Trong thực tế, nhiều sai biệt không phát sinh từ một lỗi lớn như giao hàng trễ hay sai số tiền. Chúng phát sinh từ việc người lập chứng từ hiểu quá cứng tên gọi ghi trong L/C, sử dụng một tài liệu không thực hiện đúng chức năng cần chứng minh, để sai chủ thể phát hành hoặc trình bày chứng từ bằng một ngôn ngữ không phù hợp với yêu cầu của thư tín dụng.
Đây là nhóm vấn đề rất điển hình của ISBP 821, bởi chúng cho thấy rõ cách tư duy của tiêu chuẩn thực hành ngân hàng quốc tế: ngân hàng không chỉ nhìn vào tiêu đề của một tài liệu, cũng không được tự suy diễn thêm những tiêu chuẩn không được L/C yêu cầu. Chứng từ phải được đánh giá dựa trên chức năng, nội dung, người phát hành và bối cảnh của toàn bộ giao dịch.
1. Tên chứng từ không phải lúc nào cũng quyết định tính phù hợp
Một trong những nguyên tắc quan trọng của ISBP là chứng từ không nhất thiết phải mang đúng tên gọi được sử dụng trong L/C, miễn là nội dung của tài liệu đó thể hiện rõ chức năng của chứng từ được yêu cầu.
Điều này rất quan trọng vì trong thương mại quốc tế, cùng một chức năng chứng từ có thể được các doanh nghiệp, tổ chức giám định hoặc cơ quan khác nhau gọi bằng những tên khác nhau.
Ví dụ, L/C yêu cầu:
“Inspection Certificate.”
Người thụ hưởng xuất trình một tài liệu có tiêu đề:
“Survey Report.”
Nếu Survey Report này được phát hành bởi đúng chủ thể và nội dung xác nhận đầy đủ những vấn đề mà L/C yêu cầu đối với Inspection Certificate, ngân hàng không nên từ chối chỉ vì tên tài liệu không giống đúng hai chữ “Inspection Certificate”.
Tương tự, L/C yêu cầu:
“Certificate of Weight.”
Chứng từ được xuất trình có tiêu đề:
“Weight Statement.”
Nếu nội dung thể hiện trọng lượng và thực hiện đúng chức năng chứng nhận trọng lượng, tên gọi khác chưa chắc tạo thành sai biệt.
Điều này phản ánh nguyên tắc quan trọng: nội dung và chức năng có ý nghĩa hơn tiêu đề hình thức.
Tuy nhiên, sự linh hoạt này không có nghĩa người thụ hưởng có thể xuất trình bất kỳ tài liệu nào rồi cho rằng chức năng tương đương. Ngân hàng vẫn phải xác định liệu tài liệu được xuất trình có thật sự thể hiện chức năng cần thiết hay không.
2. Tiêu đề đúng nhưng chức năng sai vẫn có thể bị từ chối
Điều ngược lại cũng đúng.
Một chứng từ có thể mang đúng tên mà L/C yêu cầu nhưng nội dung không thực hiện đúng chức năng.
Ví dụ, L/C yêu cầu:
“Certificate of Quality confirming that the goods are Grade A.”
Người thụ hưởng xuất trình tài liệu có tiêu đề:
“Certificate of Quality.”
Nhưng bên trong chỉ ghi:
“Goods inspected on 15 August 2026.”
Không có bất kỳ nội dung nào xác nhận hàng hóa đạt Grade A.
Trong trường hợp này, việc tiêu đề hoàn toàn đúng không đủ để làm chứng từ phù hợp. Chức năng cần thiết là xác nhận chất lượng hàng hóa đạt Grade A, nhưng chứng từ không thực hiện chức năng đó.
Một ví dụ khác:
L/C yêu cầu:
“Certificate of Origin showing Vietnamese origin.”
Chứng từ mang tiêu đề “Certificate of Origin” nhưng không xác định hàng hóa có xuất xứ từ Việt Nam.
Đây cũng không phải một chứng từ đầy đủ chỉ vì tiêu đề đúng.
