NGÂN HÀNG KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ THEO NHỮNG NGUYÊN TẮC NÀO?

Khi bộ chứng từ được nộp theo L/C, ngân hàng không kiểm tra hồ sơ theo cách một doanh nghiệp kiểm soát hợp đồng, một cơ quan hải quan kiểm tra chính sách mặt hàng hay một tổ chức giám định đánh giá chất lượng hàng hóa. Ngân hàng thực hiện một nhiệm vụ có phạm vi cụ thể hơn: căn cứ vào những chứng từ được xuất trình để xác định bộ hồ sơ có biểu hiện trên bề mặt là một complying presentation hay không.

Điều 14 UCP 600 là nền tảng của quá trình này. Theo đó, nominated bank khi hành động theo sự chỉ định, confirming bank nếu có và issuing bank phải kiểm tra presentation trên cơ sở riêng các chứng từ. Mỗi ngân hàng có tối đa năm banking days, tính từ ngày tiếp theo ngày xuất trình đến chính ngân hàng đó, để xác định bộ chứng từ có phù hợp hay không. 

Cụm từ “trên cơ sở chứng từ” có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Ngân hàng không trực tiếp kiểm tra hàng trong container, không đo chất lượng sản phẩm, không xác minh người bán đã thực hiện đầy đủ toàn bộ hợp đồng và cũng không dùng kiến thức bên ngoài bộ hồ sơ để bổ sung những nội dung mà chứng từ không thể hiện.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa quá trình kiểm tra chỉ là việc đặt các tài liệu cạnh nhau rồi tìm những từ khác nhau. UCP 600 không yêu cầu mọi dữ liệu phải giống hệt từng chữ. Dữ liệu phải được đọc trong bối cảnh của L/C, bản thân chứng từ và tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế. Chúng có thể khác nhau về cách viết hoặc mức độ chi tiết, nhưng không được mâu thuẫn với dữ liệu trong chính chứng từ đó, trong một chứng từ bắt buộc khác hoặc trong L/C. 

Đây là ranh giới quan trọng giữa kiểm tra chứng từ chuyên nghiệp và so khớp máy móc. Người kiểm tra không chỉ hỏi: “Hai dòng này có giống nhau không?”, mà phải hỏi: “Hai dữ liệu này có thể cùng tồn tại một cách hợp lý trong cùng một giao dịch hay không?”

1. Tình huống mở đầu: Bộ chứng từ khác nhau về câu chữ nhưng có thật sự mâu thuẫn?

Một doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu 1.000 cartons đồ gia dụng sang Australia. L/C yêu cầu hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn đường biển và giấy chứng nhận xuất xứ.

Hóa đơn thương mại ghi:

1,000 cartons of stainless-steel kitchen utensils.

Phiếu đóng gói ghi:

1,000 export cartons containing 20,000 pieces.

Vận đơn ghi:

1,000 cartons kitchenware.

Giấy chứng nhận xuất xứ ghi:

Stainless-steel household products of Vietnamese origin.

Nếu áp dụng cách kiểm tra máy móc, người đọc có thể cho rằng bốn chứng từ sử dụng bốn mô tả khác nhau nên bộ hồ sơ không phù hợp. Tuy nhiên, cách đánh giá đúng phải dựa trên chức năng của từng chứng từ và ý nghĩa của dữ liệu.

Hóa đơn thể hiện mô tả thương mại tương đối đầy đủ. Packing List bổ sung cách đóng gói và số lượng sản phẩm bên trong. Vận đơn dùng mô tả khái quát hơn, phù hợp với chức năng của chứng từ vận tải. C/O tập trung vào loại hàng và xuất xứ.

Các mô tả không giống hệt nhau, nhưng không nhất thiết mâu thuẫn. Cả bốn chứng từ đều có thể cùng liên quan đến 1.000 cartons dụng cụ nhà bếp bằng thép không gỉ.

Ngược lại, nếu vận đơn ghi 900 cartons hoặc C/O xác nhận hàng có xuất xứ từ một quốc gia khác, đây không còn là khác biệt về cách diễn đạt. Dữ liệu đã tạo ra một câu chuyện giao dịch khác và có thể trở thành sai biệt.

2. Ngân hàng kiểm tra trên cơ sở chứng từ

Nguyên tắc đầu tiên là ngân hàng xác định sự phù hợp dựa trên các tài liệu được xuất trình. Điều 14(a) UCP 600 sử dụng tiêu chuẩn rằng chứng từ phải biểu hiện trên bề mặt là một complying presentation. 

“Trên bề mặt” không nên được hiểu là ngân hàng chỉ nhìn lướt hình thức bên ngoài. Ngân hàng vẫn phải đọc nội dung, kiểm tra dữ liệu, chữ ký, ngày tháng, người phát hành và mối quan hệ giữa các chứng từ. Tuy nhiên, ngân hàng không có nghĩa vụ điều tra thực tế nằm phía sau hồ sơ, trừ các yêu cầu pháp luật hoặc quy trình tuân thủ riêng ngoài phạm vi UCP.

Ví dụ, một chứng thư chất lượng do đúng tổ chức được L/C yêu cầu phát hành và thể hiện đúng nội dung sẽ được kiểm tra như một chứng từ. Ngân hàng không lấy mẫu hàng để xác minh lại kết quả kiểm nghiệm.

Một vận đơn thể hiện 1.000 cartons đã được xếp lên tàu sẽ được kiểm tra theo dữ liệu trên vận đơn. Ngân hàng không mở container để đếm hàng.

Một Certificate of Completion được ký bởi đúng chủ thể sẽ được xem xét theo điều kiện L/C. Ngân hàng không trực tiếp đến công trường để xác định dịch vụ đã hoàn thành đúng chất lượng hay chưa.

Nguyên tắc này giúp giới hạn trách nhiệm của ngân hàng và làm cho tín dụng chứng từ có thể vận hành theo những tiêu chuẩn tương đối thống nhất giữa nhiều quốc gia.

