Trong quy trình khai báo hải quan điện tử trên hệ thống ECUS/VNACCS, IDC và EDC là hai nghiệp vụ rất quan trọng, đánh dấu thời điểm doanh nghiệp chính thức đăng ký tờ khai hải quan với cơ quan Hải quan. Nếu IDA và EDA được xem là bước khai nháp, giúp người khai kiểm tra và hoàn thiện dữ liệu ban đầu, thì IDC và EDC chính là bước truyền chính thức, làm phát sinh quá trình xử lý tờ khai trên hệ thống thông quan điện tử.
Hiểu đúng về IDC và EDC sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót khi khai báo hải quan, tránh phát sinh chi phí, chậm thông quan hoặc phải thực hiện khai bổ sung sau khi tờ khai đã được đăng ký chính thức.
IDC là gì?
IDC là viết tắt của Import Declaration Checking, được hiểu là nghiệp vụ đăng ký chính thức tờ khai nhập khẩu trên hệ thống VNACCS.
Sau khi người khai hoàn tất bước khai báo nháp bằng nghiệp vụ IDA, hệ thống Hải quan sẽ xử lý dữ liệu và trả về bản khai nhập khẩu hoàn chỉnh kèm theo các thông tin tính thuế. Lúc này, người khai hải quan cần rà soát toàn bộ dữ liệu trước khi thực hiện lệnh IDC.
Khi bấm IDC, doanh nghiệp chính thức gửi tờ khai nhập khẩu đến cơ quan Hải quan. Dữ liệu trên tờ khai sẽ được đưa vào hệ thống quản lý thông quan và bắt đầu được xử lý theo quy trình nghiệp vụ hải quan điện tử.
EDC là gì?
EDC là viết tắt của Export Declaration Checking, được hiểu là nghiệp vụ đăng ký chính thức tờ khai xuất khẩu trên hệ thống VNACCS.
Tương tự như quy trình nhập khẩu, trước khi thực hiện EDC, người khai thường hoàn tất bước khai nháp bằng nghiệp vụ EDA. Sau đó, hệ thống phản hồi dữ liệu tờ khai để người khai kiểm tra lại thông tin. Khi truyền EDC, tờ khai xuất khẩu được đăng ký chính thức với cơ quan Hải quan.
Đây là bước quan trọng vì sau khi tờ khai được truyền chính thức, hệ thống sẽ phản hồi kết quả phân luồng và các yêu cầu xử lý tiếp theo.
Sự khác nhau giữa IDA, EDA và IDC, EDC
Trong thực tế khai báo hải quan, nhiều người mới học nghiệp vụ thường nhầm lẫn giữa bước khai nháp và bước đăng ký chính thức tờ khai.
IDA là nghiệp vụ khai trước thông tin tờ khai nhập khẩu. EDA là nghiệp vụ khai trước thông tin tờ khai xuất khẩu. Hai nghiệp vụ này giúp người khai nhập dữ liệu ban đầu, kiểm tra thông tin, nhận phản hồi từ hệ thống và hoàn thiện tờ khai trước khi truyền chính thức.
Trong khi đó, IDC và EDC là bước đăng ký chính thức tờ khai. IDC áp dụng cho tờ khai nhập khẩu, còn EDC áp dụng cho tờ khai xuất khẩu. Khi người khai thực hiện IDC hoặc EDC, dữ liệu tờ khai được gửi chính thức đến cơ quan Hải quan và bắt đầu phát sinh kết quả phân luồng.
Nói cách khác, IDA và EDA là bước chuẩn bị dữ liệu, còn IDC và EDC là bước xác nhận chính thức trách nhiệm khai báo của doanh nghiệp.
Vì sao phải kiểm tra kỹ trước khi truyền IDC hoặc EDC?
Trước khi thực hiện IDC hoặc EDC, người khai hải quan cần kiểm tra thật kỹ toàn bộ thông tin trên tờ khai. Đây là nguyên tắc bắt buộc trong thực tế làm thủ tục hải quan, bởi vì sau khi truyền chính thức, nhiều chỉ tiêu quan trọng trên tờ khai có thể bị khóa hoặc muốn điều chỉnh phải thực hiện nghiệp vụ khai bổ sung.
Các thông tin cần rà soát gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, mã loại hình, điều kiện giao hàng, phương thức vận chuyển, tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, trọng lượng, đơn giá, trị giá tính thuế, thuế suất và số tiền thuế hệ thống tự động tính toán.
