Trong hoạt động xuất nhập khẩu quốc tế, trước khi phát sinh một đơn hàng, một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất chính là viết Thư hỏi hàng (hay còn gọi là Enquiry Letter).
Đây là loại thư được người mua gửi đến nhà cung cấp để tìm hiểu về sản phẩm, giá cả, điều kiện giao hàng và các thông tin cần thiết trước khi quyết định giao dịch. Một bức Enquiry Letter không chỉ đơn thuần là công cụ hỏi giá, mà còn giúp doanh nghiệp giới thiệu năng lực, xây dựng uy tín và mở đầu cho một mối quan hệ hợp tác kinh doanh quốc tế lâu dài.
1. Cấu Trúc Và Mẫu Câu Tiếng Anh Thường Dùng Trong Thư Hỏi Hàng
1.1. Giới thiệu doanh nghiệp và nêu nhu cầu mua hàng
Một bức thư chuyên nghiệp luôn bắt đầu bằng việc cho đối tác biết bạn là ai và bạn đang cần gì.
-
"We are one of the leading trading companies…" (Chúng tôi là một trong những công ty thương mại hàng đầu...)
-
"We specialize in…" (Chúng tôi chuyên về...)
-
"We are now in the market for…" (Hiện nay chúng tôi đang có nhu cầu tìm mua...)
1.2. Trình bày lý do biết đến nhà cung cấp
Việc nhắc đến nguồn thông tin giúp bức thư trở nên tự nhiên và tạo dựng sự tin cậy ngay từ đầu.
-
"We have seen your advertisement…" (Chúng tôi đã xem quảng cáo của Quý Công ty...)
-
"You were recommended to us by…" (Quý Công ty được giới thiệu đến chúng tôi bởi...)
1.3. Đưa ra nhận định về tiềm năng thị trường
Thể hiện sự hiểu biết về thị trường giúp kích thích sự hứng thú của nhà cung cấp.
-
"We believe that there is a potential market…" (Chúng tôi tin rằng thị trường này có nhiều tiềm năng...)
-
"There is a high demand for this product." (Hiện nay có nhu cầu rất lớn đối với sản phẩm này.)
1.4. Yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu và điều kiện giao dịch
Đây là nội dung cốt lõi không thể thiếu trong mọi thư hỏi hàng.
-
"We would appreciate it if you could send us your latest catalogue and price list." (Chúng tôi rất cảm kích nếu Quý Công ty có thể gửi cho chúng tôi catalogue và bảng giá mới nhất.)
Lưu ý: Đừng quên hỏi cụ thể về terms of payment (điều kiện thanh toán) và delivery terms (điều kiện giao hàng).
1.5. Đề nghị kiểm tra hàng mẫu (Sample)
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cần kiểm tra chất lượng thực tế trước khi đặt hàng.
-
"Could you send us some samples?" (Quý Công ty có thể gửi cho chúng tôi một số mẫu được không?)
-
"Could you arrange a product demonstration?" (Quý Công ty có thể sắp xếp buổi giới thiệu hoặc trình diễn sản phẩm không?)
1.6. Thăm dò chính sách chiết khấu
Nếu bạn dự định đặt hàng với số lượng lớn, đây là kỹ năng đàm phán bắt buộc phải có.
-
"Could you offer any trade discount or quantity discount?" (Quý Công ty có thể áp dụng chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu theo số lượng hay không?)
1.7. Kết thư và thể hiện thiện chí hợp tác
Kết thúc bằng một lời hứa hẹn sẽ mở ra cơ hội kinh doanh cho cả hai bên.
-
"We look forward to receiving your offer soon." (Chúng tôi mong sớm nhận được báo giá của Quý Công ty.)
-
"If the quality is up to standard and the prices are competitive, we will place regular orders." (Nếu chất lượng đạt yêu cầu và giá cả cạnh tranh, chúng tôi sẽ đặt hàng thường xuyên trong tương lai.)
2. Mẫu Thư Hỏi Hàng Hoàn Chỉnh (Sample Enquiry Letter)
Dưới đây là một ví dụ thực tế về thư hỏi hàng trong ngành máy móc đóng gói công nghiệp mà bạn có thể tham khảo và áp dụng:
Subject: Enquiry for Industrial Packaging Machines
Dear Sir or Madam,
We would like to take this opportunity to introduce ourselves as SIMEX Trading Co., Ltd., a trading company based in Ho Chi Minh City, Vietnam, specializing in the import and distribution of industrial packaging equipment and machinery.
We were recommended to your company by one of our business partners in the packaging industry, who spoke highly of the quality and reliability of your products. After reviewing your company profile, we are very interested in establishing a long-term business relationship with you.
We believe that there is a promising market in Vietnam for high-quality packaging machines, and we are currently looking for a reliable supplier to meet the increasing demand from our customers.
We would appreciate it if you could send us your latest catalogue together with your price list, product specifications, and details of your terms of payment and delivery. In particular, we are interested in your automatic carton sealing machines and pallet wrapping machines.
If possible, please also send us product brochures, technical data sheets, and several product samples so that we can evaluate the quality before placing an order.
As we intend to place a substantial order if your products meet our requirements, we would like to know whether you offer any trade discounts or quantity discounts for large-volume purchases. We would also appreciate information regarding your preferred methods of payment, such as T/T, L/C, or D/A.
If your quotations are competitive and the product quality is satisfactory, we expect to establish a long-term cooperation and place regular orders in the future.
We look forward to receiving your reply and hope to begin a successful business relationship with your company.
Thank you for your attention.
Yours faithfully,
Quan Pham
Purchasing Manager
SIMEX Trading Co., Ltd.
Ho Chi Minh City, Vietnam
Email: purchasing@simex.com.vn
Tel: +84 28 1234 5678
