Thuê Xe Trucking Trong Logistics Xuất Khẩu: Mắt Xích Nhỏ Nhưng Quyết Định Thành Bại Cả Đơn Hàng

MỤC LỤC

Trong quá trình triển khai một đơn hàng xuất khẩu, logistics vận chuyển hàng hóa đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Toàn bộ chuỗi logistics cho một lô hàng xuất khẩu thường bao gồm ba hoạt động chính:

Hoạt động 1: Thuê xe trucking (xe đầu kéo container)
Hoạt động 2: Thuê vận chuyển quốc tế
Hoạt động 3: Mua bảo hiểm cho lô hàng

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào Hoạt động 1 – Thuê xe trucking (xe đầu kéo container), bước khởi đầu quyết định việc hàng hóa có được đưa ra cảng đúng tiến độ hay không.

Thuê xe container: Bước khởi động của toàn bộ chuỗi logistics

Trước khi hàng hóa có thể được xếp lên tàu, container rỗng phải được kéo từ depot về nhà máy để đóng hàng, sau đó vận chuyển container hàng ra cảng. Toàn bộ quá trình này phụ thuộc vào đơn vị trucking – lực lượng đảm nhận vận chuyển đường bộ.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp mới tham gia xuất khẩu thường xem đây là một công việc đơn giản. Tuy nhiên, chỉ một sai sót nhỏ trong khâu lựa chọn đơn vị vận tải hoặc kiểm soát container cũng có thể dẫn đến:

Trễ lịch đóng hàng
Lỡ chuyến tàu
Phát sinh phí lưu container (Detention)
Phát sinh phí lưu bãi (Demurrage)
Tăng chi phí logistics ngoài dự toán

Giá rẻ không phải là yếu tố quyết định

Theo ghi nhận từ thực tế thị trường, chi phí thuê xe trucking giữa các đơn vị thường không chênh lệch quá lớn. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn có xu hướng lựa chọn nhà vận tải chỉ vì mức giá thấp hơn vài trăm nghìn đồng mỗi chuyến.

Các chuyên gia cảnh báo, việc tiết kiệm chi phí nhỏ ở bước đầu có thể dẫn đến tổn thất lớn nếu quá trình phối hợp không chuyên nghiệp. Một container bị lỗi, phải đổi trả hoặc xử lý chậm trễ có thể khiến doanh nghiệp mất hàng triệu đến hàng chục triệu đồng do phát sinh phí và trễ tiến độ giao hàng.

Do đó, tiêu chí lựa chọn đơn vị trucking nên đặt trọng tâm vào năng lực vận hành, kinh nghiệm và khả năng phối hợp thay vì chỉ dựa vào giá.

Kiểm tra container: Khâu quan trọng dễ bị bỏ qua

Một trong những rủi ro lớn nhất khi thuê xe container là việc không kiểm tra kỹ tình trạng container trước khi đưa về nhà máy đóng hàng.

Tài xế có kinh nghiệm thường sẽ kiểm tra kỹ:

Sàn container
Nóc container
Góc và cạnh
Tình trạng bên trong và bên ngoài
Độ sạch và độ khô

Yêu cầu này càng trở nên quan trọng khi nhiều khách hàng quốc tế, đặc biệt tại châu Âu, Mỹ và Nhật Bản, yêu cầu cung cấp Giấy chứng nhận container sạch (Clean Container Certificate).

Nếu container bị ẩm ướt, móp méo hoặc thủng và chỉ được phát hiện sau khi đã kéo về kho, việc đổi container sẽ rất tốn kém và có nguy cơ làm trễ toàn bộ kế hoạch xuất hàng.

Phối hợp lộ trình và thời gian: Yếu tố then chốt

Trước khi xe đi lấy container rỗng, doanh nghiệp cần thống nhất rõ:

Địa điểm lấy container rỗng
Địa điểm đóng hàng
Địa điểm hạ container sau khi hoàn tất

Bên cạnh đó, việc tính toán tuyến đường và khung giờ di chuyển là yếu tố không thể xem nhẹ, đặc biệt tại các đô thị lớn có quy định cấm tải hoặc thường xuyên ùn tắc.

Chỉ cần container rỗng về trễ vài giờ, toàn bộ chuỗi công việc phía sau – từ sản xuất, kiểm định, hun trùng đến thông quan – đều có thể bị ảnh hưởng, kéo theo nguy cơ lỡ chuyến tàu.

Đóng hàng đúng kỹ thuật: Trách nhiệm của doanh nghiệp

Ngoài việc thuê xe container, doanh nghiệp còn phải hiểu rõ tiêu chuẩn kỹ thuật của container và quy trình đóng hàng.

Các yếu tố cần lưu ý bao gồm:

Kích thước và tải trọng tối đa
Phân bổ trọng lượng pallet
Quy tắc xếp và cố định hàng

Việc đóng hàng không đúng kỹ thuật có thể dẫn đến hư hỏng trong quá trình vận chuyển và thậm chí bị từ chối bồi thường bảo hiểm nếu bị đánh giá là “không phù hợp vận chuyển đường biển” – hay còn gọi là unseaworthy packing.

Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn tham khảo kinh nghiệm từ forwarder hoặc đơn vị kiểm định để đảm bảo việc đóng hàng đạt tiêu chuẩn quốc tế.

Không chỉ là thuê xe – mà là quản trị rủi ro logistics

Nhìn tổng thể, thuê xe trucking không đơn thuần là một công đoạn vận chuyển đường bộ. Đây là bước mở đầu cho toàn bộ chuỗi logistics xuất khẩu, nơi chỉ một sơ suất nhỏ cũng có thể gây ra hệ quả dây chuyền về chi phí và tiến độ.

Trong bối cảnh chi phí logistics ngày càng tăng và yêu cầu giao hàng quốc tế ngày càng khắt khe, việc chuyên nghiệp hóa ngay từ khâu thuê xe container là yếu tố cần thiết để doanh nghiệp kiểm soát rủi ro và bảo vệ uy tín thương hiệu trên thị trường quốc tế.

Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu Hoạt động 2: Thuê vận chuyển quốc tế, để hiểu rõ cách lựa chọn hãng tàu, forwarder và kiểm soát chi phí cước biển hiệu quả.