Do đó, khi kiểm tra, không nên dừng ở câu hỏi:
“Chứng từ này có đúng tên không?”
Mà phải tiếp tục hỏi:
“Chứng từ này có xác nhận đúng nội dung mà L/C yêu cầu hay không?”
3. Khi L/C yêu cầu một loại chứng từ cụ thể, không nên thay thế bằng tài liệu có chức năng khác
Tính linh hoạt về tên gọi không đồng nghĩa với tính linh hoạt về bản chất.
Giả sử L/C yêu cầu:
“Packing List.”
Người thụ hưởng xuất trình Commercial Invoice và cho rằng hóa đơn đã thể hiện số kiện nên có thể thay thế Packing List.
Lập luận này không phù hợp.
Commercial Invoice và Packing List có thể cùng chứa một số dữ liệu như số lượng hoặc trọng lượng, nhưng chúng thực hiện những chức năng khác nhau. Invoice chủ yếu phản ánh giao dịch thương mại và trị giá hàng hóa, trong khi Packing List phản ánh cách đóng gói, số kiện, trọng lượng và các chi tiết bao gói.
Nếu L/C yêu cầu riêng Packing List, người thụ hưởng phải xuất trình một chứng từ thực hiện chức năng của Packing List.
Tương tự, một Certificate of Origin không thể bị thay thế đơn giản bằng một Commercial Invoice chỉ vì invoice có dòng “Country of Origin: Vietnam”, nếu L/C yêu cầu một chứng từ xuất xứ riêng.
Nguyên tắc cần ghi nhớ là: ISBP cho phép linh hoạt về tên gọi, không cho phép nhập nhằng về chức năng.
4. Chức năng chứng từ phải được đọc trong bối cảnh của chính L/C
Một tài liệu không có “chức năng cố định tuyệt đối” trong mọi giao dịch. Chức năng cần thiết của nó được xác định bởi câu chữ của L/C.
Ví dụ, L/C yêu cầu:
“Certificate of Analysis.”
Nếu không có thêm nội dung, chức năng chính của chứng từ là thể hiện kết quả phân tích liên quan đến hàng hóa.
Nhưng nếu L/C ghi:
“Certificate of Analysis showing protein minimum 12%, moisture maximum 13% and foreign matter maximum 2%.”
thì chức năng của chứng từ đã được cụ thể hóa rất rõ. Ngân hàng phải kiểm tra ba chỉ tiêu này.
Một Certificate of Analysis đầy đủ về hình thức nhưng không thể hiện mức protein sẽ không đáp ứng yêu cầu.
Điều này cho thấy một nguyên tắc rất quan trọng đối với người soạn L/C: tên chứng từ chỉ là bước đầu. Nếu cần kiểm soát một nội dung cụ thể, L/C phải xác định chính xác nội dung đó.
Đối với người lập chứng từ, cũng không nên chỉ nhìn tên chứng từ rồi sử dụng một mẫu có sẵn. Phải đọc toàn bộ phần mô tả yêu cầu đi kèm.
5. Người phát hành chứng từ là một tiêu chuẩn kiểm tra độc lập
Sau tên và chức năng, yếu tố tiếp theo là issuer – người phát hành chứng từ.
Một chứng từ có thể đúng nội dung nhưng vẫn không phù hợp nếu được phát hành bởi sai chủ thể.
Ví dụ, L/C yêu cầu:
“Certificate of Quality issued by SGS.”
Chứng từ do Intertek phát hành có thể có nội dung hoàn toàn chính xác, nhưng vẫn không đáp ứng yêu cầu về issuer vì L/C đã chỉ định đích danh SGS.
Nếu L/C yêu cầu:
“Certificate of Quality issued by manufacturer.”
một tài liệu do người thụ hưởng phát hành không tự động đáp ứng, trừ khi người thụ hưởng đồng thời chính là nhà sản xuất và chứng từ thể hiện phù hợp với tư cách đó.
Nếu L/C yêu cầu:
“Certificate issued by an independent surveyor.”
một certificate do chính beneficiary phát hành thường không đáp ứng tính chất “independent”.