3. Ngân hàng không kiểm tra hợp đồng để sửa bộ chứng từ

L/C là giao dịch độc lập với hợp đồng mua bán. Vì vậy, ngân hàng không sử dụng hợp đồng để giải thích hoặc sửa một dữ liệu không phù hợp trong bộ chứng từ.

Giả sử hợp đồng cho phép giao hàng đến ngày 30/9 nhưng L/C quy định Latest Date of Shipment là 15/9. Vận đơn thể hiện ngày on board 20/9. Beneficiary không thể viện dẫn hợp đồng để yêu cầu ngân hàng xem việc giao hàng là đúng hạn.

Tương tự, hợp đồng có thể cho phép dung sai số lượng ±10%, nhưng nếu L/C có wording khác hoặc không hỗ trợ dung sai trong tình huống cụ thể, ngân hàng sẽ kiểm tra theo tín dụng và những quy định UCP áp dụng.

Hợp đồng vẫn có giá trị trong quan hệ mua bán giữa buyer và seller. Nhưng trong việc xác định presentation có phù hợp hay không, điểm xuất phát là L/C, UCP 600 và tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế.

4. Không yêu cầu dữ liệu giống hệt từng chữ

Điều 14(d) UCP 600 quy định dữ liệu không cần phải identical, tức không cần đồng nhất hoàn toàn, nhưng không được conflict, tức mâu thuẫn.

Đây là một trong những cải tiến quan trọng giúp việc kiểm tra chứng từ tránh rơi vào hình thức quá cứng nhắc.

Một số ví dụ về dữ liệu khác nhau nhưng có thể không mâu thuẫn gồm:

• “ABC Company Limited” và “ABC Co. Ltd.”

• “100 metric tons” và “100,000 kilograms”.

• “Ho Chi Minh City” và “HCMC”.

• “Stainless-steel kitchen utensils” và “stainless-steel kitchenware”.

• “20 wooden cases” và “20 cases made of wood”.

Các dữ liệu này không giống nhau từng ký tự nhưng có thể dẫn đến cùng một ý nghĩa hợp lý.

ICC từng khẳng định trong các quyết định DOCDEX rằng UCP 600 không đặt ra yêu cầu chung về một “mirror image”. Một chứng từ không phải sao chép nguyên văn toàn bộ wording của tín dụng, miễn dữ liệu khi đọc trong bối cảnh không tạo ra xung đột. 

5. Không giống nhau không đồng nghĩa được phép khác tùy ý

Việc UCP 600 không yêu cầu dữ liệu giống hệt nhau không có nghĩa beneficiary được tự do thay đổi thông tin.

Các khác biệt làm thay đổi bản chất giao dịch, quyền nghĩa vụ hoặc dữ liệu cốt lõi vẫn có thể là sai biệt.

Ví dụ:

• L/C yêu cầu Freight Prepaid nhưng vận đơn ghi Freight Collect.

• Hóa đơn ghi 1.000 cartons nhưng Packing List ghi 900 cartons.

• L/C yêu cầu hàng xuất xứ Việt Nam nhưng C/O xác nhận xuất xứ Thái Lan.

• Hóa đơn ghi trị giá 500.000 USD nhưng phép tính số lượng nhân đơn giá chỉ cho ra 450.000 USD.

• L/C yêu cầu giao hàng đến Hamburg nhưng vận đơn thể hiện Rotterdam là cảng dỡ cuối cùng mà không có bối cảnh phù hợp.

• Beneficiary trong L/C là Công ty A nhưng hóa đơn được phát hành bởi một pháp nhân hoàn toàn khác mà không có cơ sở được L/C hoặc UCP cho phép.

Do đó, người lập chứng từ phải phân biệt sự khác nhau về hình thức với sự khác nhau về ý nghĩa.

6. Dữ liệu phải không mâu thuẫn trong chính chứng từ

Nguyên tắc không mâu thuẫn không chỉ áp dụng giữa các chứng từ. Một tài liệu cũng không được tự chứa những dữ liệu xung đột.

Ví dụ, phần đầu Packing List ghi “Total: 1,000 cartons” nhưng bảng chi tiết cộng lại chỉ có 950 cartons.

Hóa đơn ghi số lượng 10.000 units, đơn giá 20 USD nhưng tổng trị giá lại là 250.000 USD.

Chứng thư giám định ghi tại phần kết luận rằng hàng đạt Grade A, nhưng bảng kết quả phía trên lại thể hiện Grade B.

Vận đơn thể hiện hai ngày on-board khác nhau mà không có cách xác định ngày nào áp dụng.

Trong những trường hợp này, vấn đề xuất hiện ngay trong chính tài liệu. Người kiểm tra không cần phải tìm một chứng từ khác để xác định có mâu thuẫn.

7. Dữ liệu phải được đọc trong bối cảnh

Một dữ liệu không nên bị tách khỏi tiêu đề cột, tên mục, chức năng của chứng từ hoặc toàn bộ nội dung tài liệu.

Packing List có thể ghi “1,000” trong cột “Pieces”, trong khi một phần khác ghi “100 cartons”. Đây chưa chắc là mâu thuẫn nếu mỗi carton chứa 10 sản phẩm.

Chứng từ bảo hiểm có thể được phát hành sau ngày shipment nhưng thể hiện bảo hiểm có hiệu lực từ một ngày trước shipment. Không thể chỉ nhìn ngày phát hành rồi kết luận ngay.

Vận đơn có thể thể hiện Place of Receipt là Bình Dương và Port of Loading là Cát Lái. Hai địa điểm này không mâu thuẫn nếu chứng từ phản ánh một hành trình vận tải phù hợp.

Nguyên tắc đọc trong bối cảnh giúp tránh việc kết luận sai chỉ vì một dữ liệu được hiểu tách rời khỏi chức năng của nó.

8. Chứng từ không được yêu cầu trong L/C được xử lý như thế nào?

Theo Điều 14(g) UCP 600, một chứng từ được xuất trình nhưng không được L/C yêu cầu sẽ bị ngân hàng bỏ qua và có thể được trả lại cho presenter. Ngân hàng không có nghĩa vụ sử dụng tài liệu đó như một phần của việc xác định presentation có phù hợp hay không.

