Trong thanh toán tín dụng chứng từ, một bộ chứng từ không được xem là phù hợp chỉ vì đáp ứng các yêu cầu được ghi trực tiếp trong thư tín dụng. Ngược lại, ngân hàng cũng không thể chỉ căn cứ vào UCP 600 hoặc ISBP 821 mà bỏ qua những điều kiện riêng của từng L/C.
Việc xác định một xuất trình phù hợp – Complying Presentation – đòi hỏi người kiểm tra phải đặt bộ chứng từ đồng thời trong ba lớp tiêu chuẩn: các điều khoản và điều kiện của thư tín dụng, những quy định áp dụng của UCP 600 và tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế được phản ánh trong ISBP 821.
Đây là mối quan hệ có tính nền tảng trong toàn bộ hoạt động kiểm tra chứng từ. Nếu không phân biệt đúng chức năng của từng lớp tiêu chuẩn, doanh nghiệp rất dễ rơi vào hai thái cực: hoặc kiểm tra chứng từ quá máy móc, yêu cầu mọi nội dung phải giống hệt L/C; hoặc vận dụng ISBP quá rộng, cho rằng mọi khác biệt đều có thể được chấp nhận miễn là “hợp lý” về mặt thương mại.
Cả hai cách hiểu này đều có thể dẫn đến sai sót nghiêm trọng.
1. Ba lớp tiêu chuẩn tạo nên một xuất trình phù hợp
UCP 600 định nghĩa một xuất trình phù hợp là việc xuất trình đáp ứng ba nhóm yêu cầu: điều khoản và điều kiện của thư tín dụng, những quy định áp dụng của UCP 600 và tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế. Như vậy, sự phù hợp của bộ chứng từ không được xác định trên cơ sở một nguồn duy nhất mà là kết quả của việc áp dụng đồng thời cả ba lớp tiêu chuẩn.
Lớp thứ nhất là thư tín dụng – Documentary Credit hoặc Letter of Credit. Đây là văn bản xác lập những yêu cầu cụ thể của giao dịch, chẳng hạn số tiền, loại tiền, ngày hết hiệu lực, ngày giao hàng muộn nhất, nơi xuất trình, phương thức thanh toán, các loại chứng từ phải xuất trình, số lượng bản gốc, người phát hành và những dữ liệu phải được thể hiện.
Lớp thứ hai là UCP 600 – Uniform Customs and Practice for Documentary Credits. UCP 600 quy định khung nguyên tắc chung cho giao dịch tín dụng chứng từ, bao gồm trách nhiệm của ngân hàng phát hành, ngân hàng xác nhận, ngân hàng được chỉ định, tiêu chuẩn kiểm tra chứng từ, thời hạn xuất trình, thông báo từ chối, hóa đơn, chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm và nhiều nội dung khác.
Lớp thứ ba là ISBP 821 – International Standard Banking Practice for the Examination of Documents under UCP 600. ISBP giải thích cách những nguyên tắc của UCP 600 được vận dụng trong quá trình lập và kiểm tra từng loại chứng từ cụ thể.
Ba lớp tiêu chuẩn này không tồn tại tách biệt. Chúng phải được đọc cùng nhau trong toàn bộ quá trình từ soạn L/C, kiểm tra dự thảo L/C, lập chứng từ, xuất trình chứng từ đến quyết định chấp nhận hoặc từ chối thanh toán.
2. Vai trò của thư tín dụng trong hệ thống kiểm tra chứng từ
Thư tín dụng là điểm xuất phát của quá trình kiểm tra. Ngân hàng phải xác định L/C yêu cầu những chứng từ nào, do ai phát hành, cần bao nhiêu bản, phải thể hiện nội dung gì và phải được xuất trình trong thời hạn nào.
Mỗi L/C được thiết kế cho một giao dịch cụ thể. Vì vậy, L/C có thể đưa ra những yêu cầu không xuất hiện trong UCP 600, chẳng hạn:
“Signed commercial invoice in three originals.”
“Certificate of Quality issued and signed by SGS.”
“Packing list showing net weight and gross weight of each package.”
“Beneficiary’s certificate confirming that one set of non-negotiable documents has been sent directly to the applicant within three days after shipment.”
Nếu các yêu cầu này được quy định rõ ràng, người thụ hưởng phải thực hiện đúng. UCP 600 hoặc ISBP không thể được sử dụng để loại bỏ một điều kiện chứng từ rõ ràng chỉ vì điều kiện đó không phải yêu cầu mặc định của UCP.
Ví dụ, UCP 600 không đặt ra một yêu cầu chung rằng mọi hóa đơn thương mại phải được ký. Tuy nhiên, nếu L/C yêu cầu rõ signed commercial invoice, hóa đơn được xuất trình phải có dấu hiệu của chữ ký phù hợp. Người thụ hưởng không thể lập luận rằng UCP không yêu cầu hóa đơn phải ký để biện minh cho việc xuất trình hóa đơn không ký.
