Trong hoạt động xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều hợp đồng mua bán khác nhau với cùng một đối tác trong cùng một thời điểm giao hàng. Nếu mỗi hợp đồng đều phải mở một tờ khai hải quan riêng, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian xử lý chứng từ, tăng khối lượng nhập liệu và dễ phát sinh sai sót trong quá trình khai báo.
Để tối ưu quy trình làm thủ tục hải quan, pháp luật hải quan hiện hành cho phép doanh nghiệp khai gộp nhiều hợp đồng vào cùng một tờ khai hải quan, với điều kiện các hợp đồng đó phải đáp ứng đầy đủ một số tiêu chí bắt buộc. Đây là nghiệp vụ rất hữu ích đối với nhân viên chứng từ, nhân viên khai báo hải quan và bộ phận xuất nhập khẩu tại doanh nghiệp.
Khai gộp nhiều hợp đồng vào một tờ khai hải quan là gì?
Khai gộp nhiều hợp đồng vào một tờ khai hải quan là việc doanh nghiệp tổng hợp thông tin của nhiều hợp đồng mua bán khác nhau để khai chung trên một tờ khai xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
Thay vì mở nhiều tờ khai riêng cho từng hợp đồng, doanh nghiệp có thể đưa toàn bộ dữ liệu hàng hóa, trị giá, số lượng và thông tin giao dịch vào một tờ khai duy nhất, miễn là các hợp đồng này có bản chất giao dịch thống nhất và đáp ứng đúng điều kiện của cơ quan hải quan.
Việc khai gộp giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý hồ sơ, hạn chế lặp lại thao tác nhập liệu, tiết kiệm chi phí và thuận tiện hơn trong quá trình theo dõi chứng từ.
Vì sao doanh nghiệp cần hiểu rõ điều kiện khai gộp hợp đồng?
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu ký nhiều hợp đồng nhỏ với cùng một khách hàng hoặc cùng một nhà cung cấp. Nếu không nắm rõ điều kiện khai gộp, doanh nghiệp có thể mở quá nhiều tờ khai không cần thiết, làm tăng khối lượng công việc cho bộ phận chứng từ và khai báo hải quan.
Ngược lại, nếu khai gộp không đúng điều kiện, tờ khai có thể bị cơ quan hải quan yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc tách lại hồ sơ. Điều này có thể làm chậm tiến độ thông quan, ảnh hưởng đến kế hoạch giao nhận hàng hóa và phát sinh thêm chi phí lưu kho, lưu bãi, lưu container.
Vì vậy, người làm xuất nhập khẩu cần nắm chắc các điều kiện được phép khai gộp nhiều hợp đồng vào một tờ khai hải quan.
4 điều kiện bắt buộc để khai gộp nhiều hợp đồng vào cùng một tờ khai
Để nhiều hợp đồng được khai chung trên một tờ khai hải quan, lô hàng phải đáp ứng đồng thời bốn điều kiện cốt lõi sau đây:
1. Cùng điều kiện giao hàng
Điều kiện đầu tiên là các hợp đồng phải có cùng điều kiện giao hàng theo Incoterms.
Ví dụ, nếu tất cả hợp đồng đều sử dụng điều kiện FOB thì có thể xem xét khai gộp. Nếu tất cả hợp đồng đều sử dụng điều kiện CIF thì cũng có thể xem xét khai gộp.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên khai gộp các hợp đồng có điều kiện giao hàng khác nhau. Chẳng hạn, một hợp đồng là FOB, một hợp đồng là CIF, một hợp đồng khác là EXW thì bản chất giao dịch, cách tính trị giá và trách nhiệm chi phí đã khác nhau. Trường hợp này không đáp ứng điều kiện để khai chung một tờ khai.
2. Cùng phương thức thanh toán
Điều kiện thứ hai là các hợp đồng phải có cùng phương thức thanh toán.
Nếu các hợp đồng đều thanh toán bằng T/T, doanh nghiệp có thể xem xét khai gộp. Nếu các hợp đồng đều thanh toán bằng L/C, doanh nghiệp cũng có thể xem xét khai gộp.
Tuy nhiên, nếu một hợp đồng thanh toán bằng T/T, hợp đồng khác thanh toán bằng L/C thì không nên khai gộp trên cùng một tờ khai. Lý do là phương thức thanh toán khác nhau có thể kéo theo sự khác biệt về bộ chứng từ, ngân hàng liên quan, điều kiện thanh toán và căn cứ kiểm tra hồ sơ.
