Những Sai Sót Thường Gặp Của Bộ Chứng Từ Thanh Toán Bằng L/C

Khi thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ, về mặt nguyên tắc, trước lúc người mua lấy được chứng từ và ra cảng nhận hàng thì ngân hàng Mở vẫn là chủ sở hữu của lô hàng, thông qua việc giữ trong tay bộ chứng từ. Trong trường hợp, người mua không có khả năng thanh toán cho ngân hàng (trường hợp ký quỹ không đủ 100%), ngân hàng sẽ tiến hành giam giữ bộ chứng từ và trường hợp xấu nhất là họ phải bán lại chứng từ này cho một bên khác để thu hồi số tiền mà người mua còn nợ họ. Do vậy, ngân hàng Mở sẽ rất cẩn thận và kiểm tra nghiêm ngặt bộ chứng từ. Nếu hợp lý, hợp lệ thì họ mới tiến hành thanh toán cho người bán. Vì nếu chứng từ nhận được là chứng giả hoặc không hợp lệ, ngân hàng coi như không thể hợp thức hoá trong việc sở hữu lô hàng còn nằm ngoài cảng.

MỤC LỤC

Xuất phát từ lý do trên, người bán khi thoả thuận thanh toán bằng L/C thì phải chuẩn bị chứng từ cho thật kỹ càng và phù hợp với yêu cầu của L/C.

Dưới đây, người viết sẽ trình bày cách để chuẩn bị một bộ chứng từ hàng hoá sao cho đúng đắn nhất với yêu cầu của L/C:

1. Hoá đơn thương mại – Commercial Invoice

Số bản gốc, copy xuất trình phải đúng số bản L/C yêu cầu. Nếu không có quy định cụ thể, phải xuất trình tối thiểu một bản gốc.

Tên hoá đơn:

Invoice hoặc Commercial Invoice

Số hoá đơn:

Ghi số của hoá đơn theo thông lệ lưu chứng từ của công ty: No. 123/EX/[tên khách hàng]

Phải dẫn chiêu số của L/C: Under Contract No. XYZ or Under L/C No, nếu L/C yêu cầu điều này.

Ngày hoá đơn:

Phải trước hoặc bằng ngày ký B/L.

Người Bán:

Nếu Seller là người xuất khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Shipper trên B/L. Mục này ghi: Seller/Shipper/Exporter: [tên cùng một công ty]
Nếu Seller là một Trader, không có giấy phép xuất khẩu, không xuất khẩu trực tiếp được, người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng là Shipper/Exporter, chứ không phải Seller. Trong hóa đơn mà Seller xuất cho Buyer, nếu Buyer có yêu cầu, thì ghi thành 02 dòng:

Seller [tên của Trader]
Shipper/Exporter [tên của Supplier/Shipper/Exporter, người có giấy phép xuất khẩu trực tiếp]

Nếu L/C cho phép người lập hoá đơn là bên thứ 3 “Commercial Invoice by 3^rd party is acceptable” thì chỉ cần ghi tên của exporter ở mục Seller cũng được.
Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax

Người Mua:

Nếu Buyer là người nhập khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Consignee trên B/L. Mục này ghi: Buyer/Consignee/Importer: [tên cùng một công ty]
Nếu Buyer không có giấy phép nhập khẩu, không nhập khẩu trực tiếp được (hoặc Buyer là một trader bán hàng lại cho một người khác), người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng là Consignee/Importer chứ không phải Buyer. Trong hóa đơn xuất cho Buyer, nếu Buyer có yêu cầu, thì ghi thành 02 dòng:
Buyer [tên của người mua hàng trên hợp đồn]
Conssignee/Importer [tên của người nhập khẩu trực tiếp]

Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax.

Notify party: Ghi giống như trên B/L

Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax.

Tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến (Nơi pick-up hàng, nơi giao hàng cuối cùng, pre-carriage, on-carriage... nếu có): giống như trên B/L đề cập.

Tên hàng, số lượng hàng, đơn giá, tổng trị giá.