Tương tự, nếu L/C yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ phải do một phòng thương mại cụ thể phát hành, chứng từ do chính người thụ hưởng lập sẽ không đáp ứng yêu cầu, cho dù nội dung xuất xứ hàng hóa được trình bày chính xác.
Thư tín dụng vì vậy tạo ra những tiêu chuẩn riêng của giao dịch. Tuy nhiên, những tiêu chuẩn đó vẫn phải được đọc trong bối cảnh của UCP 600 và ISBP 821. Một câu chữ trong L/C không nên được tách ra khỏi hệ thống quy tắc áp dụng rồi diễn giải một cách tuyệt đối hoặc máy móc.
3. Vai trò của UCP 600
UCP 600 áp dụng khi nội dung của thư tín dụng thể hiện rõ rằng L/C chịu sự điều chỉnh của bộ quy tắc này. Khi được dẫn chiếu, UCP 600 có tính ràng buộc đối với các bên tham gia, trừ khi một quy định cụ thể được thư tín dụng sửa đổi hoặc loại trừ một cách rõ ràng.
UCP 600 xác lập cấu trúc pháp lý và nghiệp vụ của giao dịch tín dụng chứng từ. Bộ quy tắc trả lời những câu hỏi nền tảng như:
- Ngân hàng phát hành bắt đầu chịu cam kết thanh toán từ thời điểm nào?
- Ngân hàng xác nhận có nghĩa vụ gì khi nhận được một xuất trình phù hợp?
- Ngân hàng có bao nhiêu ngày làm việc để kiểm tra chứng từ?
- Khi từ chối chứng từ, ngân hàng phải thông báo như thế nào?
- Một vận đơn phải thể hiện tư cách người chuyên chở và chữ ký ra sao?
- Ngày giao hàng được xác định trên chứng từ vận tải như thế nào?
- Chứng từ bảo hiểm phải được phát hành và ký bởi chủ thể nào?
- Ngân hàng xử lý ra sao đối với chứng từ không được L/C yêu cầu?
- Nếu L/C chứa điều kiện nhưng không yêu cầu chứng từ chứng minh việc tuân thủ, ngân hàng có kiểm tra điều kiện đó hay không?
Theo Điều 14 UCP 600, ngân hàng được chỉ định khi hành động theo sự chỉ định, ngân hàng xác nhận và ngân hàng phát hành phải kiểm tra việc xuất trình trên cơ sở các chứng từ để xác định liệu chúng có thể hiện trên bề mặt là một xuất trình phù hợp hay không. Mỗi ngân hàng có tối đa năm ngày làm việc ngân hàng, tính từ ngày tiếp theo ngày xuất trình, để đưa ra quyết định.
UCP 600 do đó không chỉ là tài liệu giải thích thuật ngữ. Đây là bộ quy tắc xác định quyền, nghĩa vụ, thời hạn và tiêu chuẩn hành động của các ngân hàng trong giao dịch tín dụng chứng từ.
4. Vai trò của ISBP 821
ISBP 821 không thay thế UCP 600, không sửa đổi UCP 600 và cũng không tạo ra một bộ quy tắc tín dụng chứng từ độc lập. ICC xác định ISBP là tập hợp những thực hành ngân hàng được áp dụng đối với các L/C chịu sự điều chỉnh của UCP 600, nhằm giải thích cách các nguyên tắc của UCP được tích hợp vào hoạt động lập và kiểm tra chứng từ hằng ngày.
Nếu UCP 600 quy định một nguyên tắc chung, ISBP thường đi sâu vào cách nhận diện và xử lý các chi tiết phát sinh từ nguyên tắc đó.
Chẳng hạn, UCP 600 quy định dữ liệu trên các chứng từ không cần giống hệt nhau nhưng không được mâu thuẫn. ISBP giúp người kiểm tra đánh giá sự khác nhau nào chỉ là khác biệt về cách diễn đạt và sự khác nhau nào tạo thành mâu thuẫn thực sự.
UCP 600 đề cập đến bản gốc và bản sao. ISBP hướng dẫn chi tiết hơn về việc nhận diện chứng từ gốc, số lượng bản gốc cần xuất trình, trường hợp bản sao có cần ký hay không và cách hiểu những cụm từ như “in duplicate”, “two copies” hoặc “two originals”.
UCP 600 quy định cách kiểm tra hóa đơn, vận đơn, chứng từ bảo hiểm và một số chứng từ vận tải. ISBP không chỉ làm rõ những chứng từ này mà còn cung cấp thực hành đối với nhiều tài liệu khác như giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, phiếu trọng lượng, giấy chứng nhận của người thụ hưởng, chứng thư phân tích, chứng thư kiểm định, giấy chứng nhận sức khỏe và kiểm dịch thực vật.
