy, việc đưa những câu như:
“All documents must comply with Sales Contract No. 2026-01.”
hoặc:
“Goods must comply with all specifications stated in Sales Contract No. 2026-01.”
có thể tạo ra nhiều vấn đề.
Ngân hàng không có chức năng đọc toàn bộ hợp đồng rồi xác định hàng hóa hoặc chứng từ có đáp ứng tất cả điều khoản thương mại hay không.
Nếu một thông số của hợp đồng thực sự cần được ngân hàng kiểm tra, thông số đó nên được chuyển thành một yêu cầu cụ thể trong L/C hoặc trong nội dung của một chứng từ được yêu cầu.
Ví dụ, thay vì:
“Quality as per sales contract.”
nên xác định rõ hơn:
“Certificate of Quality issued by Intertek confirming protein content minimum 12% and moisture maximum 13%.”
Khi đó, ngân hàng có một tiêu chuẩn kiểm tra cụ thể.
Điều này không có nghĩa L/C không bao giờ được đề cập số hợp đồng. Số hợp đồng có thể được sử dụng như một dữ liệu nhận diện giao dịch. Vấn đề nằm ở việc biến toàn bộ hợp đồng thành một tiêu chuẩn kiểm tra gián tiếp mà ngân hàng không được thiết kế để thực hiện.
13. Sửa đổi L/C cũng phải được kiểm tra cẩn thận như L/C ban đầu
Một sai lầm khác là doanh nghiệp kiểm tra rất kỹ L/C ban đầu nhưng xem amendment như một thay đổi nhỏ.
Thực tế, một sửa đổi có thể làm thay đổi hoàn toàn khả năng lập chứng từ.
Ví dụ, amendment kéo dài latest shipment date nhưng không kéo dài expiry date hoặc presentation period. Người thụ hưởng có thêm thời gian để giao hàng nhưng lại không có đủ thời gian để hoàn thiện bộ chứng từ.
Hoặc amendment thay đổi cảng đến nhưng không thay đổi yêu cầu trên giấy chứng nhận bảo hiểm hoặc chứng thư kiểm định.
Hoặc amendment tăng số lượng hàng nhưng không tăng số tiền L/C tương ứng.
Do đó, mỗi amendment phải được đọc cùng toàn bộ L/C đã sửa đổi. Không nên chỉ nhìn vào dòng thay đổi riêng lẻ.
Câu hỏi quan trọng không phải chỉ là:
“Amendment đã sửa điều gì?”
Mà là:
“Sau amendment này, toàn bộ L/C có còn nhất quán và có thể thực hiện được hay không?”
ISBP xem việc phát hành và sửa đổi L/C là cùng một phần của quá trình kiểm soát chứng từ, chứ không phải hai hoạt động tách biệt.
14. Không nên dùng L/C để yêu cầu ngân hàng kiểm soát những việc ngân hàng không thể kiểm tra
Trong một số giao dịch, applicant muốn sử dụng L/C như một công cụ quản trị gần như toàn bộ hợp đồng.
Ví dụ:
“Goods must arrive at buyer’s warehouse not later than 30 September.”
“Supplier must provide technical support for 12 months.”
“Goods must operate without defects.”
“Beneficiary must comply with all environmental regulations.”
Những yêu cầu này có thể rất quan trọng trong hợp đồng thương mại, nhưng chúng không tự động trở thành điều kiện phù hợp để ngân hàng kiểm tra.
Nếu applicant muốn một nội dung nào đó được phản ánh trong L/C, phải xác định chứng từ thích hợp.
Ví dụ:
“Certificate issued by applicant confirming successful installation.”
Tuy nhiên, ngay cả cấu trúc này cũng cần được cân nhắc rất kỹ vì nó làm cho việc xuất trình phù hợp phụ thuộc vào một chứng từ do applicant kiểm soát. Người bán phải đánh giá nguy cơ người mua chậm phát hành hoặc từ chối phát hành chứng từ.
Do đó, không phải mọi quyền lợi thương mại đều nên được chuyển vào L/C. Một số nội dung nên tiếp tục được điều chỉnh bằng hợp đồng, bảo hành, bảo lãnh hoặc các cơ chế pháp lý khác.
15. Một điều kiện quá chặt có thể gây rủi ro cho cả người mua
Người nhập khẩu đôi khi cho rằng L/C càng chặt thì càng có lợi cho mình.
Nhưng một L/C quá khó thực hiện có thể gây bất lợi cho chính applicant.