Mô tả hàng hoá = Description of goods:

Ghi đúng tên hàng trên L/C và khớp với các chứng từ khác.

Số lượng hàng = Quantity/Weight

Là số lượng ghi trên L/C;

Là số lượng, trọng lượng net của hàng ghi trên L/C;

Số lượng, trọng lượng trên hoá đơn không có dung sai.

Số lượng, trọng lượng phải có đơn vị tính phù hợp với đơn vị tính đã nêu trong L/C

Đơn giá: = Unit price

Phải đầy đủ mức giá, đơn vị tính, đồng tiền thanh toán và điều kiện bán hàng

Tổng trị giá = Total amount

Bằng số và bằng chữ

Trong trường hợp, sau khi hợp đồng đã được ký, lại phát sinh khoản giảm trừ cho giá trị: không để vào L/C vì ngân hàng không chấp nhận.

Phương thức thanh toán: Payment term

Ghi ngắn gọn phương thức thanh toán

Thông tin ngân hàng của người thụ hưởng:

Tên ngân hàng = Bank’s name
Ghi đầy đủ tên ngân hàng, tên viết tắt và tên chi nhánh
Địa chỉ ngân hàng = Banks’s address
SWIFT code
Tên người thụ hưởng = Beneficiary’s name: Ghi tên của công ty người bán
Địa chỉ của người thụ hưởng = Beneficiary’s Address: Địa chỉ công ty người thụ hưởng
Số tài khoản ngân hàng = Banking account:

Đóng dấu ký tên của người ký phát hoá đơn.

Nếu L/C yêu cầu “Signed Commercial Invoice” thì hoá đơn phải có chữ ký của người thụ hưởng/người XK.

Nếu không yêu cầu, hoá đơn không ký tên, có con dấu vẫn hợp lệ.

Có trường hợp là tên tiếng Việt của công ty thể hiện trên dấu mộc của công ty không phù hợp với tên gọi của người thụ hưởng (thường là tên tiếng Anh) thì nội dung L/C khi mở, ở mục tên người thụ hưởng, phải ghi cả tên giao dịch (bằng tiếng Anh) và tên tiếng Việt thể hiện trên con dấu.

2. Packing List

Số bản gốc, copy xuất trình phải đúng số bản L/C yêu cầu. Nếu không có quy định cụ thể, phải xuất trình tối thiểu một bản gốc.

Tên P/L: Packing List

Số của P/L:

Ghi số của P/L theo thông lệ lưu chứng từ của công ty: No. 123/EX/[tên khách hàng]

Dẫn chiếu số của hợp đồng hoặc số của L/C: Under Contract No. XYZ or Under L/C No.

Ngày của P/L:

Thường ngay hoặc sau ngày của hợp đồng, ngay hoặc sau ngày của L/C.

Người bán:

Nếu Seller là người xuất khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Shipper trên B/L. Mục này ghi: Seller/Shipper/Exporter: [tên cùng một công ty]
Nếu Seller là một Trader, không có giấy phép xuất khẩu, không xuất khẩu trực tiếp được, người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng là Shipper/Exporter, chứ không phải Seller. Trong P/L mà Seller xuất cho Buyer, nếu Buyer có yêu cầu, thì ghi thành 02 dòng:

Seller [tên của Trader]
Shipper/Exporter [tên của Supplier/Shipper/Exporter, người có giấy phép xuất khẩu trực tiếp]

Nếu L/C cho phép người lập PL là bên thứ 3 “Packing List by 3^rd party is acceptable” thì chỉ cần ghi tên của exporter ở mục Seller cũng được.
Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax.

Người mua:

Nếu Buyer là người nhập khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Consignee trên B/L. Mục này ghi: Buyer/Consignee/Importer: [tên cùng một công ty]
Nếu Buyer không có giấy phép nhập khẩu, không nhập khẩu trực tiếp được (hoặc Buyer là một trader bán hàng lại cho một người khác), người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng là Consignee/Importer chứ không phải Buyer. Trong P/L xuất cho Buyer, nếu Buyer có yêu cầu, thì ghi thành 02 dòng:
Buyer [tên của người mua hàng trên hợp đồn]
Consignee/Importer [tên của người nhập khẩu trực tiếp]

Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax.