Quy tắc này phản ánh một nguyên tắc thực tế: bộ chứng từ không mạnh hơn chỉ vì có nhiều giấy tờ hơn.

Giả sử L/C chỉ yêu cầu hóa đơn, Packing List, vận đơn và C/O. Beneficiary tự bổ sung thêm một Certificate of Quality do mình phát hành. Ngân hàng có thể bỏ qua chứng từ bổ sung này.

Doanh nghiệp vì vậy không nên tự động đưa mọi hồ sơ thương mại vào bộ xuất trình. Brochure, email giao hàng, hợp đồng, biên bản nội bộ hoặc chứng nhận không được yêu cầu có thể không tạo thêm giá trị.

Một bộ hồ sơ chuyên nghiệp cần đúng và đủ, không phải càng dày càng tốt.

9. Chứng từ bổ sung có gây ra sai biệt hay không?

Về nguyên tắc UCP, chứng từ không được yêu cầu sẽ bị bỏ qua. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn không nên tùy tiện nộp thêm tài liệu.

Thứ nhất, ngân hàng có thể phải dành thời gian xác định tài liệu đó có phải là một phần của chứng từ bắt buộc hay là một chứng từ riêng.

Thứ hai, tài liệu bổ sung có thể được đính kèm, dẫn chiếu hoặc trở thành một phần không tách rời của một chứng từ được yêu cầu. Khi đó, dữ liệu trên phần đính kèm có thể cần được xem xét cùng chứng từ chính.

Thứ ba, tài liệu không cần thiết có thể làm phát sinh trao đổi, trì hoãn hoặc hiểu nhầm trong quá trình xử lý.

Nguyên tắc thực hành an toàn là chỉ xuất trình những chứng từ L/C yêu cầu, trừ khi có một lý do nghiệp vụ rõ ràng.

10. Điều kiện phi chứng từ là gì?

Điều kiện phi chứng từ, hay non-documentary condition, là một điều kiện được ghi trong L/C nhưng tín dụng không yêu cầu một chứng từ để chứng minh sự tuân thủ.

Ví dụ:

Goods must be packed in export-standard wooden cases.

Nếu L/C không yêu cầu Packing List, Packing Certificate hoặc chứng từ nào khác thể hiện cách đóng gói, đây có thể là một điều kiện phi chứng từ.

Hoặc:

Goods must be of first-class quality.

Nếu tín dụng không yêu cầu Quality Certificate hoặc Inspection Certificate để chứng minh chất lượng, ngân hàng không có chứng từ cụ thể để kiểm tra điều kiện này.

Theo Điều 14(h) UCP 600, nếu L/C có một điều kiện mà không quy định chứng từ chứng minh việc tuân thủ, ngân hàng sẽ xem điều kiện đó là không được nêu và bỏ qua. 

Điều này không có nghĩa điều kiện mất giá trị trong hợp đồng mua bán. Nó chỉ có nghĩa ngân hàng không sử dụng điều kiện đó như một tiêu chuẩn độc lập để kiểm tra presentation.

11. Ngân hàng bỏ qua điều kiện phi chứng từ đến mức nào?

Mặc dù ngân hàng không yêu cầu beneficiary phải tự tạo một chứng từ để chứng minh điều kiện phi chứng từ, dữ liệu xuất hiện trên một chứng từ bắt buộc vẫn không được mâu thuẫn với điều kiện đó.

Ví dụ, L/C ghi:

Goods to be packed in wooden cases.

Tín dụng không yêu cầu chứng từ chứng minh cách đóng gói, nên đây là điều kiện phi chứng từ.

Nếu các chứng từ bắt buộc hoàn toàn không nói gì về bao bì, ngân hàng không yêu cầu beneficiary phải bổ sung xác nhận.

Tuy nhiên, nếu Packing List bắt buộc ghi rõ “packed in plastic bags”, dữ liệu này mâu thuẫn với điều kiện “wooden cases”. Tập quán ngân hàng giải thích rằng dù không cần chứng minh riêng một điều kiện phi chứng từ, dữ liệu trong chứng từ bắt buộc không được phủ định điều kiện đó. 

Như vậy, “bỏ qua” không có nghĩa ngân hàng phải làm như không nhìn thấy một dữ liệu mâu thuẫn đã xuất hiện trong bộ hồ sơ.

12. Vì sao không nên đưa điều kiện phi chứng từ vào L/C?

Điều kiện phi chứng từ thường tạo ra kỳ vọng sai.

Applicant có thể nghĩ ngân hàng sẽ kiểm tra chất lượng, quy cách hoặc việc thực hiện một nghĩa vụ thương mại. Beneficiary lại hiểu rằng không cần xuất trình gì để chứng minh. Khi tranh chấp xảy ra, mỗi bên có một cách hiểu khác nhau về mức độ kiểm soát của L/C.

Nếu một điều kiện thực sự cần ảnh hưởng đến thanh toán, L/C nên quy định rõ chứng từ dùng để chứng minh, người phát hành và nội dung cần thể hiện.

Thay vì ghi:

Goods must be of premium quality.

Có thể quy định:

Quality Certificate issued by SGS certifying that the goods comply with the specifications stated in the credit.

Tuy nhiên, ngân hàng vẫn chỉ kiểm tra chứng thư, không kiểm tra trực tiếp hàng hóa.

13. Chứng từ phải do ai phát hành?

Nguyên tắc cơ bản là phải đọc wording của L/C và các điều khoản UCP áp dụng cho loại chứng từ đó.

Một số chứng từ có yêu cầu rõ về người phát hành. Ví dụ, chứng từ vận tải phải thể hiện người chuyên chở, thuyền trưởng hoặc đại lý ký trong tư cách phù hợp theo điều khoản tương ứng. Chứng từ bảo hiểm phải được phát hành và ký bởi công ty bảo hiểm, người bảo hiểm hoặc đại lý, người được ủy quyền theo Điều 28. Hóa đơn thương mại thông thường phải do beneficiary phát hành theo Điều 18.