Nếu chứng từ luôn có sai biệt, issuing bank sẽ phải xin ý kiến applicant về việc chấp nhận hoặc từ chối. Quá trình này làm chậm thanh toán, phát sinh phí discrepancy, tăng trao đổi giữa các bên và có thể làm chậm việc nhận chứng từ gốc.
Trong một số trường hợp, hàng đã đến cảng nhưng vận đơn gốc vẫn đang nằm trong hệ thống ngân hàng do bộ chứng từ có sai biệt. Người nhập khẩu phải xử lý bảo lãnh nhận hàng hoặc chịu thêm phí lưu container, lưu bãi.
Như vậy, việc thiết kế một L/C hợp lý không phải là “nhượng bộ” người xuất khẩu. Đó là cách bảo vệ hiệu quả của chính phương thức thanh toán.
Một L/C tốt phải vừa bảo vệ người mua, vừa đủ rõ ràng để người bán có khả năng lập chứng từ phù hợp.
16. Ví dụ thực hành: một L/C có quá nhiều điểm rủi ro
Giả sử doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu cà phê sang châu Âu và nhận được L/C với các yêu cầu sau:
“Certificate of Quality issued by competent authority.”
“Certificate confirming goods are of best export quality.”
“Full set shipping documents acceptable to applicant.”
“Beneficiary shall send one set documents to applicant immediately after shipment.”
“Documents must be presented within 5 days after shipment.”
Ngay từ giai đoạn review L/C, doanh nghiệp nên nhận diện ít nhất bốn vấn đề.
Thứ nhất, “competent authority” không xác định rõ ai là người có thẩm quyền phát hành Certificate of Quality. Đó có thể là cơ quan nhà nước, tổ chức kiểm định hay một phòng thí nghiệm.
Thứ hai, “best export quality” là một tiêu chuẩn mang tính chủ quan nếu không có thông số cụ thể.
Thứ ba, “acceptable to applicant” tạo ra một tiêu chuẩn khó xác định khách quan.
Thứ tư, thời hạn 5 ngày có thể quá ngắn nếu doanh nghiệp phải xin Certificate of Origin, chứng thư kiểm định và hoàn thiện vận đơn gốc.
Thứ năm, yêu cầu gửi chứng từ cho applicant “immediately” không xác định rõ khoảng thời gian và cũng chưa quy định chứng từ nào phải chứng minh việc gửi.
Cách xử lý tốt nhất không phải là chờ đến ngày giao hàng rồi cố lập chứng từ theo các câu chữ trên. Người thụ hưởng nên đề nghị amendment để chuyển chúng thành những yêu cầu khách quan hơn, chẳng hạn:
“Certificate of Quality issued by SGS confirming Grade 2.”
“Beneficiary’s Certificate confirming that one set of non-negotiable documents was sent to applicant by email or courier within 3 banking days after shipment.”
“Documents to be presented within 15 calendar days after shipment but within the validity of the credit.”
Khi yêu cầu được thiết kế rõ, người xuất khẩu dễ thực hiện hơn và ngân hàng cũng dễ kiểm tra hơn.
17. Vai trò của nhân viên chứng từ không bắt đầu từ việc lập Invoice
Trong nhiều doanh nghiệp, nhân viên chứng từ chỉ được chuyển L/C sau khi bộ phận kinh doanh đã chốt giao dịch. Khi đó, họ được giao nhiệm vụ “làm bộ chứng từ cho đúng L/C”.
Đây là một mô hình quản trị chưa tối ưu.
Người có chuyên môn về chứng từ nên tham gia từ giai đoạn kiểm tra Draft L/C. Họ là người có khả năng nhìn thấy những vấn đề mà bộ phận sales hoặc purchasing có thể không nhận ra: yêu cầu vận đơn không phù hợp với phương thức vận chuyển, chứng thư không thể xin đúng hạn, yêu cầu người ký không thực tế, thời hạn xuất trình quá ngắn hoặc dữ liệu giữa các điều khoản L/C có khả năng mâu thuẫn.
Một bộ phận chứng từ chuyên nghiệp vì vậy không chỉ có chức năng document preparation – lập chứng từ, mà còn phải tham gia documentary risk prevention – phòng ngừa rủi ro chứng từ.
Đây là một thay đổi rất quan trọng về tư duy quản trị.
18. Một quy trình kiểm tra Draft L/C nên được thực hiện như thế nào?
Khi nhận Draft L/C, doanh nghiệp xuất khẩu nên đọc theo một trình tự có hệ thống.
