Bước 5: Xây dựng đội ngũ xuất khẩu có năng lực – Nền tảng vận hành bền vững cho doanh nghiệp

MỤC LỤC

Trong chuỗi 6 bước công tác chuẩn bị tiềm lực cho doanh nghiệp trước khi tham gia thị trường quốc tế, Bước 5 – Xây dựng đội ngũ xuất khẩu có năng lực giữ vai trò đặc biệt quan trọng. Đây là bước quyết định khả năng vận hành thực tế của hoạt động xuất khẩu, không chỉ ở một đơn hàng, mà trong suốt quá trình mở rộng và phát triển thị trường quốc tế.

Thực tế cho thấy, xuất khẩu không đơn thuần là tìm được khách hàng rồi gửi hàng đi. Đằng sau mỗi đơn hàng quốc tế là một chuỗi hoạt động phức tạp, bao gồm giao tiếp và đàm phán với khách hàng nước ngoài, ký kết hợp đồng ngoại thương, xử lý chứng từ xuất nhập khẩu, tổ chức logistics quốc tế, cũng như thực hiện và kiểm soát các phương thức thanh toán quốc tế. Chính vì vậy, dù doanh nghiệp có sản phẩm tốt đến đâu, nếu không có một đội ngũ nhân sự chuyên trách xuất khẩu, quá trình triển khai sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro và khó đạt được hiệu quả bền vững.

Những vị trí cốt lõi trong đội ngũ xuất khẩu

Một đội ngũ xuất khẩu, dù quy mô nhỏ, cũng cần đảm bảo đầy đủ các vai trò cốt lõi để vận hành trơn tru. Trước hết là bộ phận sales quốc tế, chịu trách nhiệm giao tiếp với khách hàng bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của thị trường mục tiêu, đồng thời đảm nhiệm việc đàm phán và chốt hợp đồng ngoại thương. Tiếp theo là bộ phận logistics và chứng từ, những người phải nắm vững Incoterms, quy trình giao nhận quốc tế và có khả năng soạn thảo các chứng từ như invoice, packing list, vận đơn, C/O. Song song với đó là bộ phận pháp lý và tài chính, chịu trách nhiệm rà soát hợp đồng ngoại thương, làm việc với ngân hàng và xử lý các phương thức thanh toán như L/C, T/T hay D/P. Trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc bổ sung vai trò marketing quốc tế, phụ trách gian hàng trên các nền tảng B2B, website, catalogue và các hoạt động email marketing.

Ở giai đoạn khởi đầu, các vai trò này có thể do hai hoặc ba nhân sự kiêm nhiệm. Tuy nhiên, khi quy mô thị trường mở rộng, doanh nghiệp cần từng bước tách bạch chức năng để đảm bảo chuyên môn sâu, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.

Cách xây dựng đội ngũ xuất khẩu hiệu quả

Để xây dựng đội ngũ xuất khẩu phù hợp với năng lực và giai đoạn phát triển, doanh nghiệp có thể kết hợp ba hướng tiếp cận. Thứ nhất là đào tạo nội bộ, lựa chọn nhân sự hiện có và đào tạo thêm về nghiệp vụ ngoại thương, kỹ năng tiếng Anh và đàm phán quốc tế. Thứ hai là thu hút nhân sự có kinh nghiệm, chẳng hạn như tuyển dụng những người từng làm việc tại công ty xuất nhập khẩu, forwarder hoặc hãng tàu. Thứ ba là kết hợp với các đối tác bên ngoài, thông qua việc thuê dịch vụ logistics, tư vấn hợp đồng hoặc hợp tác với forwarder trong giai đoạn doanh nghiệp chưa đủ nguồn lực nhân sự. Dù theo hướng nào, điều quan trọng nhất là đội ngũ xuất khẩu phải hiểu được toàn bộ quy trình xuất khẩu từ A đến Z, thay vì chỉ xử lý một khâu riêng lẻ.

Những sai lầm phổ biến khi xây dựng đội ngũ xuất khẩu

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai lầm quen thuộc. Có doanh nghiệp chỉ tập trung vào sản xuất mà không xây dựng bộ phận xuất khẩu riêng, dẫn đến việc phụ thuộc hoàn toàn vào đối tác trung gian. Có doanh nghiệp tuyển nhân sự giỏi ngoại ngữ nhưng thiếu kiến thức xuất nhập khẩu, khiến giao tiếp tốt nhưng không xử lý được nghiệp vụ. Ngoài ra, việc phân công trách nhiệm không rõ ràng cũng dễ dẫn đến sai sót chứng từ, giao hàng chậm trễ và phát sinh rủi ro không đáng có.

Bài học từ thực tiễn

Một ví dụ điển hình là doanh nghiệp Việt Nam sản xuất thủ công mỹ nghệ khi mới xuất khẩu sang châu Âu chỉ có giám đốc kiêm nhiệm toàn bộ công việc xuất khẩu. Kết quả là chứng từ thường xuyên sai sót, giao hàng chậm và khách hàng phàn nàn. Sau khi xây dựng đội ngũ gồm ba nhân sự chuyên trách – một phụ trách sales quốc tế và đàm phán, một phụ trách logistics và chứng từ, và một phụ trách marketing online – quy trình vận hành trở nên chuyên nghiệp hơn, sai sót giảm rõ rệt và doanh nghiệp ký kết thêm được nhiều hợp đồng mới. Thực tế này cho thấy, đội ngũ xuất khẩu dù nhỏ nhưng chuyên trách sẽ tạo nên sự khác biệt rất lớn.

Trong nội dung tiếp theo, SIMEX sẽ tiếp tục phân tích Bước 6 – Rà soát lại toàn bộ để đáp ứng các tiêu chuẩn đặc thù của từng thị trường, cũng là bước cuối cùng trong 6 bước công tác chuẩn bị tiềm lực cho doanh nghiệp trước khi xuất khẩu.