Đối với một chứng từ không phải chứng từ vận tải, bảo hiểm hoặc hóa đơn thương mại, nếu L/C yêu cầu nhưng không nêu người phát hành hoặc nội dung dữ liệu, Điều 14(f) cho phép ngân hàng chấp nhận chứng từ như xuất trình nếu nội dung biểu hiện thực hiện chức năng của chứng từ được yêu cầu và phù hợp với nguyên tắc không mâu thuẫn tại Điều 14(d). 

Ví dụ, L/C chỉ yêu cầu:

Packing Certificate.

Tín dụng không nêu ai phát hành và không quy định nội dung. Một chứng từ có tiêu đề hoặc nội dung thể hiện chức năng xác nhận đóng gói, được phát hành bởi một chủ thể hợp lý và không mâu thuẫn với bộ hồ sơ, có thể được xem xét theo Điều 14(f).

14. Tên chứng từ có bắt buộc phải giống tên trong L/C không?

Không phải trong mọi trường hợp. Điều quan trọng là nội dung tài liệu có thực hiện chức năng của chứng từ được yêu cầu hay không, trừ khi L/C yêu cầu một biểu mẫu hoặc chứng từ cụ thể.

Ví dụ, L/C yêu cầu “Packing List”. Một tài liệu có tiêu đề “Packing Specification” nhưng thể hiện đầy đủ số kiện, cách đóng gói, trọng lượng và dữ liệu cần thiết có thể thực hiện chức năng của Packing List.

Tuy nhiên, nếu L/C yêu cầu một mẫu chứng từ cụ thể như một form C/O nhất định, beneficiary phải xuất trình đúng form đó. ICC xác định rằng nếu tín dụng yêu cầu một dạng Certificate of Origin cụ thể, chỉ chứng từ ở dạng được yêu cầu mới đáp ứng.

Vì vậy, không thể áp dụng một nguyên tắc chung rằng tiêu đề không bao giờ quan trọng. Cần đọc chính xác wording và chức năng.

15. Ai có thể ký chứng từ?

UCP 600 quy định yêu cầu chữ ký theo từng loại chứng từ và theo điều kiện L/C. Một chứng từ chỉ cần ký nếu L/C, UCP hoặc tính chất của chứng từ yêu cầu.

Chữ ký không nhất thiết luôn là chữ ký tay. Trong kiểm tra chứng từ giấy, một chữ ký, dấu hiệu, con dấu hoặc nhãn biểu hiện là bản gốc của người phát hành có thể được xem xét như dấu hiệu của bản gốc theo Điều 17. 

Quan trọng hơn, nếu người ký hành động trong một tư cách cụ thể, tư cách đó phải được thể hiện khi điều khoản áp dụng yêu cầu. Chẳng hạn, một đại lý ký vận đơn cần thể hiện mình ký cho hoặc thay mặt carrier hay master theo trường hợp tương ứng.

Bài viết này chỉ dừng ở nguyên tắc chung. Cách ký cụ thể trên vận đơn, Air Waybill, Insurance Certificate hoặc C/O sẽ được phân tích trong chuyên mục ISBP 821.

16. Ngày phát hành và ngày ký có bắt buộc giống nhau không?

Không có một nguyên tắc chung trong UCP 600 yêu cầu ngày phát hành và ngày ký của mọi chứng từ phải giống nhau.

Một tài liệu có thể thể hiện ngày phát hành ở phần đầu và được ký vào một ngày khác nếu wording, chức năng và quy tắc áp dụng cho phép. Một chứng từ cũng có thể không ghi ngày nếu L/C, UCP và tính chất tài liệu không bắt buộc phải có ngày.

Tuy nhiên, ngày tháng phải được đọc trong bối cảnh.

Ví dụ, một chứng thư xác nhận “inspection performed on 10 September” có thể được phát hành và ký ngày 12 September. Hai ngày này không mâu thuẫn vì một ngày là ngày thực hiện kiểm định, một ngày là ngày phát hành chứng thư.

Ngược lại, nếu chứng thư xác nhận đã kiểm tra hàng trước shipment nhưng ngày kiểm tra lại nằm sau ngày shipment, dữ liệu có thể không phù hợp với chức năng được yêu cầu.

Người lập chứng từ không nên ép mọi ngày giống nhau. Cần xác định mỗi ngày đại diện cho sự kiện gì.

17. Chứng từ có bắt buộc phải ghi ngày phát hành không?

Không phải mọi tài liệu đều bắt buộc phải ghi ngày phát hành. Yêu cầu phụ thuộc vào L/C, loại chứng từ và điều khoản UCP áp dụng.

Một số chứng từ cần ngày để thực hiện chức năng. Vận đơn cần dữ liệu xác định shipment. Chứng từ bảo hiểm cần được xem xét trong mối liên hệ với ngày giao hàng và thời điểm bảo hiểm có hiệu lực. Hối phiếu cần dữ liệu tính kỳ hạn trong những cấu trúc phù hợp.

Một Packing List có thể không nhất thiết cần ngày nếu L/C không yêu cầu và tài liệu vẫn thực hiện được chức năng của mình. Tuy nhiên, trong thực tế doanh nghiệp vẫn nên lập chứng từ đầy đủ, rõ ràng và nhất quán để giảm tranh luận.

Chi tiết về ngày tháng, ngày chứng từ và các trường hợp có thể sử dụng ngày ký sẽ được trình bày kỹ trong ISBP 821.

18. Ngày ký sau ngày phát hành có tự động là sai biệt không?

Không tự động. Cần xác định ý nghĩa của từng ngày.

Nếu tài liệu ghi “Issued on 10 September” nhưng chữ ký được ghi ngày 12 September, có thể phát sinh câu hỏi về việc chứng từ thực sự được hoàn thành vào ngày nào. Tuy nhiên, không thể kết luận chỉ từ sự khác biệt mà không đọc toàn bộ tài liệu và quy định áp dụng.

Nếu ngày ký không được ghi riêng, ngân hàng thường xem xét ngày thể hiện trên chứng từ như ngày của tài liệu trong phạm vi phù hợp.