Trước hết, kiểm tra các điều kiện tài chính: số tiền, loại tiền, dung sai, phương thức trả tiền và ngân hàng liên quan.
Tiếp theo, kiểm tra các mốc thời gian: issue date dự kiến, expiry date, latest shipment date và presentation period.
Sau đó, kiểm tra điều kiện giao hàng và vận tải: Incoterms, place/port of loading, place/port of discharge, partial shipment, transshipment và các yêu cầu đặc biệt trên vận đơn.
Tiếp theo là kiểm tra từng chứng từ: tên chứng từ, số bản, original/copy, issuer, signer, nội dung dữ liệu và khả năng xin chứng từ.
Cuối cùng, đọc toàn bộ các additional conditions để tìm những yêu cầu có tính mơ hồ, mâu thuẫn, phi chứng từ hoặc bất khả thi.
Quan trọng nhất, sau khi kiểm tra từng điều khoản riêng lẻ, phải đọc lại toàn bộ L/C như một hệ thống.
Một điều khoản có thể hoàn toàn hợp lý khi đứng một mình nhưng lại mâu thuẫn với điều khoản khác.
Ví dụ:
Latest shipment date: 30 September.
Expiry date: 5 October.
Presentation period: 21 days after shipment.
Nếu giao hàng ngày 30 September, người thụ hưởng về lý thuyết có 21 ngày để xuất trình nhưng trên thực tế L/C hết hiệu lực ngày 5 October. Vì vậy, thời gian sử dụng thực tế chỉ còn khoảng 5 ngày.
Người lập chứng từ phải nhìn ra mối quan hệ này trước khi giao hàng.
19. Những sai lầm thường gặp ở giai đoạn trước khi lập chứng từ
Sai lầm thứ nhất là applicant đưa toàn bộ yêu cầu của hợp đồng vào L/C mà không phân biệt yêu cầu thương mại và yêu cầu chứng từ.
Sai lầm thứ hai là yêu cầu quá nhiều chứng từ chỉ nhằm tạo cảm giác an toàn.
Sai lầm thứ ba là không xác định chính xác người phát hành chứng từ.
Sai lầm thứ tư là yêu cầu một lượng dữ liệu quá lớn trên những chứng từ vốn không cần chứa các dữ liệu đó.
Sai lầm thứ năm là đặt thời hạn xuất trình quá ngắn so với thời gian thực tế để lấy chứng từ.
Sai lầm thứ sáu là beneficiary nhận L/C nhưng không kiểm tra ngay, chỉ đến khi chuẩn bị giao hàng mới phát hiện điều kiện khó thực hiện.
Sai lầm thứ bảy là cho rằng amendment chỉ thay đổi đúng một nội dung và không cần đánh giá lại toàn bộ L/C.
Sai lầm thứ tám là cho rằng ngân hàng có thể “linh động” nếu chứng từ không hoàn toàn đáp ứng điều kiện.
Những sai lầm này đều có một điểm chung: rủi ro chứng từ được phát hiện quá muộn.
20. Lưu ý dành cho doanh nghiệp nhập khẩu
Applicant nên bắt đầu từ câu hỏi: mình thực sự cần những chứng từ nào để kiểm soát giao dịch, nhận hàng, thông quan và đáp ứng quy định pháp luật?
Không nên bắt đầu bằng việc lấy một mẫu L/C cũ rồi thêm càng nhiều yêu cầu càng tốt.
Đối với mỗi chứng từ, cần xác định rõ chức năng của nó. Nếu không biết chứng từ đó sẽ được sử dụng vào việc gì, cần cân nhắc có nên yêu cầu hay không.
Nếu yêu cầu một chứng nhận, phải xác định hợp lý người phát hành và nội dung cần xác nhận.
Nếu yêu cầu một dữ liệu, phải xác định dữ liệu đó có thực sự cần xuất hiện trên chứng từ đó hay không.
Và quan trọng nhất, applicant nên tham khảo ngân hàng phát hành trước khi đưa vào L/C những cấu trúc điều kiện đặc biệt.
21. Lưu ý dành cho doanh nghiệp xuất khẩu
Beneficiary không nên xem L/C là tài liệu do người mua và ngân hàng quyết định mà mình chỉ có nghĩa vụ chấp nhận.
Nếu một điều kiện không thể thực hiện, doanh nghiệp phải yêu cầu amendment.
Nếu một điều kiện mơ hồ, phải yêu cầu làm rõ.
Nếu thời hạn không khả thi, phải đề nghị kéo dài.
Nếu người phát hành chứng từ không phù hợp, phải đề nghị thay đổi trước khi giao hàng.