Có thể nói, UCP 600 cung cấp nguyên tắc, còn ISBP 821 cung cấp phương pháp vận dụng nguyên tắc đó vào từng chi tiết chứng từ.
5. UCP 600 và ISBP 821 phải được đọc cùng nhau
ICC nhấn mạnh rằng UCP 600 và ISBP phải được đọc toàn bộ và không nên được sử dụng một cách tách rời. ISBP không sửa đổi UCP mà giải thích cách các thực hành được nêu trong UCP được áp dụng bởi những người làm tín dụng chứng từ.
Nếu chỉ đọc UCP 600, người làm nghiệp vụ có thể nắm được các quy định lớn nhưng vẫn gặp khó khăn khi xử lý những chi tiết thực tế.
Nếu chỉ đọc ISBP 821 mà không hiểu UCP 600, người đọc có thể biết một số cách xử lý chứng từ nhưng không hiểu cơ sở của những thực hành đó, không xác định được quyền và nghĩa vụ của ngân hàng và dễ áp dụng một đoạn hướng dẫn ngoài bối cảnh.
Ví dụ, khi kiểm tra vận đơn đường biển, người kiểm tra không thể chỉ mở phần vận đơn trong ISBP rồi đối chiếu từng dòng. Trước hết phải xác định chứng từ được yêu cầu có thực sự thuộc phạm vi Điều 20 UCP 600 hay không. Sau đó mới áp dụng các quy định của Điều 20 về người chuyên chở, người ký, ngày giao hàng, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, số bản gốc và chuyển tải. ISBP được sử dụng tiếp theo để làm rõ cách những nội dung đó có thể được thể hiện trên vận đơn.
Tương tự, khi kiểm tra hóa đơn thương mại, người kiểm tra cần áp dụng Điều 18 UCP 600 để xác định người phát hành, người đứng tên hóa đơn, loại tiền và mô tả hàng hóa. Sau đó, ISBP được sử dụng để xử lý các vấn đề chi tiết như địa chỉ, mã số thuế, chữ ký, cách trình bày số tiền, chiết khấu, chi phí bổ sung và các dữ liệu không bắt buộc phải xuất hiện trong một ô cụ thể.
ISBP không đứng bên ngoài UCP. ISBP vận hành bên trong hệ thống của UCP 600.
6. Có tồn tại thứ bậc giữa L/C, UCP 600 và ISBP 821 không?
Trong thực tế đào tạo, người học thường đặt câu hỏi: Khi L/C, UCP và ISBP có nội dung khác nhau thì tài liệu nào được ưu tiên?
Không nên trả lời vấn đề này bằng một công thức quá đơn giản như “L/C luôn đứng trên UCP và ISBP”. Cách nói đó có thể hữu ích để ghi nhớ ban đầu nhưng chưa phản ánh đầy đủ cách các tiêu chuẩn được áp dụng.
Cách hiểu chính xác hơn là phải xác định bản chất của từng nội dung.
Thư tín dụng quy định các điều kiện riêng của giao dịch. UCP 600 là bộ quy tắc được L/C dẫn chiếu và có tính ràng buộc, trừ khi L/C sửa đổi hoặc loại trừ rõ một quy định. ISBP giải thích cách áp dụng UCP trong phạm vi mà điều khoản của L/C không sửa đổi hoặc loại trừ quy định liên quan.
Vì ISBP không sửa đổi UCP 600, một hướng dẫn trong ISBP không thể được sử dụng để vô hiệu hóa một điều khoản rõ ràng của UCP.
Đồng thời, một điều kiện trong L/C chỉ có thể được xem là sửa đổi hoặc loại trừ UCP khi ý định đó được thể hiện đủ rõ. Những câu chữ mơ hồ, không xác định được nội dung phải tuân thủ hoặc không thể liên kết với một chứng từ cụ thể không nhất thiết tạo thành một sửa đổi hợp lệ.
Trong một ý kiến chính thức liên quan đến điều kiện “third party documents not acceptable”, ICC xác định rằng ISBP không sửa đổi UCP 600. Đồng thời, cụm từ này không thể tự động được xem là một sửa đổi rõ ràng của UCP vì nó không xác định chính xác loại chứng từ hoặc chủ thể phát hành nào bị hạn chế.
Do đó, người kiểm tra phải phân biệt giữa một điều kiện rõ ràng có khả năng thực hiện và một cụm từ chung chung không tạo ra tiêu chuẩn kiểm tra xác định.
7. Trường hợp L/C sửa đổi hoặc bổ sung yêu cầu của UCP 600
Điều 1 UCP 600 cho phép thư tín dụng sửa đổi hoặc loại trừ một quy định của UCP nếu việc sửa đổi hoặc loại trừ được thể hiện rõ.