Do đó, người lập chứng từ phải xem “ai phát hành” là một tiêu chuẩn quan trọng không kém “chứng từ ghi gì”.
6. Nếu L/C không chỉ định người phát hành, ngân hàng không nên tự bổ sung yêu cầu
Điểm này đặc biệt quan trọng.
Giả sử L/C chỉ yêu cầu:
“Certificate of Weight.”
và không nói rõ ai phát hành.
Ngân hàng không được tự đặt thêm yêu cầu rằng Certificate of Weight phải do SGS, hãng tàu, cảng hoặc một cơ quan giám định độc lập phát hành, trừ khi bản chất của chứng từ hoặc quy tắc áp dụng đòi hỏi điều đó.
Nếu beneficiary phát hành một chứng từ thể hiện đúng chức năng và không trái với các tiêu chuẩn áp dụng, ngân hàng phải đánh giá trên cơ sở những gì L/C thật sự yêu cầu.
Đây là ranh giới giữa examination – kiểm tra và creation of additional requirements – tự tạo thêm điều kiện.
Ngân hàng có nghĩa vụ kiểm tra chặt chẽ nhưng không có quyền mở rộng điều kiện của L/C bằng tiêu chuẩn cá nhân.
Trong thực tế, đây là một trong những nguyên nhân thường dẫn đến tranh luận giữa người xuất trình và ngân hàng: nhân viên kiểm tra quen với một mẫu chứng từ nhất định nên mặc nhiên xem đó là “chuẩn”, trong khi L/C không hề đặt ra yêu cầu tương ứng.
ISBP được sử dụng chính để hạn chế cách kiểm tra dựa trên thói quen cá nhân như vậy.
7. Phải phân biệt người phát hành và người ký
Người phát hành – issuer – và người ký – signer – có liên quan nhưng không phải cùng một khái niệm.
Ví dụ, một Bill of Lading có thể được phát hành dưới tên một carrier nhưng được ký bởi agent for the carrier.
Một Insurance Certificate có thể mang tên công ty bảo hiểm nhưng chữ ký được thực hiện bởi đại lý được ủy quyền.
Một Inspection Certificate có thể được phát hành trên letterhead của SGS và được một inspector hoặc authorized signatory ký.
Do đó, khi L/C yêu cầu chứng từ “issued by SGS”, ngân hàng cần xác định chứng từ thể hiện SGS là chủ thể phát hành. Chữ ký có thể do người đại diện thích hợp của SGS thực hiện.
Ngược lại, nếu một tài liệu được phát hành trên letterhead của beneficiary nhưng phía dưới có dòng “Inspected by SGS” và một chữ ký không rõ tư cách, không thể tự động kết luận rằng SGS là issuer.
Đây là lý do người kiểm tra phải đọc toàn bộ cấu trúc chứng từ chứ không chỉ nhìn logo hoặc chữ ký.
8. Trường hợp L/C yêu cầu “issued and signed by”
Một số thư tín dụng quy định rất chặt, chẳng hạn:
“Certificate of Quality issued and signed by SGS.”
Khi đó, có hai điều kiện phải được đáp ứng đồng thời: chứng từ phải do SGS phát hành và phải có chữ ký phù hợp của SGS hoặc người ký với tư cách đại diện cho SGS.
Nếu certificate mang tên SGS nhưng hoàn toàn không có chữ ký hoặc dấu hiệu xác thực phù hợp, cần xem xét liệu yêu cầu “signed” đã được đáp ứng hay chưa.
Ngược lại, nếu L/C chỉ ghi “issued by SGS” mà không yêu cầu riêng “signed”, việc xác định chứng từ có cần chữ ký hay không còn phụ thuộc vào bản chất chứng từ và tiêu chuẩn ISBP áp dụng.
Đây là lý do không nên mặc định rằng mọi certificate đều phải ký hoặc mọi bản sao đều phải có chữ ký. Nội dung này sẽ được phân tích sâu hơn ở bài về signatures – chữ ký.