Notify party: Ghi giống như trên B/L

Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax.

Tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến (Nơi pick-up hàng, nơi giao hàng cuối cùng, pre-carriage, on-carriage... nếu có): giống như trên B/L đề cập.

Tên hàng, số lượng hàng

Mô tả hàng hoá = Description of goods:

Ghi đúng tên hàng trên L/C và khớp với các chứng từ khác.

Số lượng hàng/trọng lượng = Quantity/Weight

Phải ghi đủ:

Số cont, số seal, số lượng containers (nếu hàng đóng trong cont)
Số hiệu của pallets, số lượng của pallets (nếu hàng đóng trong pallets)
Số lượng: là số lượng ghi trên LC (là số lượng sản phẩm, số lượng cartons, bags)
Net Weight: là trọng lượng tịnh tính được của lô hàng;
Tare weight: là trọng lượng của bao bì;
Gross weight: là trọng lượng cả bì
Measurement: Số khối (tính bằng CBM)

Số lượng, trọng lượng trên P/L không có dung sai.

Số lượng, trọng lượng phải có đơn vị tính phù hợp với đơn vị tính đã nêu trong LC

Cách đóng gói:

Mô tả ngắn gọn quy cách đóng gói nếu cần

Đóng dấu ký tên của người ký phát hoá đơn.

Nếu L/C yêu cầu “Signed Packing List” thì P/L phải có chữ ký của người thụ hưởng/người XK.

Nếu không yêu cầu, P/L không ký tên, có con dấu vẫn hợp lệ.

3. Vận đơn

Vận đơn là do hãng tàu phát hành theo nội dung mà người bán gửi cho họ, do vậy ngay từ lúc gửi Chi tiết B/L (S/I), người bán đã phải lưu ý phần này để gửi cho đúng nội dung, tránh mất thời gian chỉnh sửa B/L nháp qua lại; hoặc nếu không phù hợp với yêu cầu của L/C, phải tốn phí tu chỉnh B/L.

Số bản gốc, bản copy:

Nếu L/C không quy định: tốt nhất là nộp đủ 3 bản gốc 3 bản copy

Nếu L/C quy định “At least two B/L:” thì phải nộp 2 bản gốc, một bản copy. (bản chính còn lại là gửi cho người NK để minh chứng người bán đã giao hàng)

Tên của vận đơn:

Nếu L/C yêu cầu là Bill of Lading thì tên phải là Bill of Lading

Nếu L/C yêu cầu là Sea Way Bill thì tên phải là Sea Way Bill

Tên không cần có chữ “ocean” hay “marine”.

Tên của shipper:

Theo cách hiểu và tập quán thông thường, tên của Shipper phải là tên của người XK – Expoter.

Trường hợp buôn bán hai bên:

Tên ghi ở ô shipper cũng chính là tên của người xuất khẩu Export, là tên của người bán Seller

Trong trường hợp buôn bán ba bên (qua trung gian)

* Sử dụng L/C chuyển nhượng. (lúc này có một Supplier, người đứng giữa – một Trader, và người mua cuối cùng – một Client): Tên của Shipper sẽ chính là tên của Supplier.

* Sử dụng L/C giáp lưng. (lúc này có một Supplier, người đứng giữa – một Trader, và người mua cuối cùng – một Client)

Theo L/C mà Trader mở cho Supplier, tên ghi ở ô Shipper trên B/L (trong bộ chứng từ mà Supplier gửi cho Trader) là tên của Supplier.

Theo L/C mà Client mở cho Trader, tên ghi ở ô shipper trên B/L (trong bộ chứng từ mà Trader gửi cho Client) là tên của Trader. Vì dùng L/C giáp lưng là do Trader muốn giấu tên của Supplier đi nên lúc này Trader đã đến hãng tàu để Switch B/L, đổi tên ghi ở ô Shipper từ tên của Supplier sang tên của mình.

