Bước 4: Chuẩn bị chứng nhận chất lượng và chứng nhận sản xuất – “tấm hộ chiếu” để hàng hóa Việt Nam ra thị trường quốc tế

MỤC LỤC

Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị mẫu sản phẩm và bộ hồ sơ sản phẩm, doanh nghiệp tiếp tục bước sang Bước 4 – chuẩn bị chứng nhận chất lượng và chứng nhận sản xuất. Đây được xem là một trong những bước mang tính quyết định, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng hàng hóa được chấp nhận tại thị trường quốc tế.

Trong thị trường nội địa, quyết định mua hàng đôi khi còn dựa vào uy tín cá nhân hoặc thương hiệu. Tuy nhiên, khi tham gia thương mại quốc tế, phần lớn đối tác không có sẵn thông tin hay sự hiểu biết về doanh nghiệp Việt Nam. Yếu tố tạo dựng niềm tin lúc này không nằm ở lời giới thiệu, mà đến từ các chứng nhận chất lượng và chứng nhận sản xuất. Việc thiếu hoặc không đáp ứng đúng chứng nhận yêu cầu có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro, từ bị từ chối hợp tác, bị trả hàng tại cảng, cho đến nguy cơ bị cấm nhập khẩu. Những rủi ro này không chỉ gây thiệt hại cho từng doanh nghiệp, mà còn ảnh hưởng đến uy tín chung của ngành hàng Việt Nam tại thị trường xuất khẩu. Vì vậy, chứng nhận chất lượng được xem như “tấm hộ chiếu” bắt buộc để hàng hóa có thể đi ra thế giới một cách hợp pháp và bền vững.

Trên thực tế, hệ thống chứng nhận liên quan đến chất lượng và sản xuất rất đa dạng. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể phân loại thành hai nhóm chính. Nhóm thứ nhất là các chứng nhận về hệ thống quản lý, nhằm chứng minh doanh nghiệp có quy trình sản xuất và quản lý đạt chuẩn quốc tế. Tiêu biểu trong nhóm này có ISO 9001 về quản lý chất lượng, ISO 22000 hoặc HACCP về an toàn thực phẩm, cùng các chứng nhận liên quan đến trách nhiệm xã hội trong sản xuất như BSCI và SEDEX. Nhóm thứ hai là các chứng nhận sản phẩm, vốn phụ thuộc nhiều vào thị trường và ngành hàng xuất khẩu. Có thể kể đến chứng nhận CE cho thị trường châu Âu, FDA cho thị trường Mỹ, JAS cho Nhật Bản, Halal cho thị trường Trung Đông và các quốc gia Hồi giáo, hay các chứng nhận Organic như USDA Organic và EU Organic dành cho nông sản sạch. Việc xác định rõ sản phẩm xuất khẩu và thị trường mục tiêu là cơ sở để doanh nghiệp lựa chọn đúng loại chứng nhận cần thiết.

Quy trình chuẩn bị chứng nhận thường được triển khai theo bốn bước. Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ yêu cầu và tiêu chuẩn của thị trường mục tiêu, có thể là EU, Mỹ, Nhật Bản hoặc Trung Đông. Tiếp theo là rà soát lại sản phẩm và toàn bộ quy trình sản xuất nhằm đánh giá mức độ đáp ứng. Sau đó, doanh nghiệp liên hệ với các tổ chức chứng nhận uy tín để tiến hành đánh giá và audit. Cuối cùng là hoàn tất quá trình audit, nhận chứng nhận và cập nhật đầy đủ các thông tin này vào hồ sơ sản phẩm. Một điểm quan trọng cần lưu ý là hầu hết các chứng nhận đều có thời hạn, do đó doanh nghiệp phải duy trì hệ thống quản lý và thực hiện tái chứng nhận định kỳ.

Trong quá trình triển khai, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai lầm phổ biến. Một số doanh nghiệp chỉ làm chứng nhận mang tính đối phó, không duy trì hệ thống quản lý, dẫn đến rủi ro khi tái kiểm. Một số khác lựa chọn chứng nhận không phù hợp với thị trường mục tiêu, khiến chi phí đầu tư không mang lại hiệu quả thực tế. Ngoài ra, việc chuẩn bị chứng nhận quá muộn, chỉ khi khách hàng yêu cầu mới bắt đầu thực hiện, cũng khiến không ít doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội ký kết hợp đồng xuất khẩu.

Từ thực tiễn đó có thể rút ra một bài học quan trọng: chứng nhận cần được chuẩn bị trước khi chào hàng quốc tế, thay vì đợi đến khi khách hàng yêu cầu. Sự chủ động trong công tác chứng nhận giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, nâng cao tính chuyên nghiệp và gia tăng mức độ tin cậy trong mắt đối tác quốc tế.

Trong nội dung tiếp theo, SIMEX sẽ tiếp tục phân tích Bước 5 – xây dựng đội ngũ xuất khẩu có năng lực, nhằm làm rõ vai trò của nguồn nhân lực trong việc vận hành và phát triển hoạt động xuất khẩu một cách bền vững.