Ví dụ, UCP 600 quy định rằng bộ chứng từ có một hoặc nhiều chứng từ vận tải gốc thuộc các Điều 19–25 phải được xuất trình không muộn hơn 21 ngày dương lịch sau ngày giao hàng, nhưng trong mọi trường hợp không được muộn hơn ngày hết hiệu lực của L/C.
Tuy nhiên, một L/C có thể quy định:
“Documents must be presented within 10 days after the date of shipment but within the validity of the credit.”
Trong trường hợp này, thời hạn xuất trình được rút xuống còn 10 ngày. Người thụ hưởng phải tuân thủ thời hạn cụ thể của L/C, không thể viện dẫn thời hạn tối đa 21 ngày của UCP để xuất trình vào ngày thứ 15.
Một ví dụ khác, UCP 600 không yêu cầu hóa đơn thương mại phải được ký trong mọi trường hợp. Nhưng nếu L/C quy định:
“Signed commercial invoice in three originals.”
Ngân hàng phải kiểm tra chữ ký và số lượng ba bản gốc theo yêu cầu cụ thể đó.
Ngược lại, nếu L/C chỉ ghi:
“Commercial invoice in three copies.”
Người kiểm tra không được tự bổ sung yêu cầu chữ ký chỉ vì mẫu hóa đơn của doanh nghiệp có sẵn ô “Authorized Signature”. ISBP 821 cũng làm rõ rằng bản sao chứng từ nhìn chung không cần phải được ký, trừ khi L/C hoặc tính chất chứng từ yêu cầu khác.
Điểm cốt lõi là một yêu cầu rõ ràng của L/C phải được thực hiện. Nhưng ngân hàng không được tự suy diễn thêm các điều kiện không được L/C, UCP hoặc tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế đặt ra.
8. ISBP không thể sửa chữa một bộ chứng từ vi phạm điều kiện rõ ràng của L/C
ISBP tạo ra mức độ linh hoạt hợp lý trong việc kiểm tra chứng từ, nhưng không phải là công cụ để hợp thức hóa mọi sai sót.
Giả sử L/C yêu cầu:
“Inspection Certificate issued by SGS confirming that the goods are Grade A.”
Người thụ hưởng xuất trình chứng thư do một tổ chức kiểm định khác phát hành. Chứng thư có thể xác nhận đúng hàng hóa đạt Grade A, nhưng vẫn không đáp ứng yêu cầu về chủ thể phát hành.
Trong trường hợp này, không thể viện dẫn nguyên tắc chức năng của chứng từ để chấp nhận chứng thư. L/C đã chỉ định rõ SGS là người phát hành. ISBP không thể thay thế tên tổ chức đó bằng một chủ thể khác.
Tương tự, nếu L/C yêu cầu vận đơn thể hiện cảng xếp hàng là Cát Lái, Việt Nam, nhưng vận đơn thể hiện hàng được xếp lên tàu tại Hải Phòng, đây không còn là khác biệt về cách diễn đạt. Dữ liệu trên chứng từ không đáp ứng hành trình vận tải được quy định trong L/C.
Nếu L/C yêu cầu giao 1.000 thùng hàng nhưng hóa đơn thể hiện 1.100 thùng và tổng trị giá vượt quá số tiền được phép thanh toán, ISBP cũng không thể được dùng để xem đây là sai số hình thức.
ISBP chỉ giúp xác định tiêu chuẩn kiểm tra hợp lý. ISBP không làm mất hiệu lực của những điều kiện rõ ràng và có ý nghĩa trong L/C.
9. Không phải mọi điều kiện trong L/C đều được ngân hàng kiểm tra
UCP 600 đưa ra một nguyên tắc quan trọng đối với điều kiện phi chứng từ – Non-documentary Condition. Nếu L/C chứa một điều kiện nhưng không quy định chứng từ dùng để thể hiện việc tuân thủ điều kiện đó, ngân hàng sẽ xem điều kiện ấy như không được ghi và bỏ qua khi kiểm tra.
Ví dụ, L/C quy định:
“Goods must be manufactured using environmentally friendly processes.”
Nhưng L/C không yêu cầu bất kỳ chứng từ nào xác nhận quy trình sản xuất thân thiện với môi trường.
Ngân hàng không đến nhà máy để kiểm tra quy trình sản xuất. Ngân hàng cũng không thể tự yêu cầu người thụ hưởng cung cấp thêm chứng nhận môi trường. Vì không có chứng từ được chỉ định để chứng minh điều kiện, ngân hàng sẽ bỏ qua điều kiện đó trong quá trình xác định tính phù hợp của bộ chứng từ.
Tuy nhiên, nếu L/C quy định:
“Certificate issued by an independent environmental auditor confirming that the goods were manufactured using environmentally friendly processes.”
Điều kiện đã được liên kết với một chứng từ cụ thể. Ngân hàng sẽ kiểm tra chứng nhận được xuất trình để xác định người phát hành và nội dung xác nhận có đáp ứng yêu cầu hay không.
