Sản Xuất Hàng Hóa – Bước Nền Tảng Quyết Định Thành Công Của Đơn Hàng Xuất Khẩu

MỤC LỤC

Sản xuất hàng hóa: khâu đầu tiên nhưng mang tính sống còn trong xuất khẩu

Trong quy trình triển khai một đơn hàng xuất khẩu, sản xuất hàng hóa là công việc đầu tiên và cũng là khâu quan trọng nhất. Sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết, toàn bộ cam kết về chất lượng, mẫu mã, bao bì và tiến độ giao hàng đều bắt đầu được hiện thực hóa thông qua quá trình sản xuất.

Chỉ cần xảy ra sai lệch ở giai đoạn này – dù là một chi tiết nhỏ về kỹ thuật, bao bì hay thời gian hoàn thành – thì mọi nỗ lực đàm phán, chào giá và ký kết hợp đồng trước đó đều có thể trở nên vô nghĩa. Thực tế cho thấy, phần lớn các tranh chấp trong xuất khẩu đều bắt nguồn từ khâu sản xuất không được kiểm soát chặt chẽ.

Tư duy làm hàng xuất khẩu: làm đúng, làm đủ và có trách nhiệm

Từ góc nhìn thực tiễn của người trực tiếp theo dõi và triển khai nhiều đơn hàng xuất khẩu, điều quan trọng nhất khi sản xuất hàng hóa là giữ tư duy của một người bán hàng chân chính.

Doanh nghiệp có thể có nhiều cách khác nhau để quản trị chi phí và tối ưu lợi nhuận, tuy nhiên, trong xuất khẩu, nguyên tắc cốt lõi vẫn là: làm đúng hàng, làm đủ số lượng và làm có trách nhiệm. Dù khách hàng ở cách nửa vòng Trái Đất, dù họ không cử đại diện sang giám sát, thì mỗi sản phẩm xuất khẩu vẫn mang theo uy tín của doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường quốc tế.

Bám sát mẫu duyệt và điều khoản chất lượng trong hợp đồng

Một trong những yêu cầu bắt buộc khi sản xuất hàng xuất khẩu là tuân thủ tuyệt đối mẫu đã được duyệt, bản vẽ kỹ thuật và các điều khoản chất lượng đã ghi rõ trong hợp đồng ngoại thương.

Chỉ một sai khác nhỏ về màu sắc, kích thước hoặc thành phần nguyên liệu cũng có thể dẫn đến khiếu nại, yêu cầu giảm giá, thậm chí bị từ chối thanh toán. Vì vậy, nguyên tắc xuyên suốt là: khi sản xuất hàng loạt, sản phẩm phải giống hàng mẫu đã được khách hàng chấp thuận.

Quản lý bao bì – yếu tố thường bị xem nhẹ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến giao hàng

Bao bì là một phần không thể tách rời của hàng xuất khẩu. Trường hợp bao bì do khách hàng cung cấp hoặc chỉ định nhà cung cấp, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ để kiểm soát tiến độ in ấn, thời gian giao hàng và chất lượng bao bì trước khi đưa vào sản xuất.

Ngược lại, nếu bao bì do doanh nghiệp tự phát triển, việc chủ động làm việc sớm với nhà in hoặc nhà cung cấp bao bì là điều bắt buộc. Điều này giúp tránh tình trạng phổ biến trong thực tế: hàng hóa đã sản xuất xong nhưng chưa có bao bì để đóng gói, dẫn đến trễ tiến độ giao hàng.

Lập kế hoạch nguyên liệu và kiểm soát tồn kho sản xuất

Song song với bao bì, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch thu mua nguyên liệu kịp thời, đặc biệt đối với những ngành hàng có yếu tố mùa vụ hoặc biến động giá mạnh. Việc quản lý tồn kho nguyên liệu chặt chẽ sẽ giúp hạn chế rủi ro thiếu nguyên liệu, tránh gián đoạn sản xuất và ảnh hưởng đến lịch xuất hàng.

Cập nhật tiến độ sản xuất – chìa khóa xây dựng niềm tin với khách hàng

Trong suốt quá trình sản xuất, doanh nghiệp nên duy trì việc cập nhật tiến độ thường xuyên cho khách hàng hoặc cho người đại diện của họ tại Việt Nam. Sự minh bạch thông tin giúp hai bên kịp thời điều chỉnh khi phát sinh vấn đề như nguyên liệu về chậm, mẫu chưa đạt yêu cầu hoặc cần thay đổi bao bì.

Thực tế cho thấy, một doanh nghiệp chủ động báo cáo và đề xuất giải pháp luôn được khách hàng đánh giá cao hơn rất nhiều so với việc im lặng cho đến sát ngày giao hàng.

Bám sát tiến độ giao hàng và chủ động chừa thời gian đệm

Tiến độ sản xuất cần được gắn chặt với kế hoạch giao hàng. Ví dụ, nếu hợp đồng quy định thời hạn xuất hàng là ngày thứ 30 kể từ ngày ký, thì doanh nghiệp nên hoàn tất sản xuất trước ngày tàu chạy ít nhất từ 5 đến 7 ngày. Khoảng thời gian đệm này giúp xử lý các rủi ro phát sinh và đảm bảo kế hoạch xuất khẩu không bị động.

Kiểm định hàng hóa – bước khẳng định sự chuyên nghiệp

Đối với nhiều thị trường, việc kiểm định hàng hóa là yêu cầu bắt buộc. Doanh nghiệp nên chủ động phối hợp với các đơn vị kiểm định độc lập như Vinacontrol, FCC, SGS hoặc Intertek, tùy theo yêu cầu của khách hàng. Đây không chỉ là thủ tục kỹ thuật, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và cam kết chất lượng của doanh nghiệp xuất khẩu.

Thời điểm chốt chất lượng phù hợp nhất: khi đóng hàng vào container

Thời điểm phù hợp nhất để chốt chất lượng cuối cùng với khách hàng là lúc đóng hàng vào container. Khi đó, sản phẩm đã hoàn thiện, được đóng gói đầy đủ và sẵn sàng xuất khẩu, giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra và xác nhận chất lượng.

Những rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển quốc tế thường rất khó kiểm soát, vì vậy việc chốt chất lượng tại thời điểm đóng hàng sẽ giúp hạn chế tranh chấp không cần thiết.

Biên bản đóng hàng – “lá chắn pháp lý” cho doanh nghiệp xuất khẩu

Sau khi hoàn tất việc đóng hàng, doanh nghiệp nên lập Biên bản Đóng hàng (Stuffing/Loading Report), trong đó ghi rõ ngày giờ, số container, số seal, danh mục sản phẩm, kèm theo hình ảnh và video chi tiết quá trình đóng hàng.

Tài liệu này không chỉ phục vụ lưu trữ nội bộ mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng khi xảy ra tranh chấp với khách hàng, hãng vận chuyển hoặc công ty bảo hiểm.

Xuất khẩu là câu chuyện của uy tín dài hạn

Xuất khẩu không phải là hoạt động bán hàng một lần để kiếm lợi nhuận ngắn hạn. Mục tiêu lâu dài của doanh nghiệp xuất khẩu là xây dựng uy tín và niềm tin bền vững với khách hàng quốc tế. Làm đúng và làm tốt ngay từ khâu sản xuất chính là nền tảng để khách hàng quay lại trong nhiều đơn hàng tiếp theo.