9. Cách hiểu “independent”, “competent”, “official” và những thuật ngữ tương tự
Một số L/C sử dụng các cụm từ như:
- “independent surveyor”
- “competent authority”
- “official body”
- “recognized laboratory”
- “first class inspection company”
Những thuật ngữ này có thể gây khó khăn vì không phải lúc nào cũng xác định được một tiêu chuẩn khách quan rõ ràng.
“Independent surveyor” thường đòi hỏi chủ thể phát hành phải độc lập với beneficiary hoặc các bên có lợi ích trực tiếp.
Nhưng “competent authority” có thể gây tranh luận: đó có phải là cơ quan nhà nước, phòng thương mại, tổ chức chuyên ngành hay bất kỳ đơn vị nào có năng lực chuyên môn?
Tương tự, “recognized laboratory” đặt ra câu hỏi recognized by whom – được công nhận bởi ai?
Nếu applicant muốn một chủ thể cụ thể, cách tốt nhất là nêu rõ tên.
Ví dụ:
“Certificate of Analysis issued by SGS Vietnam Co., Ltd.”
rõ hơn nhiều so với:
“Certificate of Analysis issued by a recognized laboratory.”
ISBP hỗ trợ việc kiểm tra nhưng không thể biến một điều kiện mơ hồ thành một tiêu chuẩn hoàn toàn khách quan. Vì vậy, những rủi ro này phải được xử lý từ giai đoạn Draft L/C.
10. Tên doanh nghiệp và tư cách pháp lý trên chứng từ
Một vấn đề rất thường gặp là tên của beneficiary, applicant hoặc issuer được thể hiện hơi khác nhau giữa các chứng từ.
Ví dụ:
L/C:
“ABC International Industries Limited.”
Invoice:
“ABC International Industries Ltd.”
Packing List:
“ABC Intl. Industries Ltd.”
Nếu những cách viết này vẫn nhận diện rõ cùng một pháp nhân và không tạo mâu thuẫn, khác biệt về viết tắt không nên tự động tạo thành discrepancy.
Ngược lại:
“ABC International Industries Ltd.”
và
“ABC International Trading Ltd.”
có thể phản ánh hai doanh nghiệp khác nhau.
Người kiểm tra cần phân biệt giữa khác biệt hình thức và thay đổi danh tính chủ thể.
Trong thực tế, tên pháp nhân thường gặp các dạng viết tắt như:
- Limited – Ltd.
- Company – Co.
- Corporation – Corp.
- Incorporated – Inc.
- International – Intl.
- Industries – Ind.
ISBP nhìn nhận những dạng viết tắt thông dụng theo hướng thực tế hơn so với cách kiểm tra máy móc từng ký tự.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên duy trì cách ghi tên thống nhất nếu có thể, bởi mỗi khác biệt không cần thiết đều làm tăng khả năng phát sinh câu hỏi khi kiểm tra.
11. Địa chỉ của các bên có cần giống hệt nhau không?
Tên và địa chỉ thường được người mới học kiểm tra như một khối duy nhất, nhưng tiêu chuẩn đối với địa chỉ có tính linh hoạt nhất định.
Địa chỉ của beneficiary và applicant trên chứng từ không phải lúc nào cũng cần giống từng chữ với L/C, miễn là nằm trong cùng quốc gia tương ứng và không làm thay đổi nhận dạng của bên liên quan, trừ khi có yêu cầu cụ thể khác.
Ví dụ L/C ghi:
“ABC Co., Ltd.
123 Nguyen Hue Street, District 1,
Ho Chi Minh City, Vietnam.”
Một chứng từ ghi:
“ABC Co., Ltd.
123 Nguyen Hue St.,
Ho Chi Minh City, Vietnam.”
không nên bị xem là khác biệt có ý nghĩa chỉ vì thiếu “District 1” hoặc dùng “St.” thay cho “Street”, nếu vẫn nhận diện rõ cùng địa chỉ.
Tuy nhiên, với một số chứng từ vận tải, thông tin địa chỉ trong trường consignee hoặc notify party còn chịu ảnh hưởng của yêu cầu riêng của L/C và quy tắc vận tải. Vì vậy, không nên áp dụng một nguyên tắc địa chỉ chung một cách tuyệt đối cho mọi chứng từ.