Cần lưu ý rằng việc phân biệt điều kiện chứng từ và điều kiện phi chứng từ không phải lúc nào cũng chỉ dựa vào việc điều kiện được đặt ở trường nào của điện SWIFT. Một điều kiện nằm trong trường điều kiện bổ sung vẫn có thể được kiểm tra nếu nó liên kết rõ với một chứng từ được yêu cầu.
Trong một quyết định DOCDEX, ICC đã phân tích rằng một điều khoản phạt do giao hàng trễ có thể được liên kết với ngày giao hàng thể hiện trên chứng từ vận tải. Vì vậy, trong hoàn cảnh cụ thể đó, điều khoản không nhất thiết là điều kiện phi chứng từ đơn thuần.
Doanh nghiệp không nên mặc định rằng mọi điều kiện không nằm trong phần danh mục chứng từ đều sẽ bị ngân hàng bỏ qua. Cần xem điều kiện đó có thể được kiểm chứng từ dữ liệu trên một chứng từ được yêu cầu hay không.
10. Mối quan hệ giữa UCP và ISBP trong việc kiểm tra dữ liệu
Một trong những nội dung thể hiện rõ nhất sự phối hợp giữa UCP 600 và ISBP 821 là nguyên tắc kiểm tra dữ liệu.
Điều 14(d) UCP 600 quy định rằng dữ liệu trên một chứng từ, khi được đọc trong bối cảnh của L/C, bản thân chứng từ và tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế, không cần phải giống hệt nhưng không được mâu thuẫn với dữ liệu trên chứng từ đó, trên những chứng từ được yêu cầu khác hoặc trên L/C.
Nguyên tắc này phủ nhận cách kiểm tra theo kiểu “soi từng chữ” hoặc yêu cầu mọi chứng từ phải sao chép nguyên văn nội dung của thư tín dụng.
ISBP giúp người kiểm tra xác định cách áp dụng nguyên tắc đó cho từng loại chứng từ.
Ví dụ, mô tả hàng hóa trên hóa đơn thương mại phải tương ứng với mô tả trong L/C. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa hóa đơn phải là một bản sao hình ảnh – mirror image – của câu mô tả trong L/C.
Đối với các chứng từ khác ngoài hóa đơn, mô tả hàng hóa có thể được thể hiện bằng những thuật ngữ chung, miễn là không mâu thuẫn với L/C.
Một quyết định DOCDEX của ICC từng xem xét trường hợp L/C và hóa đơn mô tả cụ thể thép không gỉ về chất lượng và hình dạng, trong khi vận đơn chỉ ghi “stainless steel”. Hội đồng xác định cách mô tả chung trên vận đơn không mâu thuẫn với mô tả trong L/C và hóa đơn; vì vậy, lý do từ chối dựa trên việc mô tả không giống nhau là không hợp lệ.
Tình huống này cho thấy UCP cung cấp nguyên tắc “không cần giống hệt nhưng không được mâu thuẫn”, còn ISBP và thực tiễn ICC giúp xác định nguyên tắc đó được áp dụng như thế nào đối với mô tả hàng hóa trên vận đơn.
11. “Tuân thủ chặt chẽ” không đồng nghĩa với “giống hệt từng chữ”
Trong thực tiễn thanh toán L/C, thuật ngữ strict compliance – tuân thủ chặt chẽ thường bị hiểu thành yêu cầu tất cả chứng từ phải trùng khớp tuyệt đối với L/C.
Cách hiểu này dễ dẫn đến việc ngân hàng hoặc doanh nghiệp xem những khác biệt không quan trọng là sai biệt.
ICC ghi nhận rằng ISBP đã góp phần hạn chế cách áp dụng quá cứng nhắc học thuyết strict compliance. Phần nguyên tắc chung của ISBP chứa nhiều thực hành cho thấy việc kiểm tra không nên chỉ dựa vào sự trùng khớp ký tự mà phải xem xét chức năng của chứng từ, bối cảnh dữ liệu và khả năng phát sinh mâu thuẫn thực sự.
Tuân thủ chặt chẽ nên được hiểu là bộ chứng từ phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu có ý nghĩa của L/C, UCP và tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế. Điều này không đồng nghĩa với việc mọi dấu câu, chữ viết hoa, cách xuống dòng, từ viết tắt hoặc thứ tự trình bày đều phải giống nhau.
Ví dụ, L/C ghi tên doanh nghiệp là:
“Global Food Industries Limited.”
Một chứng từ thể hiện:
“Global Food Ind. Ltd.”
Việc sử dụng từ viết tắt thông dụng không nhất thiết tạo thành sai biệt nếu vẫn xác định được cùng một chủ thể và không tạo ra mâu thuẫn. ISBP 821 đã làm rõ thêm việc chấp nhận một số dạng viết tắt, bao gồm trường hợp sử dụng “Ind.” thay cho “Industries”.
