Bước 1: Chuẩn Bị Vốn Và Kế Hoạch Tài Chính – Nền Tảng Cốt Lõi Cho Doanh Nghiệp Xuất Khẩu

MỤC LỤC

Trong lộ trình 6 bước chuẩn bị tiềm lực cho doanh nghiệp trước khi tham gia thị trường quốc tế, chuẩn bị vốn và kế hoạch tài chính luôn được xem là bước khởi đầu quan trọng nhất. Đây không chỉ là điều kiện cần để triển khai đơn hàng xuất khẩu, mà còn là yếu tố quyết định khả năng duy trì hoạt động xuất khẩu một cách ổn định và bền vững.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp Việt Nam sở hữu sản phẩm chất lượng, có lợi thế cạnh tranh và thậm chí đã tiếp cận được khách hàng quốc tế. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn không thể ký hợp đồng hoặc triển khai đơn hàng, nguyên nhân chủ yếu đến từ việc thiếu vốn hoặc không kiểm soát được dòng tiền. Điều này cho thấy, khi bước ra thị trường quốc tế, yếu tố doanh nghiệp cần chuẩn bị đầu tiên không phải là khách hàng hay thị trường, mà chính là một kế hoạch tài chính rõ ràng, chi tiết và có dự phòng.

Dự trù đầy đủ các nhóm chi phí trong xuất khẩu

Khi xây dựng kế hoạch vốn cho hoạt động xuất khẩu, doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ các nhóm chi phí lớn, thay vì chỉ tập trung vào chi phí sản xuất như trong kinh doanh nội địa.

Nhóm chi phí thứ nhất là chi phí sản xuất hoặc thương mại, bao gồm chi phí nguyên liệu, gia công, bao bì, tồn kho và chi phí thử nghiệm mẫu sản phẩm. Đây là phần chi phí nền tảng nhưng chưa phản ánh đầy đủ bức tranh tài chính của xuất khẩu.

Nhóm chi phí thứ hai là chi phí logistics và thủ tục, bao gồm vận tải nội địa, vận tải quốc tế, chi phí kho bãi, hải quan, bảo hiểm và các khoản phát sinh như lưu container hoặc lưu kho. Trong thực tế, đây là nhóm chi phí dễ bị bỏ sót nhưng lại chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí xuất khẩu.

Nhóm chi phí thứ ba là chi phí marketing và bán hàng quốc tế, như tham gia hội chợ, triển lãm, quảng cáo trên các nền tảng quốc tế (Alibaba, Google, LinkedIn), cũng như chi phí thiết kế catalogue, website và hình ảnh sản phẩm. So với thị trường trong nước, chi phí tiếp cận khách hàng quốc tế thường cao hơn và cần được dự trù ngay từ đầu.

Tổng hợp ba nhóm chi phí này cho thấy, chi phí xuất khẩu luôn cao hơn đáng kể so với kinh doanh nội địa. Nếu không có kế hoạch tài chính bài bản, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng thiếu hụt vốn trong quá trình triển khai đơn hàng.

Quản lý dòng tiền và vốn lưu động trong xuất khẩu

Bên cạnh việc dự trù chi phí, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến dòng tiền và vốn lưu động. Trong xuất khẩu, chu kỳ thu tiền thường chậm hơn so với bán hàng trong nước. Doanh nghiệp có thể giao hàng hôm nay, nhưng phải chờ từ 30 đến 60 ngày, thậm chí lâu hơn, mới nhận được thanh toán, tùy thuộc vào phương thức thanh toán như T/T, L/C hay D/P.

Trong thời gian chờ thanh toán, doanh nghiệp vẫn phải chi trả cho sản xuất, logistics, nhân sự và các chi phí vận hành khác. Do đó, việc chuẩn bị vốn lưu động đủ lớn để duy trì toàn bộ chu trình xuất khẩu là yêu cầu bắt buộc. Một nguyên tắc an toàn được nhiều doanh nghiệp áp dụng là dự phòng thêm từ 20 đến 30% vốn để ứng phó với các tình huống phát sinh.

Đa dạng hóa nguồn vốn cho hoạt động xuất khẩu

Về nguồn vốn, doanh nghiệp không nên chỉ phụ thuộc vào vốn tự có. Bên cạnh nguồn vốn nội tại, doanh nghiệp có thể tiếp cận các nguồn vốn từ ngân hàng thương mại thông qua các hình thức vay tín chấp, thế chấp hoặc vay theo hợp đồng xuất khẩu.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần chủ động tìm hiểu và tận dụng các chính sách hỗ trợ xuất khẩu, như bảo lãnh tín dụng, hỗ trợ lãi suất hoặc các chương trình tài trợ từ các tổ chức tài chính quốc tế. Hiện nay, nhiều ngân hàng tại Việt Nam đã triển khai các gói tài trợ trước xuất khẩu, cho phép doanh nghiệp vay vốn ngay khi đã có đơn hàng quốc tế được ký kết, góp phần giảm áp lực về dòng tiền trong giai đoạn đầu.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Trong quá trình chuẩn bị vốn cho xuất khẩu, doanh nghiệp thường gặp ba sai lầm phổ biến. Thứ nhất, chỉ tính chi phí sản xuất mà bỏ qua chi phí logistics và marketing quốc tế. Thứ hai, không dự phòng vốn lưu động, dẫn đến tình trạng kẹt dòng tiền khi chờ khách hàng thanh toán. Thứ ba, phụ thuộc hoàn toàn vào vốn tự có, trong khi không tận dụng các công cụ và chính sách hỗ trợ tài chính dành cho xuất khẩu.

Chuẩn bị vốn và kế hoạch tài chính không giúp doanh nghiệp xuất khẩu nhanh hơn, nhưng là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp không bị gián đoạn hoặc thất bại giữa chừng. Đây chính là bước nền tảng quyết định khả năng triển khai và duy trì hoạt động xuất khẩu một cách ổn định và bền vững.

Trong các nội dung tiếp theo, SIMEX sẽ tiếp tục phân tích Bước 2 – Hoàn thiện hồ sơ pháp lý và giấy phép kinh doanh, nhằm giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động xuất khẩu diễn ra hợp pháp, thông suốt và an toàn khi bước ra thị trường quốc tế.