Tóm lại, nếu bạn là một trader, chuyện kinh doanh của bạn là 3 bên, nếu L/C không có quy định gì khác, thì việc ghi tên Shipper như vậy là hợp lý và không bị ngân hàng bắt bất hợp lệ.

Tên của Consignee:

Thông thường khi thanh toán bằng L/C, ngân hàng Mở sẽ yêu cầu ghi ở ô consignee là tên của Ngân hàng Mở.

Mặt sau của vận đơn sẽ ký hậu theo 3 cách + 2 kiểu như người viết đã phân tích ở phần các loại vận đơn theo lệnh. Tóm lại, ngân hàng Mở hay L/C yêu cầu như thế nào thì mục này sẽ ghi như yêu cầu ấy.

Tên của Notyfy Party:

Ghi tên của người NK (người yêu cầu mở L/C)

Tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến (thêm điểm lấy hàng nội địa nước XK và điểm giao hàng cuối cùng ở nội địa nước NK – nếu dùng vận tải đa phương thức)

Phải thể hiện đúng như L/C yêu cầu.

L/C yêu cầu cảng bốc là cụm cảng Tp. HCM: “Port of loading: HCMC Port”, thì trên B/L chỉ cần thể hiện tên bất cứ cảng nào nằm ở khu vực Tp. HCM (ví dụ Cảng Cát Lái, Cảng VICT…). Đối với cảng dỡ cũng cùng một cách hiểu như vậy.

Nếu L/C quy định cấm chuyển tải thì ngân hàng vẫn chấp nhận các chứng từ vận tải đa phương thức dù trên chứng từ này CÓ THỂ HIỆN CHUYỂN TẢI đã xảy ra, miễn là toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hoá (dù có sử dụng nhiều loại phương tiện vận tải) chỉ sử dụng một chứng từ vận tải đa phương thức duy nhất (miễn là hàng hoá được vận chuyển theo hành trình đã quy định trong L/C).

Mô tả hàng hoá – Description of goods.

Không cần mô tả chi tiết hàng hoá trên vận đơn. Phần này chỉ cần ghi đúng như những gì L/C yêu cầu. Phải khớp với các chứng từ khác như INV, PL, CO,…

Số lượng hàng hoá

B/L phải thể hiện đủ số ghi trên INV, và như L/C ghi.

L/C không cho phép giao hàng từng phần thì B/L phải thể hiện việc giao đủ số lượng đã quy định (nếu có sai số phải nằm trong dung sai cho phép đã quy định trong L/C)

Ngày xếp hàng lên tàu/Ngày tàu chạy/Ngày phát hành vận đơn.

Ghi rõ theo yêu cầu của L/C:

Laden on board date: Ngày xếp hàng lên tàu; chưa chắc/không phải là ngày tàu rời đi.

Shipped on board date: Ngày tàu chạy/rời khỏi cảng bốc.

L/C yêu cầu vận đơn phải ghi “on board” (hàng đã để trong hầm tàu) thì dòng chữ trên vận đơn ghi “on deck cargo” (đã chất lên boong tàu) sẽ không được chấp nhận.

Trường hợp trên B/L chỉ có ngày phát hành vận đơn mà không có ngày Laden on board hay Shipped on Board. Và L/C yêu cầu B/L phải là Laden on board B/L hay Shipped on board B/L, người XK muốn chứng từ phù hợp với yêu cầu của L/C (ngày cấp vận đơn sẽ trở thành ngày giao hàng như quy định trong L/C và hợp đồng mua bán) thì người XK phải yêu cầu hãng tàu thêm dòng chữ “Đã xếp lên tàu ngày…tháng… năm…: shipped (or laden) on board date…” và ký đóng dấu vào dòng chữ này, từ đó nó sẽ trở thành vận đơn hàng đã xếp lên tàu và có thể thanh toán được theo quy định trong L/C và hợp đồng mua bán.