Nguyên tắc thực hành tốt là tránh tạo ra nhiều ngày không cần thiết hoặc những ngày có thể làm phát sinh nghi ngờ về trình tự sự kiện.

19. Bản gốc là gì theo UCP 600?

Điều 17 UCP 600 quy định ít nhất một bản gốc của mỗi chứng từ được L/C yêu cầu phải được xuất trình.

Ngân hàng sẽ xem một tài liệu là bản gốc nếu nó có chữ ký, dấu hiệu, con dấu hoặc nhãn biểu hiện là bản gốc của người phát hành, trừ khi chính chứng từ cho biết nó không phải bản gốc.

Một tài liệu cũng có thể được chấp nhận là bản gốc nếu biểu hiện được viết, đánh máy, đục lỗ hoặc đóng dấu bằng phương thức của người phát hành; được lập trên giấy tiêu đề gốc của người phát hành; hoặc ghi rằng nó là bản gốc, trừ khi tuyên bố đó rõ ràng không áp dụng cho tài liệu. 

Khái niệm bản gốc trong UCP không hoàn toàn đồng nghĩa với cách hiểu dân sự rằng chỉ có một tờ giấy đầu tiên duy nhất. Nhiều bản cùng được ký, đóng dấu hoặc phát hành như bản gốc đều có thể là originals.

20. Nếu L/C yêu cầu “copy” thì có thể nộp bản gốc không?

Có. Điều 17(d) quy định nếu L/C yêu cầu bản sao của một chứng từ, việc xuất trình bản gốc hoặc bản sao đều được chấp nhận. 

Ví dụ, L/C yêu cầu:

Copy of Packing List.

Beneficiary có thể nộp một bản sao hoặc một bản gốc Packing List.

Tuy nhiên, nếu tín dụng yêu cầu bản gốc, một bản photocopy thông thường không đáp ứng trừ khi bản đó có những đặc điểm khiến nó được xem là original theo Điều 17.

21. “In duplicate”, “in two copies” và “two originals” có giống nhau không?

Không hoàn toàn.

Nếu L/C yêu cầu một chứng từ “in duplicate”, “in two fold” hoặc “in two copies”, Điều 17(e) cho phép đáp ứng bằng ít nhất một bản gốc và số bản còn lại là bản sao, trừ khi chính chứng từ chỉ ra cách khác. 

Ví dụ:

Packing List in duplicate.

Có thể được đáp ứng bằng một bản gốc và một bản sao.

Nhưng nếu L/C yêu cầu:

Packing List in two originals.

Beneficiary phải xuất trình hai bản gốc.

Tương tự, “full set of originals” đối với chứng từ vận tải cần được hiểu theo số bản gốc mà chính chứng từ cho biết đã được phát hành.

Doanh nghiệp phải đọc đúng wording, không xem mọi yêu cầu hai bản là giống nhau.

22. Chứng từ photocopy có thể được xem là bản gốc không?

Một bản photocopy đơn thuần thường là bản sao. Tuy nhiên, nếu trên bản đó có một chữ ký, dấu hoặc xác nhận biểu hiện là bản gốc của người phát hành, tài liệu có thể được xem xét như original theo Điều 17, trừ khi nó ghi rõ là copy.

Điều quan trọng không chỉ là cách giấy được nhân bản, mà là tài liệu có biểu hiện một sự xác thực gốc từ người phát hành hay không.

Ngân hàng kiểm tra biểu hiện trên bề mặt. Ngân hàng không nhất thiết xác minh phương pháp kỹ thuật mà chữ ký hoặc con dấu đã được tạo ra, miễn tài liệu biểu hiện phù hợp theo quy tắc.

23. Bản sao có cần ký không?

Không có một quy tắc chung rằng mọi copy đều phải ký.

Nếu L/C yêu cầu một signed copy hoặc bản chất chứng từ yêu cầu chữ ký, beneficiary phải đáp ứng. Nếu L/C chỉ yêu cầu copy mà không yêu cầu ký, một bản sao không ký có thể được chấp nhận tùy chứng từ và tập quán áp dụng.

Người lập hồ sơ không nên tự động đóng dấu, ký tất cả các bản sao nếu điều đó không cần thiết, nhưng cũng không nên bỏ qua chữ ký khi L/C yêu cầu chứng từ “signed”.

Chi tiết về copies, originals và signatures sẽ được giải thích sâu hơn trong ISBP 821.

24. Chứng từ có sửa chữa hoặc thay đổi được chấp nhận không?

UCP 600 không cấm tuyệt đối việc sửa chữa chứng từ. Tuy nhiên, correction hoặc alteration phải được xử lý theo tập quán ngân hàng và yêu cầu của từng loại tài liệu.

Một sửa chữa không được xác thực trên chứng từ do beneficiary phát hành có thể tạo ra nghi ngờ. Sửa chữa trên chứng từ do hãng tàu, công ty bảo hiểm hoặc tổ chức giám định phát hành có thể phải được xác thực bởi chủ thể phù hợp.

Vì bài này chỉ trình bày nguyên tắc UCP, cách xác thực sửa chữa, ai được quyền xác thực và trường hợp nào không cần xác thực sẽ được chuyển sang ISBP 821.

25. Ngân hàng có kiểm tra phép tính không?

Ngân hàng có thể xem xét những phép tính thể hiện trực tiếp trên chứng từ trong phạm vi xác định dữ liệu có mâu thuẫn hay không.

Nếu hóa đơn ghi 100 units × 1.000 USD nhưng tổng cộng là 120.000 USD, sự không nhất quán nằm ngay trên chứng từ.

Tuy nhiên, ngân hàng không có nghĩa vụ thực hiện những phép tính phức tạp không được yêu cầu hoặc suy luận thương mại ngoài bộ hồ sơ.

Tập quán chi tiết về mathematical calculations được ISBP 821 đề cập như một nguyên tắc thực hành riêng. ICC xác định ISBP 821 là hướng dẫn cập nhật để tích hợp những nguyên tắc UCP vào việc lập và kiểm tra từng loại chứng từ.

