Hướng Dẫn Viết Mô Tả Quy Cách Sản Phẩm Xuất Khẩu (Specification of Goods) Chuẩn Xác

Trong các giao dịch thương mại quốc tế, việc soạn thảo Thư chào hàng (Offer) hay Báo giá (Quotation) không chỉ dừng lại ở giá cả hay điều kiện thanh toán. Để người mua hiểu rõ đặc tính mặt hàng và hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp, Mô tả quy cách sản phẩm (Specification of Goods) là một phần không thể thiếu.

1. Specification of Goods là gì? Tại sao lại quan trọng?

Specification of Goods (Quy cách hàng hóa) là phần mô tả chi tiết các đặc tính kỹ thuật, chất lượng, màu sắc, và tiêu chuẩn đóng gói của sản phẩm.

Một bản mô tả rõ ràng mang lại các lợi ích vượt trội:

• Giúp đối tác nước ngoài hình dung chính xác 100% về sản phẩm.

• Là căn cứ quan trọng trong Hợp đồng mua bán (Sales Contract) để đối chiếu khi giao nhận.

• Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp xuất khẩu, từ đó gia tăng tỷ lệ chốt đơn.

2. Cách mô tả quy cách đối với hàng nông sản xuất khẩu

Hàng nông sản (trái cây, hạt, gia vị...) thường có tính đặc thù về sự tự nhiên, dễ hao hụt và thay đổi màu sắc. Do đó, quy cách thường được trình bày bằng những cụm từ ngắn gọn, bao quát.

Mẫu câu thông dụng:

"Specification: Whole, unmouldy; colour varying from dark yellow to dark red."

(Quy cách: Hàng nguyên vẹn, không bị ẩm mốc; màu sắc dao động từ vàng sậm đến đỏ sậm).

Phân tích thuật ngữ:

• Whole (Nguyên vẹn): Ám chỉ hàng nguyên trái, nguyên khối, không bị bể, đứt gãy hay cắt nhỏ.

• Unmouldy (Không ẩm mốc): Tiêu chuẩn cam kết chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình bảo quản và vận chuyển.

• Colour varying from... to... (Màu sắc dao động từ... đến...): Mẹo quan trọng đối với nông sản. Thay vì chỉ định một màu cố định (rất khó đảm bảo 100%), bạn nên sử dụng dải màu tự nhiên.

3. Cách mô tả quy cách đối với máy móc, thiết bị

Khác với nông sản, khi xuất khẩu máy móc hoặc thiết bị công nghiệp, đối tác sẽ quan tâm nhiều đến phụ kiện tháo rời và cách thức đóng gói để thuận tiện cho việc kiểm kê, lắp ráp và bảo trì.

Mẫu câu thông dụng:

"Removable accessories packed in separate packages shall be labeled in English."

(Các phụ kiện có thể tháo rời phải được đóng gói thành từng kiện riêng và được dán nhãn bằng tiếng Anh).

Việc Labeled in English (Dán nhãn bằng tiếng Anh) trên các Separate packages (Kiện đóng gói riêng) là yêu cầu bắt buộc giúp người mua quốc tế dễ dàng đối chiếu với Technical Specification (Bản mô tả thông số kỹ thuật).

4. Bảng từ vựng tiếng Anh chuyên ngành xuất nhập khẩu (Phần Quy cách hàng hóa)

Để dễ dàng tra cứu khi soạn thảo Offer hoặc Sales Contract, bạn hãy ghi nhớ các thuật ngữ sau:

Lời kết

Việc sử dụng chính xác các thuật ngữ về Specification of Goods sẽ giúp các chứng từ xuất nhập khẩu của bạn trở nên minh bạch và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Hãy áp dụng ngay những mẫu câu trên vào Thư chào hàng sắp tới của doanh nghiệp bạn.

(Đừng quên thường xuyên theo dõi chuyên mục Tiếng Anh Xuất Nhập Khẩu của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều bài học hữu ích về đàm phán và soạn thảo hợp đồng quốc tế!)