Trong chuỗi bài giảng về Tiếng Anh Xuất nhập khẩu (English for Import–Export), kỹ năng viết Thư tín thương mại (Business Correspondence) luôn đóng vai trò quyết định đến sự thành bại của một thương vụ. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một kỹ năng quan trọng: Cách đề cập đến nguồn thông tin tiếp cận nhà cung cấp (Referencing the Supplier) trong thư hỏi hàng.
1. Tại sao cần đề cập nguồn thông tin trong thư hỏi hàng (Enquiry Letter)?
Trong một Enquiry Letter, trước khi đi vào yêu cầu báo giá (Quotation) hay hỏi thông tin chi tiết về sản phẩm, anh chị nên giới thiệu ngắn gọn lý do vì sao mình biết đến doanh nghiệp của đối tác.
Explaining how you found the supplier helps build credibility and creates a more natural opening. (Giải thích cách bạn tìm thấy nhà cung cấp giúp xây dựng uy tín và tạo ra một phần mở đầu tự nhiên hơn).
Việc này không chỉ giúp bức thư trở nên lịch sự, chuyên nghiệp mà còn tạo thiện cảm ngay từ những dòng đầu tiên, kích thích đối tác phản hồi nhanh chóng.
2. 4 Mẫu câu tiếng Anh thương mại giới thiệu nguồn tiếp cận nhà cung cấp
Tùy thuộc vào việc anh chị biết đến đối tác qua kênh nào, hãy áp dụng linh hoạt 4 mẫu câu chuẩn quốc tế dưới đây:
2.1. Tiếp cận qua hội chợ triển lãm (Exhibition)
Nếu doanh nghiệp của anh chị biết đến đối tác thông qua các sự kiện thương mại, hãy dùng mẫu câu:
"We were impressed by the selection of products displayed on your stand at this year’s exhibition."
(Chúng tôi rất ấn tượng với các sản phẩm được trưng bày tại gian hàng của Quý Công ty trong kỳ triển lãm năm nay).
-
Thuật ngữ lưu ý: Impressed by (ấn tượng với), Displayed on your stand (được trưng bày tại gian hàng).
2.2. Tiếp cận qua báo chí hoặc tạp chí chuyên ngành (Media / Advertisement)
Nếu tìm thấy thông tin nhà cung cấp qua các phương tiện truyền thông hoặc các số báo chuyên ngành:
"We have seen your advertisement in the latest issue of..."
(Chúng tôi đã xem quảng cáo của Quý Công ty trên số phát hành mới nhất của...)
-
Thuật ngữ lưu ý: Advertisement (quảng cáo), Latest issue (số phát hành mới nhất).
2.3. Được giới thiệu bởi các tổ chức, hiệp hội uy tín (Recommendation)
Khi anh chị được một bên thứ ba có thẩm quyền bảo chứng, mức độ tin cậy của bức thư sẽ tăng lên rất cao:
"We were given your name by the Vietnam Chamber of Commerce and Industry."
(Chúng tôi được Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam giới thiệu Quý Công ty).
-
Thuật ngữ lưu ý: Vietnam Chamber of Commerce and Industry - VCCI (Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam).
2.4. Biết đến qua các mối quan hệ đối tác trong ngành (Industry Associates)
Một cách khéo léo để tạo bầu không khí đàm phán tích cực là sử dụng "lời khen truyền miệng" từ mạng lưới kinh doanh:
"Our associates in the industry speak highly of your products."
(Các đối tác của chúng tôi trong ngành đều đánh giá rất cao sản phẩm của Quý Công ty).
-
Thuật ngữ lưu ý: Associates in the industry (đối tác trong ngành), Speak highly of (đánh giá cao).
3. Tổng hợp từ khóa tiếng Anh Xuất Nhập Khẩu cần ghi nhớ
Để tự tin soạn thảo các văn bản thương mại quốc tế, anh chị học viên hãy lưu lại bảng tổng hợp từ vựng cốt lõi trong bài học hôm nay:
| Từ vựng / Thuật ngữ | Ý nghĩa tiếng Việt |
| Enquiry Letter | Thư hỏi hàng |
| Referencing the Supplier | Đề cập đến nguồn thông tin nhà cung cấp |
| Exhibition | Hội chợ triển lãm |
| Advertisement | Quảng cáo |
| Latest Issue | Số phát hành mới nhất |
| VCCI | Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam |
| Associates in the Industry | Các đối tác trong ngành |
Lời kết
Việc nắm vững cách Referencing the Supplier là bước đệm đầu tiên giúp anh chị chuyên nghiệp hóa kỹ năng viết thư tín thương mại. Hãy thực hành áp dụng ngay các mẫu câu trên vào công việc thực tế để tăng tỷ lệ phản hồi từ các nhà cung cấp quốc tế nhé!