Ngược lại, nếu chứng từ thể hiện tên của một doanh nghiệp hoàn toàn khác, sự khác biệt không còn mang tính hình thức mà có thể làm thay đổi chủ thể của giao dịch.
12. Cách xử lý khi L/C sử dụng thuật ngữ mơ hồ
Một L/C được soạn không rõ ràng có thể tạo ra rủi ro cho tất cả các bên. Người thụ hưởng không biết phải lập chứng từ theo tiêu chuẩn nào; ngân hàng khó xác định điều kiện đã được đáp ứng hay chưa; người nhập khẩu có thể không nhận được chứng từ phục vụ đúng mục đích của mình.
ISBP nhấn mạnh rằng người yêu cầu mở L/C và người thụ hưởng cần cân nhắc kỹ các loại chứng từ phải xuất trình, người phát hành, nội dung dữ liệu và thời hạn xuất trình. Ngân hàng phát hành cũng nên bảo đảm L/C và các sửa đổi không chứa điều kiện mơ hồ hoặc mâu thuẫn.
Những cụm từ như sau thường tiềm ẩn rủi ro:
“Shipping documents acceptable to applicant.”
“Usual transport documents required.”
“Certificate issued by a competent authority.”
“Third party documents not acceptable.”
“Documents must be correct in all respects.”
“Goods must be of export standard.”
Các cụm từ này không xác định rõ chứng từ nào, tiêu chuẩn nào hoặc chủ thể nào được xem là phù hợp. Một L/C chuyên nghiệp cần chuyển yêu cầu thương mại thành yêu cầu chứng từ có thể kiểm tra được.
Thay vì ghi:
“Goods must be of export quality.”
L/C có thể quy định:
“Certificate of Quality issued by SGS confirming that the goods are Grade A in accordance with specification No. 01 attached to the sales contract.”
Tuy nhiên, việc dẫn chiếu hợp đồng trong L/C cũng phải được thực hiện thận trọng vì ngân hàng không giao dịch với hợp đồng cơ sở. Tốt hơn hết, những nội dung chất lượng cần thiết nên được mô tả trực tiếp trong yêu cầu chứng từ thay vì yêu cầu ngân hàng nghiên cứu toàn bộ hợp đồng mua bán.
13. Quy trình áp dụng UCP 600 và ISBP 821 khi kiểm tra chứng từ
Trong thực tế, nhân viên chứng từ có thể áp dụng một trình tự kiểm tra gồm năm bước.
Bước thứ nhất là xác định L/C có chịu sự điều chỉnh của UCP 600 hay không và đã có những sửa đổi nào được người thụ hưởng chấp nhận. Không nên kiểm tra chứng từ chỉ dựa trên bản L/C ban đầu mà bỏ qua các điện sửa đổi – Amendments.
Bước thứ hai là lập danh mục toàn bộ chứng từ được yêu cầu, số lượng bản gốc, bản sao, người phát hành, người ký, nội dung bắt buộc và thời hạn xuất trình.
Bước thứ ba là xác định điều khoản UCP 600 áp dụng cho từng chứng từ. Hóa đơn được kiểm tra theo Điều 18; chứng từ vận tải đa phương thức theo Điều 19; vận đơn đường biển theo Điều 20; giấy gửi hàng đường biển không chuyển nhượng theo Điều 21; vận đơn theo hợp đồng thuê tàu theo Điều 22; chứng từ vận tải hàng không theo Điều 23; chứng từ đường bộ, đường sắt hoặc đường thủy nội địa theo Điều 24; biên nhận chuyển phát hoặc bưu điện theo Điều 25; chứng từ bảo hiểm theo Điều 28.
Bước thứ tư là sử dụng ISBP 821 để kiểm tra các chi tiết thực hành: tên chứng từ, chữ ký, tư cách người ký, ngày tháng, sửa chữa, bản gốc, bản sao, mô tả hàng hóa, số tiền, cước phí, ghi chú vận tải và các dữ liệu liên quan.
Bước thứ năm là kiểm tra chéo toàn bộ bộ chứng từ theo Điều 14(d) UCP 600. Dữ liệu không cần giống hệt nhưng không được mâu thuẫn khi đọc trong bối cảnh của L/C, từng chứng từ và tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế.
Trình tự này giúp tránh tình trạng chỉ đối chiếu chứng từ với L/C mà bỏ qua UCP và ISBP, hoặc chỉ kiểm tra từng chứng từ riêng lẻ mà không kiểm tra sự thống nhất của toàn bộ bộ hồ sơ.
14. Ví dụ tổng hợp về cách áp dụng ba lớp tiêu chuẩn
Giả sử một L/C chịu sự điều chỉnh của UCP 600 yêu cầu:
“500 metric tons of Vietnamese Robusta Coffee, Grade 2, crop 2026.”
