Đàm phán Đơn hàng và Ký kết Hợp đồng Xuất khẩu: Bước Quyết Định Trong Giao Dịch Quốc Tế

MỤC LỤC

Sau khi doanh nghiệp đã xác định được khách hàng tiềm năng và thiết lập những liên hệ ban đầu, bước tiếp theo – và cũng là bước mang tính quyết định nhất trong toàn bộ hành trình xuất khẩu – chính là đàm phán đơn hàng và ký kết hợp đồng quốc tế.

Đây là giai đoạn chuyển hóa thông tin thị trường thành cơ hội kinh doanh thực sự, và biến cơ hội đó thành doanh thu cụ thể cho doanh nghiệp. Việc đàm phán hiệu quả không chỉ giúp chốt được đơn hàng, mà còn đặt nền móng cho một mối quan hệ hợp tác quốc tế lâu dài và bền vững.

Trong nội dung này, SIMEX sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ các vấn đề cốt lõi khi đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu, bao gồm: đàm phán giá, điều kiện giao hàng, điều khoản thanh toán và những rủi ro pháp lý cần tránh trong hợp đồng ngoại thương.

1. Am hiểu các kiểu đàm phán giá trong hợp đồng xuất khẩu

1.1. Giá cố định (Fixed Price)

Giá cố định là mức giá được xác định ngay tại thời điểm ký hợp đồng và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng.

Ví dụ: 500 USD/MT – FOB cảng Sài Gòn, Incoterms 2020.

Hình thức này thường phù hợp với các hợp đồng ngắn hạn, giao dịch theo từng lô hàng riêng lẻ. Tuy nhiên, đối với các hợp đồng nguyên tắc hoặc hợp đồng dài hạn, giá cố định tiềm ẩn nhiều rủi ro do doanh nghiệp phải tự gánh chịu toàn bộ biến động của thị trường, từ giá hàng hóa, lãi suất vay vốn cho đến chi phí lưu kho.

1.2. Giá quy định sau (Deferred Fixing Price)

Với hình thức này, tại thời điểm ký hợp đồng, hai bên chưa xác định giá cụ thể, mà chỉ thống nhất nguyên tắc xác định giá tại một thời điểm trong tương lai. Giá thường được chốt dựa trên giá niêm yết của các sàn giao dịch quốc tế.

Giá quy định sau thường được áp dụng cho hợp đồng nguyên tắc, đặc biệt phổ biến trong lĩnh vực hàng nông sản. Cách làm này giúp cả người mua và người bán giảm thiểu rủi ro biến động giá. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý thống nhất rõ cơ sở xác định giá và thời điểm chốt giá, nhằm tránh phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.

1.3. Giá linh hoạt (Flexible Price)

Giá linh hoạt là mức giá được xác định ngay khi ký hợp đồng, nhưng sẽ được điều chỉnh nếu giá thị trường biến động vượt quá một biên độ đã được hai bên thỏa thuận trước, chẳng hạn ±10%.

Đây được xem là giải pháp dung hòa giữa giá cố định và giá quy định sau. Hình thức này giúp các bên yên tâm triển khai hợp đồng, đồng thời vẫn có cơ chế điều chỉnh hợp lý khi thị trường biến động mạnh, hạn chế mâu thuẫn và bất đồng.

1.4. Giá di động (Sliding Scale Price)

Với giá di động, hai bên chỉ cố định một phần trong cơ cấu giá, phần còn lại sẽ thay đổi theo tình hình thị trường.

Một ví dụ điển hình là trường hợp người mua yêu cầu báo giá CFR trong khi thời điểm giao hàng còn khá xa. Do giá cước vận tải biến động khó lường, người bán thường cố định giá FOB, còn phần cước tàu sẽ được tính theo mức cước thực tế tại thời điểm giao hàng. Cách làm này giúp phân bổ rủi ro hợp lý giữa hai bên.

2. Tính giá và xử lý yêu cầu giảm giá từ khách hàng

Tính giá xuất khẩu và đàm phán giảm giá là nội dung mang tính thực hành rất cao, đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ cấu trúc giá, chi phí và biên độ đàm phán cho phép.

SIMEX sẽ triển khai video chuyên đề riêng để hướng dẫn chi tiết cách bóc tách cấu trúc giá, xây dựng phương án đàm phán và xử lý yêu cầu giảm giá một cách hiệu quả, đảm bảo lợi nhuận và an toàn cho doanh nghiệp.

3. Am hiểu và thương thảo điều khoản thanh toán quốc tế

Điều khoản thanh toán không chỉ ảnh hưởng đến dòng tiền mà còn quyết định mức độ rủi ro của giao dịch xuất khẩu. Nội dung này sẽ được SIMEX phân tích chuyên sâu trong các video tiếp theo, thuộc nhóm kiến thức về thanh toán quốc tế và quản trị công nợ, giúp doanh nghiệp lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với từng thị trường và đối tác.

4. Soạn thảo và ký kết hợp đồng ngoại thương

Trong thực tế, hợp đồng ngoại thương có thể đơn giản hoặc phức tạp, tùy thuộc vào nhiều yếu tố như tính chất sản phẩm, trị giá đơn hàng, uy tín và mức độ tin tưởng giữa các bên, cũng như quy định pháp luật của từng quốc gia.

Tuy nhiên, dù hợp đồng được xây dựng theo hình thức nào, một hợp đồng ngoại thương tối giản nhưng hiệu quả vẫn bắt buộc phải có đầy đủ 08 điều khoản cốt lõi, bao gồm:

Tên hàng hóa/sản phẩm
Chất lượng và quy cách hàng hóa
Số lượng
Đơn giá và tổng trị giá
Bao bì và nhãn hiệu bao bì
Điều khoản giao hàng
Điều khoản thanh toán
Quy định về bộ chứng từ

Ngoài ra, hợp đồng có thể bổ sung các điều khoản khác như bảo hiểm, bảo hành, khiếu nại, bất khả kháng, trọng tài hoặc hiệu lực hợp đồng. Tuy nhiên, 08 điều khoản cốt lõi trên là bắt buộc, không thể thiếu trong bất kỳ hợp đồng ngoại thương nào.

Đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu không chỉ là bước chốt đơn hàng, mà còn là điểm khởi đầu cho một mối quan hệ hợp tác quốc tế lâu dài. Đàm phán trong xuất khẩu không phải là câu chuyện thắng – thua, mà là nghệ thuật cân bằng lợi ích để hai bên cùng phát triển.

Một hợp đồng tốt không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được doanh thu, mà còn mở ra cơ hội tiếp cận thị trường mới, khẳng định năng lực và uy tín của doanh nghiệp Việt Nam trên thương trường quốc tế.