12. Ngôn ngữ của chứng từ là một vấn đề thường bị xem nhẹ
Một bộ chứng từ quốc tế có thể chứa nhiều ngôn ngữ khác nhau.
Ví dụ, L/C được phát hành bằng tiếng Anh nhưng Certificate of Origin do cơ quan địa phương phát hành có thể chứa song ngữ. Một giấy chứng nhận kiểm dịch có thể có phần tiêu đề bằng tiếng Việt và tiếng Anh. Một chứng thư từ cơ quan nhà nước có thể có một số nội dung cố định bằng ngôn ngữ địa phương.
Trong thực tế, người lập chứng từ thường đặt câu hỏi: chứng từ có bắt buộc phải bằng tiếng Anh không?
Câu trả lời không thể chỉ dựa vào thói quen.
Nếu L/C quy định rõ:
“All documents must be issued in English.”
thì yêu cầu ngôn ngữ đã trở thành một điều kiện của thư tín dụng.
Nếu L/C không quy định ngôn ngữ, việc đánh giá phải dựa trên ISBP và khả năng ngân hàng kiểm tra được dữ liệu có liên quan.
Nguyên tắc thực hành quan trọng là dữ liệu mà ngân hàng cần kiểm tra phải được thể hiện bằng ngôn ngữ cho phép người kiểm tra hiểu được sự phù hợp của chứng từ. Một chứng từ hoàn toàn bằng một ngôn ngữ mà ngân hàng không thể đánh giá nội dung có thể tạo ra khó khăn đáng kể.
Trong giao dịch quốc tế, vì vậy, tiếng Anh thường được sử dụng như ngôn ngữ chung, nhưng cần phân biệt giữa commercial practice – thực hành thương mại và express L/C requirement – yêu cầu rõ ràng của L/C.
13. Chứng từ song ngữ có được chấp nhận không?
Một chứng từ song ngữ không tự động tạo thành sai biệt.
Ví dụ, Certificate of Origin có tiêu đề:
“GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ HÀNG HÓA / CERTIFICATE OF ORIGIN”
và các trường dữ liệu được thể hiện bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh.
Nếu phần tiếng Anh cho phép ngân hàng xác định đầy đủ các dữ liệu cần kiểm tra, việc tồn tại thêm tiếng Việt không làm chứng từ không phù hợp.
Tương tự, các tên pháp lý, con dấu hoặc thuật ngữ hành chính bằng ngôn ngữ địa phương có thể cùng tồn tại với phần nội dung bằng tiếng Anh.
Vấn đề chỉ phát sinh khi hai phiên bản ngôn ngữ thể hiện thông tin mâu thuẫn hoặc khi nội dung quan trọng chỉ tồn tại ở một ngôn ngữ mà ngân hàng không thể đánh giá.
Ví dụ:
English: “Country of Origin: Vietnam.”
Local language: thể hiện một quốc gia khác.
Khi đó, sự mâu thuẫn nằm ở dữ liệu, không phải ở việc chứng từ song ngữ.
14. Có cần dịch các con dấu và ghi chú bằng ngôn ngữ địa phương không?
Trong nhiều chứng từ do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức địa phương phát hành, con dấu, chức danh hoặc một số câu tiêu chuẩn có thể bằng ngôn ngữ địa phương.
Không nên mặc định rằng mọi dòng chữ phải được dịch sang tiếng Anh.
Điều cần xem xét là nội dung đó có phải dữ liệu cần thiết để chứng minh sự phù hợp hay không.
Nếu một con dấu chỉ thể hiện tên cơ quan phát hành đã được xác định rõ bằng tiếng Anh ở phần khác, việc dấu chứa ngôn ngữ địa phương có thể không gây vấn đề.
Nhưng nếu một nội dung bắt buộc của L/C chỉ được xác nhận bằng một dòng chữ địa phương và không có bất kỳ dấu hiệu nào cho phép ngân hàng hiểu ý nghĩa, rủi ro sẽ cao hơn.