“Signed commercial invoice in three originals.”
“Full set of clean on-board bills of lading made out to order of issuing bank, marked freight prepaid, showing shipment from Cat Lai Port, Vietnam to Hamburg Port, Germany.”
“Certificate of Origin issued by Vietnam Chamber of Commerce and Industry.”
“Certificate of Quality issued by SGS confirming Grade 2.”
Khi kiểm tra bộ chứng từ, người làm nghiệp vụ không chỉ đánh dấu xem đã có đủ năm loại tài liệu hay chưa.
Đối với hóa đơn, yêu cầu của L/C là ba bản gốc có chữ ký. Điều 18 UCP 600 được sử dụng để kiểm tra người phát hành, người đứng tên hóa đơn, loại tiền, trị giá và mô tả hàng hóa. ISBP được sử dụng để xác định cách thể hiện chữ ký, bản gốc, địa chỉ và mô tả hàng hóa.
Nếu hóa đơn không ký, đây có thể là sai biệt vì L/C yêu cầu rõ signed commercial invoice.
Đối với vận đơn, Điều 20 UCP 600 được áp dụng để kiểm tra tư cách người chuyên chở, chữ ký, ghi chú đã xếp hàng lên tàu, cảng xếp, cảng dỡ và số bản gốc. ISBP được sử dụng để phân tích chi tiết cách thể hiện người chuyên chở, đại lý ký thay, ngày giao hàng, cước phí và các ghi chú khác.
Nếu vận đơn chỉ mô tả hàng hóa là “500 MT coffee beans”, cách mô tả này không nhất thiết tạo thành sai biệt. Đây có thể là mô tả chung không mâu thuẫn với mô tả cụ thể trong L/C.
Nếu vận đơn thể hiện “freight collect”, trong khi L/C yêu cầu “freight prepaid”, đây là dữ liệu mâu thuẫn trực tiếp và có thể tạo thành sai biệt.
Đối với giấy chứng nhận xuất xứ, ngân hàng kiểm tra xem chứng từ có được VCCI phát hành hay không, có thể hiện xuất xứ Việt Nam và có thực hiện đúng chức năng chứng nhận nguồn gốc hàng hóa hay không.
Đối với chứng thư chất lượng, ngân hàng không trực tiếp kiểm tra chất lượng cà phê. Ngân hàng kiểm tra xem chứng thư có được SGS phát hành và có xác nhận hàng hóa đạt Grade 2 hay không.
Qua tình huống này có thể thấy rõ: L/C xác định yêu cầu cụ thể; UCP 600 cung cấp quy tắc áp dụng; ISBP 821 hướng dẫn cách kiểm tra chi tiết. Không một lớp tiêu chuẩn nào có thể bị bỏ qua.
15. Những sai lầm thường gặp khi áp dụng UCP 600 và ISBP 821
Sai lầm đầu tiên là chỉ kiểm tra chứng từ theo nội dung L/C. Cách làm này dễ bỏ qua những yêu cầu mặc nhiên của UCP liên quan đến chữ ký của người chuyên chở, số bản gốc, ngày giao hàng, thời hạn xuất trình và phạm vi bảo hiểm.
Sai lầm thứ hai là xem ISBP như tài liệu có thể thay thế UCP 600. ISBP giải thích thực hành nhưng không quy định đầy đủ nghĩa vụ thanh toán, thông báo từ chối hoặc quyền của các ngân hàng.
Sai lầm thứ ba là dùng ISBP để bỏ qua một yêu cầu rõ ràng của L/C. Sự linh hoạt trong cách trình bày dữ liệu không đồng nghĩa với việc người thụ hưởng được quyền thay đổi người phát hành, số lượng bản gốc, hành trình vận tải hoặc nội dung chứng nhận.
Sai lầm thứ tư là yêu cầu mọi chứng từ phải giống hệt nhau. Cách kiểm tra này không phù hợp với Điều 14(d) và 14(e) UCP 600. Mỗi chứng từ có chức năng và mức độ chi tiết khác nhau.
Sai lầm thứ năm là dựa vào hợp đồng mua bán để từ chối bộ chứng từ. Ngân hàng giao dịch với chứng từ chứ không trực tiếp với hàng hóa, dịch vụ hoặc việc thực hiện hợp đồng. Hợp đồng cơ sở không tự động trở thành tiêu chuẩn kiểm tra chỉ vì số hợp đồng được ghi trong L/C.
Sai lầm thứ sáu là chờ đến khi đã giao hàng mới nghiên cứu ISBP. Khi đó, nhiều nội dung như người phát hành chứng từ, số bản gốc, cách ký vận đơn hoặc yêu cầu kiểm định có thể không còn thời gian để điều chỉnh.