Chỉ một sai sót nhỏ như sai mã HS, sai trị giá tính thuế, sai mã loại hình hoặc sai thông tin hàng hóa cũng có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi, lưu container hoặc làm tăng rủi ro bị kiểm tra sau thông quan.
Hệ thống phân luồng sau khi truyền IDC hoặc EDC
Ngay sau khi người khai truyền IDC hoặc EDC, hệ thống VNACCS sẽ phản hồi kết quả phân luồng tờ khai. Đây là kết quả quan trọng, quyết định hướng xử lý tiếp theo của lô hàng.
Nếu tờ khai được phân luồng xanh, hàng hóa thường được thông quan nhanh nếu doanh nghiệp đã hoàn tất nghĩa vụ thuế và các điều kiện liên quan. Nếu tờ khai phân luồng vàng, doanh nghiệp phải xuất trình hoặc nộp hồ sơ chứng từ để cơ quan Hải quan kiểm tra. Nếu tờ khai phân luồng đỏ, ngoài việc kiểm tra hồ sơ, hàng hóa còn có thể phải kiểm tra thực tế.
Do đó, IDC và EDC không chỉ là thao tác kỹ thuật trên phần mềm ECUS/VNACCS, mà còn là điểm chuyển tiếp quan trọng giữa giai đoạn chuẩn bị dữ liệu và giai đoạn xử lý chính thức của cơ quan Hải quan.
Rủi ro khi truyền IDC hoặc EDC khi chưa kiểm tra kỹ
Trong thực tế, nhiều sai sót phát sinh không phải do hệ thống, mà do người khai truyền tờ khai quá nhanh khi chưa kiểm tra đủ dữ liệu. Một số lỗi thường gặp có thể kể đến như áp sai mã HS, khai sai tên hàng, sai số lượng, sai trọng lượng, sai trị giá, sai mã loại hình, sai điều kiện giao hàng hoặc chưa đối chiếu kỹ giữa invoice, packing list, vận đơn và hợp đồng.
Khi các lỗi này phát sinh sau khi tờ khai đã được truyền chính thức, doanh nghiệp có thể phải thực hiện khai bổ sung, điều chỉnh hồ sơ, giải trình với cơ quan Hải quan hoặc xử lý các thủ tục phát sinh khác. Điều này làm mất thời gian, ảnh hưởng kế hoạch giao nhận và có thể tạo ra rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Kinh nghiệm thực tế khi thực hiện IDC và EDC
Để hạn chế sai sót, người khai hải quan nên thực hiện kiểm tra chéo chứng từ trước khi truyền chính thức. Dữ liệu trên tờ khai cần được đối chiếu với bộ chứng từ gốc như hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng nhận xuất xứ nếu có và các chứng từ chuyên ngành liên quan.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra nội bộ trước khi truyền IDC hoặc EDC. Với những lô hàng có trị giá lớn, mặt hàng nhạy cảm, hàng có thuế suất cao hoặc hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, việc rà soát càng phải được thực hiện cẩn trọng hơn.
Một nhân viên khai báo hải quan chuyên nghiệp không chỉ cần biết thao tác phần mềm, mà còn phải hiểu bản chất nghiệp vụ, hiểu chứng từ, hiểu chính sách mặt hàng, hiểu mã HS và nắm được rủi ro pháp lý của từng chỉ tiêu khai báo.
Kết luận
IDC và EDC là hai nghiệp vụ quan trọng trong quy trình khai báo hải quan điện tử trên hệ thống ECUS/VNACCS. IDC dùng để đăng ký chính thức tờ khai nhập khẩu, còn EDC dùng để đăng ký chính thức tờ khai xuất khẩu.
Trước khi thực hiện IDC hoặc EDC, người khai cần rà soát kỹ toàn bộ dữ liệu trên tờ khai, đặc biệt là mã HS, mã loại hình, trị giá tính thuế, thuế suất, thông tin hàng hóa và các chứng từ liên quan. Bởi vì sau khi truyền chính thức, tờ khai sẽ được hệ thống phân luồng và bắt đầu được cơ quan Hải quan xử lý.
Trong nghiệp vụ hải quan, tốc độ là cần thiết, nhưng sự chính xác mới là yếu tố quyết định. Một tờ khai được truyền đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp thông quan thuận lợi, hạn chế chi phí phát sinh và giảm thiểu rủi ro trong quá trình xuất nhập khẩu.
