Bước 2: Hoàn Thiện Hồ Sơ Pháp Lý Và Giấy Phép Kinh Doanh – Điều Kiện Tiên Quyết Để Doanh Nghiệp Xuất Khẩu

MỤC LỤC

Trong chuỗi 6 bước chuẩn bị tiềm lực cho doanh nghiệp trước khi tham gia thị trường quốc tế, hoàn thiện hồ sơ pháp lý và giấy phép kinh doanh là bước có tính quyết định, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng triển khai và duy trì hoạt động xuất khẩu.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp Việt Nam sở hữu sản phẩm chất lượng, có khách hàng tiềm năng, thậm chí đã tiến rất gần đến giai đoạn ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, chỉ vì thiếu hoặc chưa hoàn thiện hồ sơ pháp lý, các doanh nghiệp này buộc phải dừng lại, không thể đưa hàng hóa ra thị trường quốc tế. Điều này cho thấy, khi bước ra sân chơi toàn cầu, pháp lý không còn là thủ tục hành chính đơn thuần, mà trở thành nền tảng để khách hàng quốc tế tin tưởng, ngân hàng chấp nhận giao dịch và cơ quan hải quan cho phép hàng hóa được thông quan.

Nói cách khác, hồ sơ pháp lý chính là “giấy thông hành” để doanh nghiệp tham gia thương mại quốc tế một cách chính danh.

Những hạng mục pháp lý doanh nghiệp cần chuẩn bị

Để đảm bảo đủ điều kiện xuất khẩu, doanh nghiệp cần rà soát và hoàn thiện các hạng mục pháp lý cốt lõi. Trước hết, giấy phép đăng ký kinh doanh phải có ngành nghề phù hợp với hoạt động xuất khẩu, chẳng hạn như thương mại quốc tế, sản xuất hoặc phân phối. Đây là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục liên quan đến hải quan và ngoại thương.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần có mã số thuế và mã số hải quan nhằm phục vụ khai báo hải quan điện tử. Việc mở tài khoản ngân hàng ngoại tệ cũng là yêu cầu không thể thiếu, giúp doanh nghiệp nhận thanh toán bằng USD, EUR hoặc các đồng tiền quốc tế khác từ đối tác nước ngoài.

Song song với các yếu tố trên, doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số và hệ thống khai báo VNACCS/VCIS để thực hiện thủ tục hải quan điện tử một cách hợp lệ. Ngoài ra, tùy theo thị trường và ngành hàng, doanh nghiệp còn phải hoàn thiện các đăng ký đặc thù, chẳng hạn như mã số EORI khi xuất khẩu sang châu Âu, FDA number khi xuất khẩu thực phẩm hoặc mỹ phẩm sang Hoa Kỳ, hay giấy phép và quota đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt như gạo, khoáng sản hoặc gỗ.

Việc chuẩn bị đầy đủ và đúng các yêu cầu pháp lý ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh ách tắc trong quá trình làm thủ tục xuất khẩu và hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình giao dịch quốc tế.

Quy trình rà soát và hoàn thiện hồ sơ pháp lý

Để quá trình chuẩn bị pháp lý diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng một quy trình rà soát gồm ba bước. Bước thứ nhất là kiểm tra toàn bộ hồ sơ hiện có, bao gồm ngành nghề đăng ký, giấy phép kinh doanh và tình trạng tuân thủ thuế. Bước thứ hai là so sánh các hồ sơ này với yêu cầu của thị trường mục tiêu, chẳng hạn như Mỹ, Liên minh châu Âu, Nhật Bản hay khu vực Trung Đông. Bước cuối cùng là chủ động hoàn thiện và bổ sung các hạng mục còn thiếu, thông qua việc xin thêm giấy phép, đăng ký mã số cần thiết hoặc làm việc với ngân hàng để mở và hoàn thiện các tài khoản phù hợp.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Trong thực tế triển khai, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai lầm phổ biến khi chuẩn bị hồ sơ pháp lý. Sai lầm thường gặp nhất là không đăng ký ngành nghề xuất khẩu trong giấy phép kinh doanh, dẫn đến việc không thể khai báo hải quan. Một sai lầm khác là chưa có tài khoản ngoại tệ, khiến đối tác quốc tế không thể chuyển tiền trực tiếp. Ngoài ra, việc thiếu các đăng ký đặc thù như FDA, EORI hay Halal cũng có thể khiến hàng hóa bị giữ lại, bị trả về hoặc thậm chí làm mất cơ hội hợp tác lâu dài.

Chuẩn bị hồ sơ pháp lý không chỉ nhằm hợp thức hóa giấy tờ, mà là điều kiện tiên quyết để sản phẩm của doanh nghiệp có thể vượt qua biên giới một cách an toàn và suôn sẻ. Một nền tảng pháp lý vững chắc sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi làm việc với đối tác quốc tế, ngân hàng và cơ quan quản lý.

Trong nội dung tiếp theo, SIMEX sẽ tiếp tục phân tích Bước 3 – Chuẩn bị mẫu sản phẩm và bộ hồ sơ sản phẩm, một bước đóng vai trò then chốt trong việc tạo ấn tượng ban đầu và xây dựng niềm tin với khách hàng quốc tế.