Trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa, bộ hồ sơ hải quan được xem như “tấm hộ chiếu” giúp lô hàng đi qua biên giới hợp pháp và đủ điều kiện thông quan. Một bộ chứng từ đầy đủ, chính xác và thống nhất không chỉ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian làm thủ tục hải quan, mà còn hạn chế rủi ro bị kiểm tra, sửa tờ khai, chậm kéo hàng hoặc phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.
Vậy hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu thường gồm những chứng từ nào? Dưới đây là 5 chứng từ cốt lõi mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện thủ tục nhập khẩu.
1. Tờ khai hải quan nhập khẩu
Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc và quan trọng nhất trong bộ hồ sơ nhập khẩu. Đây là bản kê khai pháp lý thể hiện toàn bộ thông tin cơ bản của lô hàng, bao gồm người nhập khẩu, người xuất khẩu, mã loại hình, mã HS, trị giá, số lượng, trọng lượng, điều kiện giao hàng, phương thức vận chuyển, thuế nhập khẩu và các chỉ tiêu liên quan khác.
Có thể hiểu, tờ khai hải quan chính là “xương sống” của toàn bộ quy trình thông quan. Mọi chứng từ trong bộ hồ sơ nhập khẩu đều phải được đối chiếu và kiểm tra tính thống nhất với thông tin đã khai trên tờ khai. Nếu tờ khai sai mã HS, sai trị giá, sai số lượng hoặc sai thông tin vận chuyển, doanh nghiệp có thể phải khai sửa đổi, bổ sung hồ sơ, thậm chí bị xử phạt tùy theo mức độ sai sót.
2. Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice
Hóa đơn thương mại, hay Commercial Invoice, là chứng từ thể hiện giá trị giao dịch mua bán giữa người bán nước ngoài và người mua tại Việt Nam. Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan hải quan xem xét trị giá tính thuế, xác định nghĩa vụ thuế nhập khẩu và các loại thuế liên quan.
Trên hóa đơn thương mại thường thể hiện các thông tin như tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện giao hàng, đồng tiền thanh toán, người bán, người mua và các nội dung thương mại khác.
Trong thực tế, nhiều vướng mắc khi làm thủ tục nhập khẩu phát sinh từ việc thông tin trên hóa đơn không khớp với hợp đồng, vận đơn, packing list hoặc tờ khai hải quan. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hóa đơn thương mại trước khi truyền tờ khai để hạn chế rủi ro sai lệch trị giá, sai điều kiện giao hàng hoặc sai thông tin hàng hóa.
3. Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương
Vận đơn là chứng từ vận tải xác nhận hàng hóa đã được giao cho đơn vị vận chuyển để đưa từ nước xuất khẩu về Việt Nam. Tùy theo phương thức vận tải, doanh nghiệp có thể sử dụng vận đơn đường biển, vận đơn hàng không hoặc các chứng từ vận tải có giá trị tương đương.
Vận đơn có vai trò rất quan trọng trong hồ sơ hải quan nhập khẩu vì chứng từ này thể hiện hành trình vận chuyển của lô hàng, cảng đi, cảng đến, số chuyến, số vận đơn, người gửi hàng, người nhận hàng và thông tin liên quan đến quyền nhận hàng.
Đối với hàng nhập khẩu, vận đơn không chỉ phục vụ việc khai báo hải quan mà còn liên quan trực tiếp đến việc lấy lệnh giao hàng, đối chiếu manifest và làm thủ tục nhận hàng tại cảng, kho hoặc sân bay. Nếu thông tin trên vận đơn sai lệch, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong quá trình thông quan và nhận hàng.
4. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – C/O
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, thường gọi là C/O, là chứng từ chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa nhập khẩu. Đây là chứng từ có ý nghĩa rất lớn trong việc xác định lô hàng có được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định thương mại tự do hay không.
Nếu doanh nghiệp nộp được C/O hợp lệ, đúng mẫu, đúng thời hạn và đáp ứng quy định về xuất xứ, lô hàng có thể được áp dụng mức thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt thấp hơn so với mức thuế thông thường. Ngược lại, nếu không có C/O hợp lệ hoặc C/O bị sai sót, doanh nghiệp có thể phải nộp thuế theo mức cao hơn, làm tăng chi phí nhập khẩu.
Vì vậy, đối với những mặt hàng có thuế suất chênh lệch lớn giữa mức ưu đãi và mức thông thường, C/O được xem là một chứng từ cực kỳ quan trọng trong chiến lược tối ưu chi phí nhập khẩu của doanh nghiệp.
5. Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy phép nhập khẩu
Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa, doanh nghiệp có thể phải nộp thêm giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, giấy phép nhập khẩu hoặc kết quả kiểm tra của cơ quan quản lý chuyên ngành.
Các hình thức kiểm tra chuyên ngành phổ biến có thể bao gồm kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, kiểm tra chất lượng, kiểm tra an toàn thực phẩm, kiểm tra hiệu suất năng lượng, kiểm tra hợp quy hoặc các yêu cầu quản lý chuyên ngành khác.
Đối với hàng hóa thuộc danh mục quản lý chuyên ngành, việc thiếu giấy phép, thiếu kết quả kiểm tra hoặc nộp sai chứng từ có thể khiến lô hàng chưa đủ điều kiện thông quan, chưa được đưa về bảo quản hoặc chưa được phép lưu thông trên thị trường. Do đó, trước khi nhập khẩu, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ mã HS, chính sách mặt hàng và yêu cầu quản lý chuyên ngành để chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
Vì sao doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu?
Năm chứng từ gồm tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng nhận xuất xứ và chứng từ kiểm tra chuyên ngành chính là nền tảng quan trọng của hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu. Mỗi chứng từ giữ một vai trò riêng nhưng lại liên kết chặt chẽ với nhau trong toàn bộ quá trình khai báo và thông quan.
Chỉ cần thiếu một chứng từ quan trọng hoặc sai lệch một thông tin như tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, điều kiện giao hàng, số vận đơn hoặc mã HS, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, sửa tờ khai, kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc phát sinh thêm nhiều chi phí không cần thiết.
Vì vậy, người làm xuất nhập khẩu và khai báo hải quan cần nắm chắc vai trò của từng loại chứng từ, biết cách kiểm tra tính thống nhất của bộ hồ sơ và hiểu rõ yêu cầu pháp lý đối với từng nhóm hàng nhập khẩu.
Kết luận
Hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu không chỉ là tập hợp các giấy tờ hành chính, mà là căn cứ pháp lý quyết định lô hàng có được thông quan thuận lợi hay không. Trong đó, 5 chứng từ quan trọng gồm tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng nhận xuất xứ hàng hóa và chứng từ kiểm tra chuyên ngành được xem là bộ khung cốt lõi của nghiệp vụ nhập khẩu.
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và nhất quán ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro trong quá trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu.