26. Ngân hàng có kiểm tra lỗi chính tả không?

Một lỗi đánh máy không tự động tạo ra sai biệt. Cần xác định lỗi đó có làm thay đổi ý nghĩa hay không.

Ví dụ, “Compnay” thay cho “Company” có thể được nhận biết rõ là lỗi đánh máy và không làm thay đổi chủ thể.

Nhưng một chữ số sai trong số tiền, ngày shipment, mã sản phẩm hoặc số container có thể dẫn đến dữ liệu khác hoàn toàn.

Nguyên tắc vẫn là: mức độ quan trọng không phụ thuộc vào lỗi dài hay ngắn mà phụ thuộc vào hậu quả về ý nghĩa và sự mâu thuẫn.

27. Ngân hàng kiểm tra chứng từ trong bao lâu?

Theo Điều 14(b), mỗi ngân hàng thuộc phạm vi điều khoản có tối đa năm banking days, tính từ ngày tiếp theo ngày presentation, để xác định bộ chứng từ có phù hợp hay không. Thời hạn này không bị rút ngắn bởi việc Expiry Date hoặc Last Day for Presentation xảy ra sau ngày xuất trình. 

Trong thời gian đó, ngân hàng kiểm tra:

• Bộ hồ sơ có đủ chứng từ được yêu cầu hay không;

• Dữ liệu có đáp ứng L/C không;

• Quy định UCP áp dụng cho từng chứng từ có được đáp ứng không;

• Các dữ liệu có mâu thuẫn không;

• Chứng từ có đúng bản gốc, bản sao và số lượng không;

• Presentation có đúng hạn và đúng nơi không.

Nếu ngân hàng xác định bộ chứng từ không phù hợp và quyết định từ chối, ngân hàng phải thực hiện thông báo từ chối theo Điều 16 UCP 600.

28. Ngân hàng có thể yêu cầu thêm chứng từ ngoài L/C không?

Trong việc đánh giá complying presentation theo UCP 600, ngân hàng không được tùy ý bổ sung một chứng từ mới mà L/C không yêu cầu.

Tuy nhiên, ngân hàng có thể yêu cầu hồ sơ phục vụ các quy định pháp luật, phòng chống rửa tiền, cấm vận, quản trị khách hàng hoặc quy trình nội bộ. Những tài liệu đó cần được phân biệt với bộ chứng từ được kiểm tra theo L/C.

Ví dụ, ngân hàng có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hợp đồng để thực hiện quy trình tuân thủ hoặc quản lý ngoại hối. Việc cung cấp hợp đồng không có nghĩa hợp đồng tự động trở thành một stipulated document theo L/C.

Doanh nghiệp cần phân biệt:

• Chứng từ xuất trình để yêu cầu thanh toán theo L/C;

• Hồ sơ ngân hàng yêu cầu vì mục đích pháp lý, tuân thủ hoặc tín dụng.

29. Applicant có tham gia kiểm tra chứng từ không?

Issuing bank là chủ thể có trách nhiệm kiểm tra và quyết định theo cam kết tín dụng. Applicant có thể được ngân hàng hỏi về việc waive discrepancies nếu bộ chứng từ không phù hợp.

Tuy nhiên, ý kiến của applicant không thay thế nghĩa vụ kiểm tra của issuing bank. Nếu bộ chứng từ phù hợp, applicant không có quyền đơn giản yêu cầu ngân hàng từ chối chỉ vì không muốn nhận hàng.

Ngược lại, nếu bộ chứng từ có sai biệt, việc applicant đồng ý bỏ qua chưa chắc tự động buộc issuing bank phải honour. Issuing bank vẫn có quyền quyết định có chấp nhận waiver hay không trong phạm vi quan hệ ngân hàng.

Điều quan trọng là complying presentation được đánh giá theo L/C, UCP và tập quán ngân hàng, không theo cảm nhận chủ quan của applicant.

30. Chứng từ có sai biệt nhưng applicant đồng ý thì có trở thành phù hợp không?

Không. Việc applicant waive discrepancy có thể tạo cơ sở để issuing bank chấp nhận bộ hồ sơ và thanh toán. Nhưng bộ chứng từ ban đầu vẫn là discrepant presentation, không trở thành complying presentation chỉ vì được waiver.

Sự phân biệt này quan trọng trong đánh giá năng lực chứng từ.

Nếu doanh nghiệp thường xuyên lập hồ sơ sai nhưng cuối cùng vẫn được người mua chấp nhận, điều đó không có nghĩa quy trình đang tốt. Beneficiary vẫn phụ thuộc vào thiện chí của applicant và quyết định của issuing bank.

Mục tiêu chuyên nghiệp phải là xuất trình phù hợp ngay từ đầu, không phải “có sai nhưng xin được”.

31. Vai trò của ISBP 821 sau các nguyên tắc UCP

UCP 600 đưa ra khung nguyên tắc:

• Kiểm tra trên cơ sở chứng từ;

• Dữ liệu không cần đồng nhất nhưng không được mâu thuẫn;

• Chứng từ không được yêu cầu sẽ bị bỏ qua;

• Điều kiện phi chứng từ được xem là không được nêu;

• Chứng từ không quy định người phát hành có thể được đánh giá theo chức năng;

• Ít nhất một bản gốc phải được xuất trình;

• Copy có thể được đáp ứng bằng copy hoặc original;

• Ngân hàng có tối đa năm banking days để kiểm tra.

ISBP 821 đi sâu vào việc các nguyên tắc này được áp dụng thế nào đối với chữ ký, ngày tháng, sửa chữa, viết tắt, hóa đơn, vận đơn, Air Waybill, CMR, Insurance Document và Certificate of Origin. ICC mô tả ISBP 821 là hướng dẫn thực hành cập nhật năm 2023, phải được đọc cùng UCP 600 và hỗ trợ cả ngân hàng lẫn beneficiary trong việc lập, xuất trình và kiểm tra chứng từ.

Bài viết này vì vậy chỉ xây dựng phần nền. Những kết luận chi tiết về từng chứng từ cần được đưa ra sau khi áp dụng đúng điều khoản UCP và phần hướng dẫn tương ứng trong ISBP 821.