16. Lưu ý dành cho doanh nghiệp xuất khẩu
Người xuất khẩu nên sử dụng UCP 600 và ISBP 821 ngay từ khi nhận được dự thảo L/C. Mục tiêu đầu tiên không phải là tìm cách lập bộ chứng từ phù hợp với một L/C bất hợp lý, mà là phát hiện và yêu cầu sửa đổi những điều kiện có nguy cơ không thể thực hiện.
Doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm tra người phát hành các chứng từ, thời gian cần thiết để xin chứng nhận, số bản gốc, yêu cầu chữ ký, nội dung vận đơn, điều kiện cước phí và thời hạn xuất trình.
Nhân viên chứng từ không nên chỉ sử dụng checklist chung cho tất cả L/C. Mỗi giao dịch cần có một bảng kiểm tra riêng được xây dựng từ nội dung L/C và các sửa đổi.
Khi phát hiện một điều kiện mơ hồ, doanh nghiệp nên yêu cầu làm rõ trước khi giao hàng. Không nên dự đoán rằng ngân hàng sẽ áp dụng cách hiểu có lợi cho người thụ hưởng.
17. Lưu ý dành cho doanh nghiệp nhập khẩu
Người nhập khẩu cần hiểu rằng càng đưa nhiều yêu cầu vào L/C thì rủi ro sai biệt càng tăng. Chỉ nên yêu cầu những chứng từ thực sự cần thiết cho việc kiểm soát hàng hóa, thông quan, nhận hàng, bảo hiểm hoặc tuân thủ pháp luật.
Mỗi yêu cầu phải xác định rõ loại chứng từ, người phát hành và nội dung cần chứng nhận. Tránh sử dụng những cụm từ chủ quan như “acceptable”, “satisfactory”, “first class” hoặc “usual” mà không có tiêu chuẩn chứng từ cụ thể.
Người nhập khẩu cũng không nên sao chép toàn bộ hợp đồng mua bán vào L/C. L/C cần được thiết kế như một công cụ thanh toán bằng chứng từ, không phải một bản sao của hợp đồng thương mại.
18. Lưu ý dành cho nhân viên ngân hàng và nhân viên chứng từ
Người kiểm tra phải tránh cả hai thái cực: quá dễ dãi và quá máy móc.
Một sai khác không được bỏ qua chỉ vì người kiểm tra cho rằng nó không ảnh hưởng đến hàng hóa. Ngân hàng không được thay thế yêu cầu của L/C bằng nhận định thương mại cá nhân.
Ngược lại, một khác biệt về cách viết, cách sắp xếp dữ liệu hoặc mức độ chi tiết không nên bị xem là sai biệt nếu UCP 600 và ISBP cho phép và dữ liệu không tạo ra mâu thuẫn.
Khi xác định một sai biệt, người kiểm tra cần trả lời được ba câu hỏi:
Yêu cầu nào của L/C, UCP 600 hoặc ISBP đã không được đáp ứng?
Dữ liệu hoặc đặc điểm nào trên chứng từ tạo thành sự không phù hợp?
Sai biệt có thể được mô tả rõ ràng, cụ thể và có khả năng kiểm chứng hay không?
Nếu không xác định được cơ sở quy tắc hoặc điều kiện cụ thể, lý do từ chối có nguy cơ không hợp lệ.
19. Kết luận
UCP 600 và ISBP 821 không phải hai bộ tài liệu cạnh tranh nhau. UCP 600 tạo ra khung quy tắc của giao dịch tín dụng chứng từ; ISBP 821 giải thích cách khung quy tắc đó được áp dụng trong hoạt động lập và kiểm tra chứng từ. Thư tín dụng bổ sung những yêu cầu riêng của từng giao dịch.
Một bộ chứng từ phù hợp phải đáp ứng đồng thời cả ba yếu tố: điều khoản của L/C, những quy định áp dụng của UCP 600 và tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế.
L/C không thể được kiểm tra tách khỏi UCP. UCP không thể được vận dụng hiệu quả nếu bỏ qua ISBP. ISBP cũng không thể được sử dụng để sửa đổi UCP hoặc vô hiệu hóa những yêu cầu rõ ràng của L/C.
Đối với người làm thực tế, điều quan trọng không phải chỉ là học thuộc từng điều khoản, mà phải hiểu đúng chức năng của từng lớp tiêu chuẩn. Khi đã hiểu được mối quan hệ này, người lập và kiểm tra chứng từ mới có thể phân biệt giữa một khác biệt được chấp nhận, một điều kiện không cần kiểm tra và một sai biệt thực sự có thể dẫn đến từ chối thanh toán.
Trong bài tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu phạm vi áp dụng và các lưu ý sơ bộ của ISBP 821, đồng thời phân tích trách nhiệm của người yêu cầu mở L/C, ngân hàng phát hành và người thụ hưởng ngay từ giai đoạn soạn thảo, phát hành và sửa đổi thư tín dụng.