Điều quan trọng là phải phân biệt giữa commercial pressure – áp lực thương mại và documentary risk – rủi ro chứng từ. Bộ phận sales có thể muốn giao hàng thật nhanh để giữ khách, nhưng nếu L/C chưa phù hợp, việc giao hàng có thể chuyển rủi ro thanh toán hoàn toàn sang người xuất khẩu.
22. Lưu ý dành cho ngân hàng phát hành
Issuing Bank cần nhận diện rằng chất lượng của L/C quyết định trực tiếp chất lượng của quá trình kiểm tra chứng từ sau này.
Một L/C rõ ràng giúp giảm sai biệt, giảm tranh chấp, giảm số lần xin waiver và giảm thời gian xử lý.
Ngược lại, một L/C chứa nhiều thuật ngữ mơ hồ, điều kiện chủ quan hoặc yêu cầu không thể kiểm tra sẽ làm phát sinh tranh luận ở giai đoạn xuất trình.
ISBP vì vậy không chỉ là tài liệu dành cho document examiner. Nó còn là một chuẩn tham khảo quan trọng ngay tại bàn làm việc của người soạn L/C.
23. Bản chất sâu hơn của Preliminary Considerations
Nếu nhìn rộng hơn, phần Preliminary Considerations truyền tải một tư duy rất quan trọng: chất lượng của một bộ chứng từ bắt đầu từ chất lượng của chính thư tín dụng.
Người thụ hưởng không thể tạo ra một bộ chứng từ “đẹp” từ một L/C được thiết kế kém mà không chịu thêm rủi ro.
Ngân hàng cũng khó có thể kiểm tra nhất quán nếu tiêu chuẩn mà L/C đặt ra vốn đã không rõ.
Applicant cũng không thực sự được bảo vệ nếu những yêu cầu của mình quá mơ hồ đến mức không thể xác định khách quan việc tuân thủ.
Do đó, phòng ngừa sai biệt hiệu quả nhất không phải là tìm lỗi thật kỹ sau khi bộ chứng từ đã lập xong. Cách hiệu quả nhất là loại bỏ những nguồn tạo ra sai biệt ngay từ khi L/C còn ở dạng dự thảo.
Đó chính là lý do ICC đặt Preliminary Considerations trước toàn bộ phần General Principles và trước tất cả các phần hướng dẫn kiểm tra từng loại chứng từ trong ISBP 821.
24. Kết luận
ISBP 821 không chỉ hướng dẫn ngân hàng cách xử lý một bộ chứng từ đã được xuất trình. Phạm vi thực hành của ISBP bắt đầu sớm hơn, từ việc thiết kế yêu cầu chứng từ trong đơn mở L/C, phát hành thư tín dụng, tiếp nhận và rà soát L/C, cho đến việc phát hành các amendment cần thiết.
Những lưu ý sơ bộ của ISBP nhấn mạnh một nguyên tắc tưởng đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng: người mua, người bán và ngân hàng phải suy nghĩ về chứng từ trước khi giao dịch bước vào giai đoạn không thể đảo ngược.
Applicant cần yêu cầu đúng những chứng từ thật sự cần thiết. Issuing Bank cần phát hành một L/C rõ ràng, không mơ hồ hoặc mâu thuẫn. Beneficiary cần kiểm tra khả năng thực hiện từng yêu cầu trước khi giao hàng. Các bên phải cân nhắc đồng thời người phát hành, nội dung dữ liệu và thời gian cần thiết để hoàn thành chứng từ.
Một L/C được thiết kế tốt không bảo đảm rằng bộ chứng từ chắc chắn không có sai biệt. Nhưng nó loại bỏ một phần rất lớn những sai biệt có thể dự đoán và phòng ngừa được.
Và đây cũng là bước chuyển quan trọng trong tư duy của người làm thanh toán quốc tế: đừng chỉ học cách sửa sai biệt; hãy học cách thiết kế giao dịch để sai biệt khó có cơ hội xuất hiện ngay từ đầu.
Chuỗi ISBP sẽ bước sang nhóm nội dung General Principles – Các nguyên tắc chung trong kiểm tra chứng từ. Chúng ta sẽ bắt đầu bằng cách xây dựng một phương pháp đọc và kiểm tra toàn bộ bộ chứng từ theo ISBP, trước khi lần lượt đi sâu vào tên chứng từ, chức năng chứng từ, người phát hành, ngày tháng, bản gốc – bản sao, chữ ký, sửa chữa và các vấn đề dữ liệu khác.