Để tránh những rắc rối thế này, đa phần hiện nay các hãng tàu đều có ghi đủ hai mục là ngày phát hành Issue Date và Laden on board date/Shipped on board date. Và hai mục này thường cùng một ngày.

Nếu L/C ghi “Received for shipment B/L acceptable” thì B/L không cần ghi ngày laden onboard/shipped on board”.

Nếu vận đơn ghi Ngày On board trước ngày Phát hành => Vận đơn sai tính pháp lý. Nên yêu cầu ký phát lại.

Nếu vận đơn ghi Ngày Shipped on board/Laden on board sau ngày Phát hành => Ngày giao hàng được hiểu là ngày phát hành B/L. Nhưng nếu L/C yêu cầu hai ngày này phải giống nhau thì người XK nên yêu cầu hãng tàu ghi ngày Phát hành B/L trùng với ngày Shipped on board/Laden on board để không bị ngân hàng bắt bất hợp lệ.

Một câu chuyện khác, tình huống trong thực tế, khi thoả thuận thời gian giao hàng trong hợp đồng, hai bên mua bán sẽ thường ghi những câu chữ như sau, đồng thời dẫn tới việc quy định trên L/C sẽ như sau:

*Ngày giao hàng trên hợp đồng ghi:*	*Ngày giao hàng trên L/C sẽ ghi theo kiểu ngày giao hàng muộn nhất được phép:*	*Ngày giao hàng trên chứng từ vận tải phải thể hiện như sau để không bị phạt phí bất hợp lệ:*
“on 16^th Oct 2018”	"181016"	Được thể hiện bất cứ ngày nào từ này 11^th Oct 2018 cho đến ngày 21^st Oct 2018. (UCP cho phép dao động 05 ngày).
“about 16^th Oct 2018”		Được thể hiện bất cứ ngày nào từ này 11^th Oct 2018 cho đến ngày 21^st Oct 2018. (UCP cho phép dao động 05 ngày).
		Thể hiện ngày 16^th Oct 2018 hoặc bất cứ ngày nào trước đó.
“from 10^th Oct 2018 to 16^th Oct 2018”		Được thể hiện bất cứ ngày nào từ này 10^th Oct 2018 cho đến ngày 16^th Oct 2018.
“before 16^th Oct 2018”		Thể hiện ngày 15^th Oct 2018 hoặc bất cứ ngày nào trước đó.
“not allowed after/not later than 16^th Oct 2018”		Thể hiện ngày 15^th Oct 2018 hoặc bất cứ ngày nào trước đó.
“in first half of Oct 2018”		Được thể hiện bất cứ ngày nào từ này 1^st Oct 2018 cho đến ngày 15^th Oct 2018.
“in second half of Oct 2018”		Được thể hiện bất cứ ngày nào từ này 15^th Oct 2018 cho đến ngày 31^st Oct 2018.
“at the beginning of Oct 2018”		Được thể hiện bất cứ ngày nào từ này 1^st Oct 2018 cho đến ngày 10^th Oct 2018.
“at the middle of Oct 2018”		Được thể hiện bất cứ ngày nào từ này 11^th Oct 2018 cho đến ngày 20^th Oct 2018.
“in the end of Oct 2018”		Được thể hiện bất cứ ngày nào từ này 21^st Oct 2018 cho đến ngày 31^st Oct 2018.
“in Oct 2018”		Được thể hiện bất cứ ngày nào từ này 1^st Oct 2018 cho đến ngày 31^st Oct 2018.
In the first week?

Người ký phát B/L.

Ghi theo yêu cầu của L/C. Thường B/L sẽ do một trong số các bên sau đây ký phát:

Người chuyên chở-hãng tàu ký phát, thì sau chữ ký của hãng tàu phải thể hiện dòng chữ “As the carrier” hoặc tương đương
Thuyền trưởng ký phát, thì sau chữ ký của thuyền trưởng phải thể hiện dòng chữ “As the Master” hoặc tương đương
Đại lý của hãng tàu ký phát (FWD) thì sau chữ ký của FWD phải thể hiện dòng chữ “As agent for the carrier”.
Người thay mặt thuyền trưởng ký thì sau chữ ký của người này phải thể hiện dòng chữ “On behalf of Mr. Jonh Herry, as the master”.

