Trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa, vận đơn hay Bill of Lading là một trong những chứng từ quan trọng nhất của bộ hồ sơ hải quan. Vận đơn không chỉ thể hiện thông tin vận chuyển hàng hóa mà còn là căn cứ để doanh nghiệp, hãng tàu, đơn vị logistics và cơ quan hải quan kiểm soát lô hàng trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu.
Một trong những nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm vững là: 01 vận đơn chỉ được khai trên 01 tờ khai hải quan nhập khẩu. Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng 01 vận đơn cho nhiều tờ khai khác nhau, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo tách vận đơn với cơ quan hải quan trước khi đăng ký tờ khai.
Đây là quy định rất quan trọng, đặc biệt đối với các lô hàng nhập khẩu có nhiều mặt hàng, nhiều chính sách quản lý chuyên ngành hoặc cần chia thành nhiều tờ khai theo từng loại hình nhập khẩu khác nhau.
Vận đơn Bill of Lading là gì?
Vận đơn, tiếng Anh là Bill of Lading, thường được gọi tắt là B/L hoặc Bill, là chứng từ vận tải do hãng tàu hoặc người vận chuyển phát hành cho người gửi hàng. Trên vận đơn sẽ thể hiện các thông tin quan trọng như người gửi hàng, người nhận hàng, tên tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, số container, số seal, số kiện, trọng lượng, mô tả hàng hóa và các thông tin liên quan đến quá trình vận chuyển.
Trong nghiệp vụ nhập khẩu, vận đơn là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp lấy hàng, đối chiếu chứng từ và khai báo hải quan. Vì vậy, thông tin vận đơn phải được khai báo chính xác trên tờ khai hải quan nhập khẩu.
Nguyên tắc một vận đơn khai trên một tờ khai hải quan
Theo nguyên tắc khai báo hải quan nhập khẩu, mỗi vận đơn chỉ được sử dụng để khai trên một tờ khai hải quan nhập khẩu. Khi doanh nghiệp đăng ký tờ khai chính thức trên hệ thống hải quan, số vận đơn sẽ được hệ thống ghi nhận là đã sử dụng.
Điều này có nghĩa là nếu doanh nghiệp tiếp tục dùng lại cùng một số vận đơn để khai cho một tờ khai nhập khẩu khác, hệ thống có thể báo lỗi trùng vận đơn hoặc không cho phép đăng ký tờ khai. Khi đó, quá trình thông quan có thể bị gián đoạn, doanh nghiệp phải xử lý lại hồ sơ và có nguy cơ phát sinh thêm thời gian, chi phí lưu kho, lưu bãi hoặc chậm kế hoạch giao hàng.
Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ số vận đơn trước khi truyền tờ khai, đặc biệt trong các trường hợp lô hàng có nhiều nhóm hàng hoặc nhiều bộ phận cùng phối hợp xử lý chứng từ.
Khi nào cần dùng một vận đơn cho nhiều tờ khai?
Trong thực tế xuất nhập khẩu, không phải lúc nào một vận đơn cũng chỉ tương ứng với một tờ khai đơn giản. Có nhiều trường hợp doanh nghiệp cần tách một vận đơn thành nhiều tờ khai nhập khẩu khác nhau.
Ví dụ, một vận đơn có thể bao gồm nhiều nhóm hàng có chính sách quản lý chuyên ngành khác nhau. Một số mặt hàng cần giấy phép nhập khẩu, một số mặt hàng cần kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, công bố hợp quy hoặc áp dụng chính sách thuế khác nhau.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể cần tách tờ khai do hàng hóa thuộc nhiều loại hình nhập khẩu khác nhau, có mục đích sử dụng khác nhau hoặc cần quản lý riêng theo từng bộ phận, từng hợp đồng, từng đơn hàng.
Trong những trường hợp này, việc dùng 01 vận đơn cho nhiều tờ khai là có thể thực hiện, nhưng doanh nghiệp bắt buộc phải làm đúng quy trình.
Muốn dùng một vận đơn cho nhiều tờ khai phải làm gì?
Nếu doanh nghiệp muốn dùng 01 vận đơn cho nhiều tờ khai nhập khẩu, doanh nghiệp phải thông báo tách vận đơn với cơ quan hải quan trước khi đăng ký tờ khai.