Đối với doanh nghiệp, nguyên tắc an toàn là: những dữ liệu quan trọng dùng để chứng minh sự phù hợp với L/C nên được thể hiện bằng ngôn ngữ mà ngân hàng có thể kiểm tra dễ dàng.
15. Không nên dịch tự do tên riêng hoặc tên pháp nhân
Một lỗi thường gặp của người lập chứng từ là “dịch” tên doanh nghiệp hoặc cơ quan sang tiếng Anh theo cách không thống nhất.
Ví dụ, tên pháp lý tiếng Việt của một cơ quan có bản dịch tiếng Anh chính thức, nhưng người lập chứng từ tự tạo một cách dịch khác.
Điều này có thể làm người kiểm tra nghi ngờ liệu đó có phải cùng một chủ thể hay không.
Tên riêng, tên pháp nhân, tên tổ chức, tên cảng và địa danh nên sử dụng cách thể hiện chính thức hoặc cách đã được sử dụng nhất quán trong L/C và các tài liệu liên quan.
Không phải mọi từ đều cần dịch.
“Nguyễn Văn A” không nên được dịch thành một tên tiếng Anh khác.
“Công ty ABC” nếu pháp nhân đã có tên giao dịch tiếng Anh chính thức thì nên sử dụng đúng tên đó.
Đối với địa danh, có thể sử dụng các dạng quốc tế được công nhận như “Ho Chi Minh City”, “Hanoi”, “Vietnam”, nhưng cần giữ tính nhất quán trong toàn bộ bộ chứng từ.
16. Ví dụ thực hành về tên chứng từ và chức năng
Giả sử L/C yêu cầu:
“Certificate of Packing showing number of cartons, net weight and gross weight.”
Người thụ hưởng xuất trình:
“Packing List”
với nội dung:
Number of cartons: 500
Net weight: 10,000 KGS
Gross weight: 10,500 KGS
Dù chứng từ mang tiêu đề “Packing List” thay vì “Certificate of Packing”, tài liệu này có thể thực hiện đầy đủ chức năng mà L/C yêu cầu.
Ngược lại, nếu Packing List chỉ liệt kê 500 cartons nhưng không ghi net weight và gross weight, tiêu đề phù hợp nhưng nội dung thiếu hai dữ liệu bắt buộc.
Trong trường hợp này, sai biệt không phải là “wrong document title” mà là required data not shown.
Cách mô tả discrepancy như vậy cũng chính xác và chuyên nghiệp hơn.
17. Ví dụ thực hành về người phát hành
L/C yêu cầu:
“Inspection Certificate issued by SGS confirming quantity and quality.”
Bộ chứng từ xuất trình một certificate trên letterhead của exporter, bên dưới ghi:
“Goods inspected by SGS representative.”
và có chữ ký của nhân viên exporter.
Dù tài liệu nhắc đến SGS, chưa có cơ sở để kết luận đây là chứng từ issued by SGS.
Ngân hàng phải phân biệt giữa:
“SGS is mentioned in the document”
và
“SGS is the issuer of the document.”
Nếu yêu cầu là issued by SGS, chứng từ phải thể hiện được SGS đứng trong tư cách chủ thể phát hành, không chỉ là một bên được nhắc đến.
Đây là một khác biệt nhỏ về hình thức nhưng rất lớn về bản chất.
18. Ví dụ thực hành về ngôn ngữ
L/C yêu cầu:
“All documents must be issued in English.”
Certificate of Origin được phát hành song ngữ Việt – Anh, trong đó toàn bộ dữ liệu quan trọng đều có phiên bản tiếng Anh tương ứng.
Việc chứng từ có thêm tiếng Việt không nhất thiết vi phạm điều kiện “issued in English”, bởi chứng từ vẫn được thể hiện bằng tiếng Anh và ngân hàng có thể kiểm tra.
Nhưng nếu Certificate of Quality hoàn toàn bằng tiếng Việt, không có phần dịch, trong khi L/C yêu cầu rõ tất cả chứng từ bằng tiếng Anh, đây có thể là một sai biệt.
