Trong giao dịch quốc tế, một bức thư chuyên nghiệp không được đánh giá bằng những từ ngữ hoa mỹ hay quá hình thức, mà được đo lường bằng sự rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Hàng ngày, các đối tác kinh doanh phải xử lý hàng trăm email khác nhau. Do đó, kỹ năng viết thư tín thương mại (Business Writing) đi thẳng vào vấn đề là yếu tố then chốt để giao tiếp hiệu quả.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn kỹ thuật Avoid Stilted Expressions – loại bỏ những cụm từ rập khuôn, cứng nhắc để nâng tầm chuyên nghiệp cho email của bạn.
1. Tại Sao Cần Loại Bỏ Các Cụm Từ Rập Khuôn?
Một trong những lỗi phổ biến của người học tiếng Anh thương mại là lạm dụng các cấu trúc cổ điển mang tính hình thức cao. Những cụm từ như “Enclosed herewith…” hay “Please be advised that…” từng rất phổ biến, nhưng trong môi trường kinh doanh hiện đại, chúng bị đánh giá là thiếu tự nhiên và rườm rà.
Ngày nay, xu hướng toàn cầu trong giao tiếp doanh nghiệp là sử dụng Plain English (tiếng Anh đơn giản, trực tiếp). Việc đơn giản hóa câu chữ mang lại nhiều lợi ích:
-
Giúp người đọc nắm bắt thông tin ngay lập tức.
-
Tránh gây hiểu lầm do rào cản ngôn ngữ.
-
Thể hiện sự tôn trọng thời gian của đối tác.
2. Cách Thay Thế Cụm Từ Cũ Bằng Phong Cách Viết Hiện Đại
Để email trở nên tự nhiên và súc tích hơn, bạn có thể áp dụng các cách diễn đạt thay thế dưới đây khi soạn thảo thư tín thương mại:
| Cụm từ rập khuôn (Nên tránh) | Cách viết Plain English (Nên dùng) |
| Enclosed herewith is our latest catalogue. |
I am enclosing our latest catalogue. (Hoặc: Please find our latest catalogue attached.) |
| Attached please find the invoice. |
The invoice is attached. (Hoặc: I’ve attached the invoice for your reference.) |
| Please be advised that... | Lược bỏ cụm này và đi thẳng vào thông tin chính cần thông báo |
Những thay đổi này tuy nhỏ nhưng giúp thông điệp trở nên thân thiện, trực tiếp và hướng đến người đọc nhiều hơn.
3. Nguyên Tắc Vàng Trong Kỹ Năng Viết Email Thương Mại
Khi rà soát lại email trước khi gửi, hãy ghi nhớ nguyên tắc cốt lõi của Business Writing: Nếu bỏ đi một vài từ mà ý nghĩa của câu không thay đổi, hãy mạnh dạn lược bỏ chúng.
Mỗi từ xuất hiện trong văn bản đều cần mang một giá trị thông tin nhất định. Càng ít từ thừa, thông điệp càng nổi bật và có sức nặng. Việc sử dụng văn phong ngắn gọn không hề làm giảm đi tính trang trọng của bức thư. Ngược lại, nó minh chứng cho tư duy làm việc logic, mạch lạc và phong cách chuyên nghiệp của người gửi.
Kết luận
Chỉ bằng cách thay đổi thói quen dùng từ, loại bỏ những mẫu câu rập khuôn, bạn đã có thể cải thiện đáng kể chất lượng của các bức thư tín thương mại. Hãy bắt đầu áp dụng Plain English ngay hôm nay để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tạo thiện cảm tốt nhất với các đối tác quốc tế.
