Cách Viết Thư Từ Chối Chào Hàng (Rejection of Offer) Lịch Thiệp Bằng Tiếng Anh Thương Mại

Kỹ năng soạn thảo một Thư từ chối chào hàng (Rejection of Offer) khéo léo là cực kỳ quan trọng. Như câu nói quen thuộc trong ngành: "Rejecting an offer does not mean ending a business relationship" – từ chối lời chào hàng hiện tại không đồng nghĩa với việc chấm dứt cơ hội hợp tác trong tương lai. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách từ chối lịch thiệp, giữ gìn mối quan hệ đối tác và nâng cao tính chuyên nghiệp trong thư tín thương mại (Business Correspondence).

1. Cấu trúc chuẩn 5 bước của một Thư từ chối chào hàng chuyên nghiệp

Trong thực tế giao dịch quốc tế, một bức thư Rejection of Offer chuyên nghiệp thường đi theo cấu trúc 5 bước chặt chẽ nhằm giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp với đối tác:

1. Cảm ơn đối tác: Trân trọng vì họ đã dành thời gian phản hồi và gửi báo giá.

2. Ghi nhận nỗ lực & chất lượng chào hàng: Đánh giá cao sự nhanh chóng và thông tin chi tiết về sản phẩm.

3. Nêu lý do từ chối một cách khách quan: Đưa ra lý do tế nhị như giá cả chưa cạnh tranh so với thị trường hoặc lịch sử mua hàng.

4. Mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai: Để ngỏ khả năng xem xét lại nếu đối tác điều chỉnh chính sách giá.

5. Kết thúc bằng lời cảm ơn và thiện chí: Khẳng định lại mong muốn duy trì kết nối kinh doanh.

2. Sample Rejection of Offer Letter – Thư Từ Chối Chào Hàng Mẫu

Dưới đây là mẫu thư từ chối chào hàng song ngữ chuẩn chỉnh giúp bạn hình dung rõ cách áp dụng cấu trúc 5 bước trên vào thực tế:

Bản Tiếng Anh (English Version)

ABC IMPORT COMPANY 25 Nguyen Hue Boulevard, District 1

Ho Chi Minh City, Vietnam

10 August 2026 Sales Department Global Trading Co., Ltd.

Shanghai, China

Subject: Rejection of Your Offer

Dear Sir or Madam,

Thank you for your quotation and for the time and effort you have taken in preparing your offer. We appreciate your prompt reply to our enquiry and the detailed information you have provided regarding your products.

However, after carefully reviewing your quotation, we regret to inform you that your prices are considerably higher than those currently offered by other suppliers for products of similar quality. We thank you for your trouble, but as your prices are much higher than those we have previously paid for goods of the same quality, we regret not being able to give you an order at present.

Should your prices become more competitive in the future, we would be pleased to reconsider your offer. We hope that there will be an opportunity for us to do business together in the near future.

Thank you once again for your cooperation.

Yours faithfully,

(Signed) Nguyen Van A Purchasing Manager

ABC Import Company

Bản Dịch Tiếng Việt (Vietnamese Version)

THƯ TỪ CHỐI CHÀO HÀNG Kính gửi Quý Công ty,

Trước hết, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Quý Công ty đã gửi báo giá cũng như đã dành thời gian và công sức chuẩn bị thư chào hàng cho chúng tôi. Chúng tôi đánh giá cao sự phản hồi nhanh chóng đối với thư hỏi hàng cũng như những thông tin chi tiết mà Quý Công ty đã cung cấp về sản phẩm.

Tuy nhiên, sau khi xem xét kỹ báo giá, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng mức giá của Quý Công ty hiện vẫn cao hơn đáng kể so với các nhà cung cấp khác đối với những sản phẩm có chất lượng tương đương. Chúng tôi xin cảm ơn sự hỗ trợ của Quý Công ty. Tuy nhiên, do mức giá của Quý Công ty cao hơn đáng kể so với mức giá mà chúng tôi đã từng thanh toán cho các sản phẩm có cùng chất lượng, chúng tôi rất tiếc chưa thể đặt hàng vào thời điểm hiện tại.

Nếu trong thời gian tới Quý Công ty có thể đưa ra mức giá cạnh tranh hơn, chúng tôi sẽ rất vui được xem xét lại đề nghị của Quý Công ty. Hy vọng hai bên sẽ có cơ hội hợp tác trong những giao dịch sắp tới.

Xin chân thành cảm ơn và kính chúc Quý Công ty ngày càng phát triển.

Trân trọng,

Nguyễn Văn A Trưởng phòng Mua hàng

ABC Import Company

3. Các mẫu câu vàng cần ghi nhớ (Key Expressions)

Để linh hoạt hơn trong quá trình soạn thảo phản hồi chào hàng (Reply to Offer) hoặc đàm phán báo giá (Quotation Negotiation), hãy "bỏ túi" ngay bảng mẫu câu đắt giá sau:

Kết luận

Việc từ chối một báo giá không tốt bằng tiếng Anh không khó, cái khó là từ chối làm sao để đối tác vẫn nể phục và sẵn sàng giảm giá cho bạn ở những đơn hàng sau. Bằng cách áp dụng đúng cấu trúc 5 bước cùng các mẫu câu vàng trên, bạn chắc chắn sẽ làm chủ được kỹ năng viết Business Correspondence chuyên nghiệp.