Nếu L/C không có yêu cầu ngôn ngữ, việc đánh giá sẽ phụ thuộc vào dữ liệu có thể được kiểm tra và tiêu chuẩn ISBP liên quan thay vì một nguyên tắc mặc định rằng mọi chứng từ nhất thiết phải bằng tiếng Anh.
19. Những sai biệt thường gặp
Sai biệt thứ nhất là xuất trình một chứng từ có tên tương tự nhưng thực hiện chức năng khác với tài liệu L/C yêu cầu.
Sai biệt thứ hai là chứng từ mang đúng tiêu đề nhưng không chứa nội dung xác nhận bắt buộc.
Sai biệt thứ ba là chứng từ được phát hành bởi beneficiary trong khi L/C yêu cầu manufacturer, independent surveyor hoặc một tổ chức cụ thể.
Sai biệt thứ tư là chứng từ có đề cập tên của tổ chức được yêu cầu nhưng không chứng minh tổ chức đó là issuer.
Sai biệt thứ năm là người kiểm tra tự yêu cầu một issuer cụ thể trong khi L/C không hề quy định.
Sai biệt thứ sáu là tên pháp nhân bị thay đổi đến mức có thể phản ánh một chủ thể khác, không còn là khác biệt do viết tắt thông thường.
Sai biệt thứ bảy là nội dung bắt buộc được thể hiện bằng một ngôn ngữ không đáp ứng yêu cầu rõ của L/C.
Sai biệt thứ tám là các phiên bản song ngữ của cùng một chứng từ chứa dữ liệu mâu thuẫn.
Các trường hợp này cho thấy tên chứng từ, chức năng, issuer và language không nên được kiểm tra riêng lẻ. Chúng thường liên kết với nhau.
20. Lưu ý dành cho doanh nghiệp xuất khẩu
Khi đọc L/C, nhân viên chứng từ nên tạo riêng ba cột cho mỗi tài liệu:
Document – Issuer – Required Content.
Ví dụ:
Certificate of Quality
Issuer: SGS
Required Content: Grade A, moisture maximum 12%
Cách làm này tốt hơn rất nhiều so với chỉ lập danh sách tên chứng từ.
Trước khi giao hàng, cần xác nhận chủ thể được yêu cầu có thực sự phát hành loại chứng từ đó hay không. Không nên giả định SGS, VCCI, phòng thí nghiệm, nhà sản xuất hoặc cơ quan quản lý sẽ sử dụng đúng mẫu và đúng nội dung mà L/C yêu cầu.
Nếu có nghi ngờ, nên gửi Draft L/C hoặc yêu cầu chứng từ cho đơn vị phát hành kiểm tra trước.
Đối với ngôn ngữ, nếu L/C có yêu cầu toàn bộ chứng từ bằng tiếng Anh nhưng một cơ quan chỉ phát hành chứng từ bằng tiếng địa phương, vấn đề phải được xử lý bằng amendment trước khi giao hàng.
21. Lưu ý dành cho doanh nghiệp nhập khẩu
Applicant nên tránh chỉ ghi tên chứng từ mà không xác định chức năng nếu thực sự cần kiểm soát một dữ liệu cụ thể.
Thay vì:
“Quality Certificate.”
nên ghi rõ hơn:
“Certificate of Quality confirming Grade A and moisture not exceeding 12%.”
Nếu yêu cầu một issuer cụ thể, phải chắc rằng người bán có khả năng lấy được chứng từ đó.
Không nên chỉ định một cơ quan hoặc tổ chức không tham gia giao dịch hoặc không có dịch vụ tương ứng.
Nếu không thực sự cần một issuer cụ thể, việc để yêu cầu mở hơn có thể giúp giao dịch linh hoạt hơn mà vẫn bảo đảm chức năng kiểm soát.
Đối với ngôn ngữ, không nên yêu cầu “all documents in English” một cách máy móc nếu biết rằng một số chứng từ hành chính bắt buộc được phát hành song ngữ hoặc bằng ngôn ngữ địa phương. Điều kiện nên được thiết kế phù hợp với thực tế.
22. Lưu ý dành cho nhân viên ngân hàng
Người kiểm tra cần luôn tách ba câu hỏi:
- Chứng từ này có thực hiện đúng chức năng không?