32. Những lỗi doanh nghiệp thường mắc phải

Lỗi đầu tiên là cho rằng ngân hàng kiểm tra hàng hóa hoặc việc thực hiện hợp đồng. Ngân hàng kiểm tra trên cơ sở chứng từ.

Lỗi thứ hai là yêu cầu mọi chứng từ phải giống nhau từng chữ. UCP chỉ yêu cầu dữ liệu không mâu thuẫn khi đọc trong bối cảnh.

Lỗi thứ ba là cho rằng mọi khác biệt đều được phép vì dữ liệu không cần identical. Những khác biệt làm thay đổi ý nghĩa vẫn là sai biệt.

Lỗi thứ tư là xuất trình thêm quá nhiều chứng từ không được yêu cầu với suy nghĩ bộ hồ sơ càng dày càng tốt.

Lỗi thứ năm là không nhận diện điều kiện phi chứng từ và tưởng rằng ngân hàng sẽ kiểm soát chất lượng hàng hóa.

Lỗi thứ sáu là chấp nhận một chứng từ mà không xác định ai có quyền phát hành hoặc ký.

Lỗi thứ bảy là ép ngày ký và ngày phát hành của mọi tài liệu phải giống nhau mà không xem xét chức năng.

Lỗi thứ tám là nhầm bản photocopy với bản gốc hoặc hiểu sai “in duplicate”.

Lỗi thứ chín là đưa hợp đồng vào để giải thích một sai biệt trong L/C.

Lỗi thứ mười là phụ thuộc vào waiver thay vì xây dựng quy trình tạo complying presentation.

33. Góc nhìn chuyên gia SIMEX: Kiểm tra chứng từ không phải là tìm lỗi, mà là xác định tính nhất quán của một câu chuyện giao dịch

Trong thực tế đào tạo, SIMEX nhận thấy nhiều người kiểm tra chứng từ bằng cách tô màu mọi khác biệt. Cách làm này hữu ích để phát hiện dữ liệu cần xem xét nhưng chưa đủ để kết luận sai biệt.

Một người làm chứng từ chuyên nghiệp phải đi qua bốn bước.

Bước thứ nhất, xác định chức năng của từng tài liệu.

Bước thứ hai, kiểm tra tài liệu đó có đáp ứng điều kiện cụ thể của L/C và điều khoản UCP áp dụng hay không.

Bước thứ ba, đọc dữ liệu trong bối cảnh của chính chứng từ.

Bước thứ tư, kiểm tra chéo để xác định toàn bộ hồ sơ có kể một câu chuyện giao dịch nhất quán hay không.

Nếu Invoice ghi 1.000 cartons, Packing List giải thích 1.000 cartons chứa 20.000 pieces và vận đơn cũng ghi 1.000 cartons, bộ hồ sơ đang hỗ trợ cùng một câu chuyện.

Nếu vận đơn ghi 900 cartons, câu chuyện không còn nhất quán.

Mục tiêu của kiểm tra không phải là làm cho tất cả tài liệu trông giống nhau. Mục tiêu là bảo đảm các tài liệu không phủ định nhau và cùng đáp ứng cấu trúc thanh toán của L/C.

34. Checklist nguyên tắc kiểm tra theo UCP 600

Khi rà soát một bộ xuất trình, doanh nghiệp nên đặt các câu hỏi sau:

• Bộ hồ sơ đã đủ các chứng từ được L/C yêu cầu chưa?

• Mỗi chứng từ có được phát hành bởi đúng chủ thể không?

• Chứng từ có thực hiện đúng chức năng được yêu cầu không?

• Chữ ký và tư cách người ký có phù hợp không?

• Ngày tháng có hợp lý với chức năng tài liệu không?

• Có ít nhất một bản gốc của mỗi chứng từ được yêu cầu không?

• Yêu cầu về số lượng original và copy đã được đáp ứng chưa?

• Có chứng từ nào không được L/C yêu cầu và nên loại khỏi bộ hồ sơ không?

• L/C có điều kiện phi chứng từ nào không?

• Dữ liệu có mâu thuẫn trong chính chứng từ không?

• Dữ liệu có mâu thuẫn giữa các chứng từ không?

• Dữ liệu có mâu thuẫn với L/C không?

• Sự khác biệt chỉ là khác cách viết hay đã làm thay đổi ý nghĩa?

• Presentation có đúng nơi, đúng hạn và trong thời hạn xuất trình không?

• Những vấn đề chi tiết nào cần đối chiếu thêm với ISBP 821?

35. Hộp phân biệt nhanh

Không bắt buộc giống hệt:

• Tên công ty viết đầy đủ và viết tắt thông dụng.

• Kilograms và kgs.

• Metric tons và mt.

• Mô tả hàng hóa chi tiết trên hóa đơn và khái quát hơn trên vận đơn.

• Ngày kiểm tra và ngày phát hành chứng thư khác nhau nhưng hợp lý.

• Original và copy được sử dụng theo đúng wording của L/C cùng Điều 17.

Có thể tạo mâu thuẫn:

• Hai số lượng khác nhau cho cùng một dữ liệu.

• Hai quốc gia xuất xứ khác nhau.

• Freight Prepaid và Freight Collect.

• Hai ngày shipment khác nhau không thể giải thích.

• Người phát hành khác chủ thể được L/C chỉ định.

• Chứng từ tự chứa hai tổng trị giá khác nhau.

• Chứng từ bắt buộc phủ định một điều kiện phi chứng từ trong L/C.

Được ngân hàng bỏ qua:

• Chứng từ không được L/C yêu cầu và không trở thành phần của tài liệu bắt buộc.

• Điều kiện phi chứng từ không có tài liệu chứng minh, với điều kiện không có dữ liệu bắt buộc mâu thuẫn.

36. Thuật ngữ cần nhớ

Document Examination là quá trình ngân hàng kiểm tra presentation trên cơ sở chứng từ.

On Their Face là tiêu chuẩn đánh giá biểu hiện của tài liệu khi được đọc trên bề mặt và trong bối cảnh, không phải điều tra thực tế hàng hóa.