Có thể hiểu đơn giản, thông báo tách vận đơn là việc doanh nghiệp báo trước với cơ quan hải quan rằng một vận đơn gốc sẽ được chia ra thành nhiều phần để khai báo trên nhiều tờ khai khác nhau. Mỗi tờ khai sẽ tương ứng với một phần hàng hóa cụ thể, có số lượng, số kiện, trọng lượng, trị giá và chính sách quản lý riêng.
Việc thông báo tách vận đơn giúp cơ quan hải quan có cơ sở theo dõi và kiểm soát toàn bộ lô hàng, tránh tình trạng khai trùng, khai thiếu, khai sai hoặc lợi dụng chứng từ vận tải để gian lận thương mại.
Không nên tự ý truyền nhiều tờ khai trên cùng một vận đơn
Một lỗi nghiệp vụ khá phổ biến là doanh nghiệp tự ý dùng cùng một số vận đơn để truyền nhiều tờ khai trước, sau đó khi hệ thống báo lỗi hoặc hồ sơ bị treo mới làm công văn giải trình.
Cách làm này tiềm ẩn nhiều rủi ro. Tờ khai có thể bị chặn, hồ sơ có thể phải điều chỉnh, doanh nghiệp mất thêm thời gian làm việc với cơ quan hải quan và có thể ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng.
Vì vậy, đối với các lô hàng có khả năng phải tách tờ khai, doanh nghiệp nên rà soát chứng từ ngay từ đầu. Trước khi đăng ký tờ khai chính thức, cần xác định rõ vận đơn có dùng cho một tờ khai hay nhiều tờ khai, có cần tách vận đơn hay không, và phải thực hiện thông báo với cơ quan hải quan theo đúng trình tự.
Rủi ro nếu khai sai quy tắc dùng chung vận đơn
Nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy tắc sử dụng vận đơn trong khai báo hải quan nhập khẩu, nhiều rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thông quan.
Trước hết, hệ thống hải quan có thể báo lỗi trùng vận đơn, khiến tờ khai không đăng ký được. Tiếp theo, doanh nghiệp có thể phải mất thêm thời gian điều chỉnh hồ sơ, làm giải trình hoặc thực hiện lại thủ tục liên quan đến tách vận đơn.
Ngoài ra, việc chậm xử lý tờ khai còn có thể làm phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi, lưu kho, chậm giao hàng cho khách hoặc ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, đây là lỗi nghiệp vụ cần tránh vì chỉ một sai sót nhỏ trong khâu chứng từ cũng có thể làm chậm toàn bộ tiến độ thông quan.
Kinh nghiệm xử lý vận đơn trong khai báo hải quan nhập khẩu
Để hạn chế rủi ro khi khai báo hải quan nhập khẩu, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin vận đơn trước khi truyền tờ khai. Bộ phận chứng từ cần đối chiếu số Bill, số container, số seal, số kiện, trọng lượng và mô tả hàng hóa giữa vận đơn, invoice, packing list, arrival notice và các chứng từ liên quan.
Nếu lô hàng có nhiều nhóm hàng, nhiều chính sách quản lý hoặc có khả năng cần chia nhiều tờ khai, doanh nghiệp nên xác định phương án tách vận đơn ngay từ đầu. Không nên đợi đến khi hệ thống báo lỗi mới xử lý, vì lúc đó tiến độ thông quan có thể đã bị ảnh hưởng.
Đối với những lô hàng phức tạp, doanh nghiệp nên trao đổi trước với đơn vị khai thuê hải quan, forwarder hoặc bộ phận chuyên trách để thống nhất phương án khai báo phù hợp.
Kết luận
Quy tắc dùng chung vận đơn trong khai báo hải quan nhập khẩu là một nội dung nghiệp vụ quan trọng mà doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần nắm vững. Về nguyên tắc, 01 vận đơn chỉ được khai trên 01 tờ khai hải quan nhập khẩu. Nếu muốn dùng 01 vận đơn cho nhiều tờ khai, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo tách vận đơn với cơ quan hải quan trước khi đăng ký tờ khai.
Việc hiểu đúng và làm đúng quy trình tách vận đơn sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế lỗi trùng Bill, tránh treo tờ khai, rút ngắn thời gian thông quan và giảm thiểu chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hóa.