- Chứng từ có do đúng chủ thể phát hành không?
- Dữ liệu cần thiết có được thể hiện bằng cách có thể kiểm tra hay không?
Không nên từ chối chỉ vì tiêu đề khác nếu chức năng phù hợp.
Không nên chấp nhận chỉ vì tiêu đề đúng nếu chức năng không được thực hiện.
Không nên tự chỉ định issuer nếu L/C không đặt ra yêu cầu.
Không nên đòi hỏi một chuẩn ngôn ngữ ngoài điều kiện của L/C và tập quán áp dụng.
Cách kiểm tra này vừa đảm bảo tính chặt chẽ vừa tránh tạo ra các discrepancy không có cơ sở.
23. Bản chất của nguyên tắc chức năng trong ISBP
Nguyên tắc chức năng cho thấy ISBP không tiếp cận chứng từ theo tư duy biểu mẫu.
Trong thương mại quốc tế, không tồn tại một mẫu duy nhất cho mọi Certificate of Quality, Packing List, Weight List hay Inspection Certificate.
Các doanh nghiệp và tổ chức ở mỗi quốc gia có thể sử dụng hình thức khác nhau.
Nếu hệ thống L/C yêu cầu mọi chứng từ phải giống một mẫu cố định mà không có yêu cầu rõ trong thư tín dụng, thương mại quốc tế sẽ trở nên rất khó vận hành.
Vì vậy, ISBP tập trung vào câu hỏi thiết thực hơn: chứng từ có làm được việc mà nó được yêu cầu phải làm hay không?
- Một Weight Certificate phải xác nhận trọng lượng.
- Một Packing List phải phản ánh thông tin đóng gói cần thiết.
- Một Certificate of Origin phải chứng nhận xuất xứ.
- Một Inspection Certificate phải thể hiện kết quả hoặc xác nhận kiểm định theo yêu cầu.
Tên gọi là dấu hiệu nhận diện. Chức năng mới là bản chất.
Kết luận
Tên chứng từ, chức năng, người phát hành và ngôn ngữ là bốn yếu tố nền tảng trong việc đánh giá một chứng từ theo ISBP 821.
Một chứng từ không nhất thiết phải mang chính xác tiêu đề được ghi trong L/C nếu nội dung của nó thực hiện đúng chức năng cần thiết. Ngược lại, việc mang đúng tiêu đề không thể bù đắp cho việc thiếu nội dung bắt buộc.
Người phát hành phải được xác định theo yêu cầu thực tế của L/C. Khi L/C chỉ định cụ thể một chủ thể, chứng từ phải đáp ứng yêu cầu đó. Khi L/C không chỉ định, ngân hàng không nên tự bổ sung một issuer theo thói quen hoặc quan điểm cá nhân.
Ngôn ngữ cũng phải được xem xét trong bối cảnh của L/C. Chứng từ song ngữ không đương nhiên có sai biệt, cũng như tiếng Anh không phải mặc nhiên là yêu cầu tuyệt đối nếu L/C không quy định. Điều quan trọng là dữ liệu cần kiểm tra phải được thể hiện rõ ràng và không mâu thuẫn.
Đằng sau tất cả những nguyên tắc này là một tư duy xuyên suốt của ISBP: ngân hàng phải đánh giá chứng từ theo nội dung và chức năng thực tế, không theo hình thức một cách máy móc; nhưng sự linh hoạt về hình thức không được phép làm thay đổi những yêu cầu có ý nghĩa của thư tín dụng.
Trong tiếp theo, chúng ta sẽ tiếp tục nhóm General Principles với một chủ đề có ảnh hưởng trực tiếp đến gần như mọi bộ chứng từ: bản gốc, bản sao, chứng từ nhiều trang và các tài liệu đính kèm. Đây là nhóm nội dung rất dễ bị hiểu sai, đặc biệt trong các yêu cầu như “in duplicate”, “two copies”, “full set of originals”, hoặc khi chứng từ gồm nhiều trang nhưng chữ ký chỉ xuất hiện ở một trang.