Nếu L/C yêu cầu cấp vận đơn sạch “Clean” thì trên vận đơn có/hoặc không có ghi rõ chữ “clean” đều được, chỉ cần không có những phê chú xấu nào về tình trạng của container/bao bì là được xem như hoàn hảo.

Nên nhớ B/L phải được xuất trình trong thời hạn xuất trình 21 ngày kể từ ngày phát hành B/L (nếu không có quy định gì khác)

4. Hối phiếu

Số bản:

Thường là phải xuất trình 2 bản gốc và một bản copy

Tên hối phiếu:

Bill of Exchange = Draft

Người lập hối phiếu:

Tên của người hưởng lợi L/C (người XK, người bán)

Có trường hợp là tên tiếng Việt của công ty thể hiện trên dấu mộc của công ty không phù hợp với tên gọi của người thụ hưởng (thường là tên tiếng Anh) thì nội dung L/C khi mở phải ghi cả tên giao dịch (bằng tiếng Anh) và tên tiếng Việt thể hiện trên con dấu.

Ngày tháng năm lập hối phiếu:

Tốt nhất là nên ghi trùng ngày (hoặc sau vài ngày) với ngày phát hành B/L cho đúng thông lệ thường dùng của quốc tế.

Thời hạn hiệu lực của hối phiếu: phải trong thời hạn hiệu lực của L/C.

Người bị ký phát:

Ghi tên của Ngân hàng Mở, hoặc các bên khác do ngân hàng này chỉ định. Vài ví dụ có thể kể đến như sau:

Nếu L/C yêu cầu ghi tên kèm theo/hoặc không kèm theo địa chỉ của ngân hàng Mở thì B/E phải ghi giống vậy;
Nếu L/C quy định “Available by payment at sight for 100% percent drawn on applicant” thì B/E phải được ký phát cho người mở thư tín dụng, tức người NK (mục To trên B/E ghi tên người NK). (Người XK thường từ chối điều này lúc kiểm tra L/C vì nếu ghi như vậy bất lợi cho người XK)
Nếu L/C quy định “Available… drawn on us” = “Available… drawn on Issuing bank” thì B/E sẽ phải ký phát cho ngân hàng này (mục To trên B/E ghi tên ngân hàng Mở).
Nếu L/C quy định “Available… drawn on [ngân hàng chi nhánh/ngân hàng chỉ định] thì B/E phải được ký phát cho ngân hàng này, (mục To treen B/E ghi tên ngân hàng này)

Số tiền và đồng tiền trên hối phiếu phải giống yêu cầu của L/C (không thấp hơn cũng không được vượt quá giá trị lô hàng mà L/C quy định), giống 100% số tiền trên hoá đơn. Số tiền bằng chữ phải giống số tiền bằng số. Nếu không giống nhau, ngân hàng sẽ trả theo số tiền nhỏ nhất.

5. Giấy chứng nhận bảo hiểm

Số bản:
Thường L/C yêu cầu xuất trình 3 bản gốc.

Nếu L/C không quy định thì xuất trình 2 bản chính

Tên chứng từ: Policy of Insurance

Người bảo hiểm:

Như L/C yêu cầu

Người được bảo hiểm:

Nếu L/C yêu cầu bảo hiểm mua bởi người mua thì tên người được hiểm phải ghi tên của người mua.

Nếu L/C không yêu cầu bảo hiểm mua bởi ai thì tên người được hiểm có thể ghi tên của người mua hoặc người bán. Nhưng nếu ghi tên người bán thì phải có chữ ký hậu của người bán.

Đối tượng được bảo hiểm

Ghi chính xác như phần mô tả hàng hoá trong các chứng từ khác

Cách đóng gói sơ bộ (nếu có)

Dẫn chiếu số hợp đồng/Số Invoive/Dẫn chiếu số L/C

Tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến, Chuyển tải…

Số vận đơn/Ngày vận đơn

Điều kiện bảo hiểm:

Đúng yêu cầu của L/C.