Identical Data là dữ liệu đồng nhất hoàn toàn; UCP 600 không đặt ra yêu cầu chung rằng mọi dữ liệu phải identical.

Conflict of Data là sự mâu thuẫn về ý nghĩa trong một chứng từ, giữa các chứng từ hoặc giữa chứng từ với L/C.

Stipulated Document là chứng từ được L/C yêu cầu.

Non-Stipulated Document là chứng từ được xuất trình nhưng không được L/C yêu cầu; ngân hàng có thể bỏ qua và trả lại.

Non-Documentary Condition là điều kiện trong L/C không quy định chứng từ dùng để chứng minh.

Issuer of a Document là chủ thể phát hành chứng từ.

Original Document là chứng từ biểu hiện đặc điểm bản gốc theo Điều 17 UCP 600.

Copy là bản sao; khi L/C yêu cầu copy, bản gốc hoặc bản sao đều có thể được xuất trình.

37. Câu hỏi tự kiểm tra

Câu 1: Ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ dựa trên hàng hóa thực tế hay dựa trên documents?

Đáp án: Ngân hàng kiểm tra trên cơ sở chứng từ được xuất trình.

Câu 2: Dữ liệu trên tất cả chứng từ phải giống hệt từng từ đúng hay sai?

Đáp án: Sai. Dữ liệu không cần đồng nhất nhưng không được mâu thuẫn khi đọc trong bối cảnh.

Câu 3: Invoice ghi 100 metric tons và Packing List ghi 100,000 kilograms. Đây tự động là sai biệt đúng hay sai?

Đáp án: Sai. Hai dữ liệu có thể hoàn toàn tương đương.

Câu 4: L/C không yêu cầu Quality Certificate nhưng beneficiary vẫn xuất trình. Ngân hàng xử lý thế nào?

Đáp án: Ngân hàng có thể bỏ qua và trả lại chứng từ không được yêu cầu.

Câu 5: L/C ghi “goods must be packed in wooden cases” nhưng không yêu cầu chứng từ chứng minh. Đây là gì?

Đáp án: Đây có thể là điều kiện phi chứng từ và ngân hàng sẽ xem điều kiện như không được nêu khi kiểm tra.

Câu 6: Nếu Packing List bắt buộc lại ghi “packed in plastic bags” thì ngân hàng có bỏ qua mâu thuẫn không?

Đáp án: Không. Dữ liệu trong chứng từ bắt buộc đang mâu thuẫn với điều kiện của L/C.

Câu 7: L/C yêu cầu một Packing Certificate nhưng không nêu người phát hành hoặc nội dung. Ngân hàng có thể chấp nhận tài liệu thế nào?

Đáp án: Ngân hàng có thể chấp nhận nếu tài liệu biểu hiện thực hiện chức năng của Packing Certificate và không mâu thuẫn với L/C hoặc các chứng từ khác.

Câu 8: L/C yêu cầu “Packing List in duplicate”. Có bắt buộc hai bản gốc không?

Đáp án: Không. Có thể đáp ứng bằng ít nhất một bản gốc và một bản sao, trừ khi chứng từ chỉ ra khác.

Câu 9: L/C yêu cầu copy của một chứng từ. Beneficiary có thể nộp original không?

Đáp án: Có. Điều 17 cho phép nộp bản gốc hoặc bản sao khi L/C yêu cầu copy.

Câu 10: Applicant đồng ý bỏ qua sai biệt thì bộ chứng từ ban đầu trở thành complying presentation đúng hay sai?

Đáp án: Sai. Hồ sơ vẫn là discrepant presentation nhưng có thể được thanh toán nếu issuing bank chấp nhận waiver.

38. Kết luận

Ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ trên cơ sở riêng các tài liệu được xuất trình để xác định chúng có biểu hiện là một complying presentation hay không. Ngân hàng không kiểm tra hàng hóa, không trực tiếp xác minh việc thực hiện hợp đồng và không sử dụng hợp đồng để sửa những điều kiện trong L/C.

UCP 600 không yêu cầu dữ liệu trên mọi chứng từ phải giống hệt từng chữ. Dữ liệu phải được đọc trong bối cảnh của tín dụng, chính chứng từ và tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế. Chúng có thể khác về cách viết, mức độ chi tiết hoặc đơn vị thể hiện, nhưng không được mâu thuẫn.

Chứng từ không được L/C yêu cầu sẽ bị ngân hàng bỏ qua và có thể được trả lại. Điều kiện phi chứng từ, tức điều kiện không quy định tài liệu chứng minh, sẽ được xem là không được nêu khi ngân hàng kiểm tra. Tuy nhiên, dữ liệu xuất hiện trên một chứng từ bắt buộc vẫn không được phủ định điều kiện đó.

Người phát hành, người ký, ngày tháng, bản gốc và bản sao đều phải được xem xét theo wording của L/C và điều khoản UCP áp dụng. Ít nhất một bản gốc của mỗi chứng từ được yêu cầu phải được xuất trình. Nếu L/C yêu cầu copy, beneficiary có thể nộp original hoặc copy. Nếu yêu cầu “in duplicate”, thông thường có thể dùng một bản gốc và một bản sao, trừ khi tài liệu cho biết khác.

Những nguyên tắc này tạo thành khung kiểm tra chung của UCP 600. Tuy nhiên, chúng chưa trả lời toàn bộ câu hỏi thực hành đối với từng loại chứng từ. Cách ký vận đơn, ngày của chứng từ bảo hiểm, mô tả hàng hóa trên hóa đơn, sửa chữa trên C/O, cách xác định original hoặc copy và hàng trăm tình huống cụ thể khác cần được phân tích theo ISBP 821.

Trong bài tiếp theo, SIMEX sẽ phân tích chứng từ có sai biệt được ngân hàng xử lý như thế nào, thông báo từ chối hợp lệ phải chứa những nội dung gì, thời hạn gửi thông báo, cơ chế xin waiver từ applicant và hậu quả khi ngân hàng thông báo từ chối không đúng Điều 16 UCP 600.