3. Cùng một đối tác mua bán
Điều kiện thứ ba là các hợp đồng phải được ký với cùng một đối tác.
Đối với hàng xuất khẩu, bên mua trên các hợp đồng phải là cùng một khách hàng. Đối với hàng nhập khẩu, bên bán trên các hợp đồng phải là cùng một nhà cung cấp.
Nếu các hợp đồng thuộc các đối tác khác nhau, doanh nghiệp không nên khai gộp vào một tờ khai, dù hàng hóa có thể đi chung một chuyến. Việc thống nhất đối tác giúp cơ quan hải quan dễ dàng đối chiếu bản chất giao dịch, hợp đồng, hóa đơn thương mại và các chứng từ liên quan.
4. Cùng một lần giao hàng
Điều kiện cuối cùng và rất quan trọng là toàn bộ hàng hóa của các hợp đồng phải được giao trong cùng một lần.
Nói cách khác, hàng hóa phải đi chung một chuyến tàu, chuyến bay hoặc phương tiện vận tải, đồng thời được thể hiện trong cùng một bộ chứng từ vận tải phù hợp. Nếu các hợp đồng được giao thành nhiều chuyến khác nhau, doanh nghiệp cần tách tờ khai theo từng lần giao hàng.
Điều kiện này giúp đảm bảo dữ liệu khai báo hải quan phù hợp với thực tế vận chuyển, chứng từ vận tải và hồ sơ thông quan.
Cách khai thông tin khi gộp nhiều hợp đồng vào một tờ khai
Khi các hợp đồng đã đáp ứng đầy đủ bốn điều kiện trên, doanh nghiệp có thể tổng hợp số liệu để khai trên tờ khai hải quan.
Thông thường, người khai hải quan sẽ nhập thông tin tổng hợp trên phần chính của tờ khai, bao gồm thông tin doanh nghiệp, đối tác, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, tổng trị giá, số lượng hàng hóa và các chỉ tiêu bắt buộc khác.
Đối với từng số hợp đồng cụ thể, doanh nghiệp có thể liệt kê trong phần ghi chú hoặc lập bảng kê đính kèm để cơ quan hải quan có cơ sở đối chiếu. Việc trình bày rõ ràng từng số hợp đồng, ngày hợp đồng, trị giá từng hợp đồng và hàng hóa tương ứng sẽ giúp hồ sơ minh bạch hơn, giảm rủi ro bị yêu cầu giải trình bổ sung.
Lợi ích của việc khai gộp nhiều hợp đồng vào một tờ khai
Khai gộp nhiều hợp đồng vào cùng một tờ khai hải quan mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Thứ nhất, doanh nghiệp giảm được số lượng tờ khai phải mở, từ đó tiết kiệm thời gian thao tác trên phần mềm khai báo hải quan.
Thứ hai, bộ phận chứng từ giảm bớt khối lượng nhập liệu, hạn chế tình trạng sai sót do phải lặp lại nhiều lần các thông tin giống nhau.
Thứ ba, doanh nghiệp có thể tiết kiệm một phần chi phí liên quan đến xử lý hồ sơ và lệ phí phát sinh.
Thứ tư, việc quản lý hồ sơ cũng thuận tiện hơn vì toàn bộ giao dịch có cùng bản chất được gom lại trong một bộ hồ sơ thống nhất.
Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ nên áp dụng nghiệp vụ này khi chắc chắn hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện. Nếu còn nghi ngờ về tính thống nhất của hợp đồng, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, đối tác hoặc chuyến giao hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi truyền tờ khai chính thức.
Kết luận
Khai gộp nhiều hợp đồng vào cùng một tờ khai hải quan là một nghiệp vụ hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, chi phí và quy trình xử lý chứng từ. Tuy nhiên, để thực hiện đúng, doanh nghiệp cần ghi nhớ bốn điều kiện bắt buộc: cùng điều kiện giao hàng, cùng phương thức thanh toán, cùng một đối tác và cùng một lần giao hàng.
Khi vận dụng đúng, nghiệp vụ này không chỉ giúp hồ sơ hải quan gọn gàng hơn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người làm xuất nhập khẩu trong việc tổ chức, kiểm soát và xử lý chứng từ thông quan.