L/C quy định quãng đường bảo hiểm tới đâu thì chứng thư bảo hiểm phải thể hiện được quãng đường đó. Nếu không quy định, thì hàng hoá phải được bảo hiểm tới cảng dỡ cuối cùng.

Nếu L/C không quy định, chỉ cần mua loại ICC (C)

Số tiền bảo hiểm (loại tiền)/Trị giá bảo hiểm

Phải đúng giá trị ghi trên hoá đơn (x 110%)

Phải đúng loại tiền L/C quy định

Tỷ suất phí bảo hiểm: LC thường không yêu cầu ghi

Phí bảo hiểm: LC thường không yêu cầu ghi

Bên giám định tổn thất: LC thường không yêu cầu ghi

Bên/Nơi tiếp nhận khiếu nại/ trả tiền bồi thường thiệt hại: LC thường không yêu cầu ghi

Bên thụ hưởng tiền bồi thường thiệt hại: LC thường không yêu cầu ghi

Ngày phát hành/Nơi phát hành:

Ngày phát hành phải ngay hoặc trước ngày phát hành vận đơn.

Người phát hành/ Đóng dấu ký tên

Nếu L/C không chấp nhận chứng thư bảo hiểm do người môi giới phát hành thì chứng thư này sẽ không được chấp nhận.

Quy định về việc ký hậu

Nếu L/C quy định phải có chữ ký hậu của người mua bảo hiểm phải lật mặt sau ký tên đóng dấu. (người mua bảo hiểm lúc này chính là người XK)

Nếu L/C không quy định gì hết thì người mua bảo hiểm vẫn phải ký hậu và không ghi gì cả (ký hậu để trống)

Nếu L/C quy định chứng thư bảo hiểm phải được “endorsed to [tên ngân hàng mở] bank” thì người mua bảo hiểm lật mặt sau, ký tên đóng dấu và ghi dòng chữ “Pay to the order of [tên ngân hàng mở].

Nếu L/C quy định chứng thư bảo hiểm phải được “to order and endorsed in blank” thì người mua bảo hiểm lật mặt sau đóng dấu ký tên và ghi dòng chữ: “Pay to the order of [tên người cuối cùng nắm giữ chứng thư]”.

6. Giấy chứng nhận xuất xứ

Phải đúng Form, đúng tổ chức cấp C/O, các thông tin khác trên C/O phải phù hợp với các chứng từ khác.

Xem thêm: Giấy Chứng nhận Xuất Xứ

7. Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, trọng lượng

Ngày phát hành chứng từ này có thể trước, ngay hoặc sau ngày tàu chạy;

Nhưng ngày tiến hành việc giám định chất lượng/số lượng phải trước ngày tàu chạy.

8. Giấy chứng nhận hun trùng

Ngày phát hành chứng từ này có thể trước, ngay hoặc sau ngày tàu chạy;

Nhưng ngày tiến hành việc hun trùng phải trước ngày tàu chạy.

Tên chứng từ: Giấy chứng nhận hun trùng – Certificate of Fumigation

Số chứng từ: ghi theo kiểu của công ty hun trùng

Tên seller/shipper, buyer/consignee, notify party, tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến: phần này ghi theo yêu cầu của người yêu cầu giám định (thường giống nội dung của B/L và phù hợp với các chứng từ khác của lô hàng)

Số vận đơn, số cont, số seal: ghi giống vận đơn.

Mô tả hàng hoá: Tên hàng, NW, GW, Measurement, số lượng chi tiết, cách đóng gói sơ bộ (phải giống packing list nhưng có thể ngắn gọn hơn).

Loại thuốc hun trùng: Fumigant used

Thời gian hung trùng: Duration of treatment

Liều lượng: Dosage

Nơi hun trùng: Place of fumigation

Ngày hun trùng: Date of fumigation

Nơi và ngày ký phát chứng thư hun trùng: Place and date of Issuance

Đóng dấu ký tên của bên ký phát.